Valorar la Importancia del uso y aplicación de los papeles de trabajos en la ejecución de una auditoria

PAPELES DE TRABAJO.

Definición.

Características.

Objetivos.

• Definir que son los Papeles de Trabajos
• Interpretar y representar Aspectos Relevantes de los Papeles de Trabajo
• Valorar la Importancia del uso y aplicación de los papeles de trabajos en la ejecución de una auditoria.

Los papeles de trabajo son aquellos documentos y otros medios donde el auditor registra la información obtenida durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción y sustento de las situaciones identificadas en el proceso de la auditoría y reveladas en su informe. Consecuentemente, el concepto papeles de trabajo incluye documentos elaborados por el auditor, la entidad auditada o terceros, originales o copias. Igualmente incluye registros, reportes o cualquier otra forma de entrega de información de equipos de procesamiento automáticos de datos, fotografías, películas y otros.

Los papeles de trabajo vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas de planeamiento y ejecución de la auditoría con el producto final de la misma, el informe de auditoría.

Propósito de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo de una auditoría cumplen los propósitos siguientes:

1. Contribuir al planeamiento y ejecución de la auditoría.

La revisión de los papeles de trabajo de auditorías anteriores y de información actualizada relativa a la entidad por auditar facilita el planeamiento de una auditoría específica por cuanto permite conocer, por anticipado, aspectos tales como la naturaleza de la entidad, base legal, actividades y magnitud y otros, permitiendo el conocimiento de la entidad en menor tiempo, con el consiguiente ahorro de recursos. Asimismo, el auditor puede prever sobre bases más sólidas sus requerimientos de personal regular y especialistas.

Igualmente, la ejecución de la auditoría  es facilitada en su doble perspectiva:

• Las experiencias de auditorías anteriores pueden ser adaptadas a nuevas auditorías, tanto en el contenido como en la estructura de los papeles de trabajo.
• Documenta el trabajo realizado, facilitando posibles ajustes.

1. Sustentar el informe de auditoría.

Este propósito es el más importante de los papeles de trabajo. Al retirarse el auditor de la entidad, la única evidencia del trabajo realizado estará constituida por estos documentos, que deberán sustentar cabalmente el informe, ante los niveles pertinentes.

1. Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo efectuado.

Los papeles de trabajo, al proporcionar  un registro sistemático de la labor realizada, constituyen un elemento valioso  para evaluar  el  avance del trabajo en relación con el programa de auditoría,  facilitando la toma de decisiones sobre este particular.

Asimismo, teniendo en cuenta la delegación de funciones que caracteriza a las actividades del equipo de auditoría, el trabajo de los asistentes y auxiliares, así como de los especialistas, deberá ser revisado y aprobado por el auditor responsable. Esta actividad sería imposible de cumplir si no se contara con la evidencia del trabajo realizado, en la forma de papeles de trabajo.

Finalmente, el trabajo y resultados alcanzados por el auditor encargado son a su vez revisados por el supervisor, así como por otros niveles, propendiéndose de esta manera a la formulación de informes de auditoría de calidad apropiada para la toma de decisiones al más alto nivel.

1. Constituir evidencia del trabajo realizado.

El informe de auditoría es responsabilidad del auditor. Consecuentemente, es responsable de los dictámenes, comentarios, conclusiones y recomendaciones emitidos en dicho documento y deberá estar en condiciones de sustentarlo las veces que así sea requerido.

Los papeles de trabajo son los únicos documentos que evidencian las pruebas a que fue sometida la información obtenida por el auditor, así como los resultados de las mismas.  

Clases de Papeles de Trabajo

En auditoría existen dos clases o tipos de papeles de trabajo.  Los papeles de trabajo de tipo “cédulas” que son los elaborados directamente por los auditores y los de tipo “documento” que son los elaborados por la entidad auditada, terceros o personas diferentes a los auditores. A su vez las cédulas pueden ser SUMARIAS que contienen la información completa tomada de los estados financieros en su conjunto, cédulas de DETALLE son aquellas que contienen la integración de una cuenta específica revelada en las cédulas sumarias y las cédulas de ANALISIS que contienen el análisis del auditor de una cuenta determinada.

Contenido de los Papeles de Trabajo

La forma y contenido de los papeles de trabajo es determinada por los factores siguientes:

1. Naturaleza de la auditoría

Según sea la naturaleza de la auditoría, diferirá el contenido de los  papeles de trabajo. Así por ejemplo:

• En una auditoría financiera, estarán referidos a aspectos como análisis de cuentas, aplicación de los principios de contabilidad, evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de la normatividad aplicable, razonabilidad y revelación suficiente en la presentación de los estados financieros.

• En una auditoría operacional o especial, los papeles de trabajo estarán dirigidos a sustentar apropiadamente los hallazgos y observaciones contenidos en el informe de auditoría.

1. El tipo del informe a emitir.

El auditor encargado debe orientar su acción, y la del resto del equipo, en función del informe de auditoría, debiendo considerar la normatividad profesional, cláusulas de contratos, convenios y  otros requerimientos especiales sobre información. Todo lo anterior será considerado en la asignación de tareas específicas de la auditoría y en la formulación de los papeles de trabajo correspondientes.

1. La naturaleza y complejidad de las actividades de la entidad auditada.

Estos aspectos también  influyen en la forma y contenido de los papeles de trabajo. Así por ejemplo:

• En una auditoría financiera, en razón de la naturaleza similar de las cuentas contables de entidad a entidad, por la utilización de planes contables uniformes y de los procedimientos de auditoría aplicados, que también son similares, es factible la  utilización de papeles de trabajo estandarizados, adaptados a la entidad específica.

• En una auditoría operacional, auditoría especial o auditoría integral, la formulación de los papeles de trabajo deberá corresponder a la naturaleza específica de las operaciones  evaluadas.

Sin perjuicio de lo anterior, en términos generales el contenido mínimo de los papeles de trabajo deberá incluir lo siguiente:          

1. Objetivos, alcance y metodología

Toda actividad dentro de una auditoría deberá ser llevada a cabo para alcanzar un objetivo específico, el cual deberá estar enmarcado dentro de los objetivos generales del examen. En tal sentido, resulta de importancia primordial que el auditor  encargado y el resto del equipo de auditoría entiendan cabalmente dicho objetivo y diseñen los procedimientos de auditoría necesarios para alcanzarlo. La aplicación de estos procedimientos quedará documentada en los papeles de trabajo, en los cuales deberán figurar explícitamente los objetivos que se espera lograr con cada actividad.

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