CASO DE ÉXITO EN IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP

PETROTESTING UNA EMPRESA DE HIDROCARBUROS PIONERA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP.

PETROTESTING

Petrotesting Colombia, es una empresa especializada en la producción y exploración de petróleo y gas. La compañía, fundada en 1985, se inició prestando servicios relacionados a la industria de los hidrocarburos.

En su crecimiento, pasó a convertirse operadora al adquirir dos bloques en asociación con Ecopetrol: un campo de gas y un campo de extracción de petróleo con tres pozos activos. En 1998 firma un contrato de servicios de producción en los llanos orientales, entrenado a la producción dos años después con 3000 barriles diarios.

En la actualidad tiene licencias sobre 14 campos productores y cuatro bloques exploratorios en Colombia, ubicados en cuencas con alto potencial de reservas de hidrocarburos como: la cuenca de los llanos orientales, del valle medio y superior del Magdalena, en la parte centro norte del país, la cuenca del Putumayo y la del Catatumbo en la zona nororiente de Colombia.

Beneficios dejados con la implementación de Microsoft Dynamics GP.

Información para procesos exitosos Microsoft Dynamics GP trajo para Petrotesting, importantes beneficios que se ven reflejados en:

 Los procesos de ejecución presupuestal, en todo el proceso contable, proyectos y reportes.

 Con los reportes específicos de cada proyecto y sus presupuestos disponibles en tiempo real, se agilizaron los procesos de toma de decisiones, reduciendo los tiempos y demostrando esta efectividad.

 Los reportes concisos y estructurados facilitan el análisis de la información y gracias a ellos se ven beneficios, no solo los procesos de toma de decisiones, sino la gestión de proyectos y el seguimiento a todo el proceso de ejecución y puesta en marcha de cada uno. Los resultados: una mejora en los tiempos de respuesta para nuestros clientes y la agilidad de los procesos a nivel interno de la compañía.

 Además con el despliegue de Dynamics GP se empezó a ver una renovación en Petrotesting. No solo en la manera en que se llevaban los registros contables y la calidad de esta información, sino a nivel de toda la compañía, que asumió el compromiso de sacar adelante la implementación para desarrollarse y conseguir mejores resultados.

 También fue un cambio cultural, en el sentido de que si se hace un registro, ya se tiene que pensar que se está interactuando con varias áreas. Se está en conjunción con proyectos, presupuestos, compras y demás. Dynamics GP contribuyó para que un contador pensara de manera integral. No simplemente en el registro de una factura o si el proyecto tiene presupuesto.

 La adaptabilidad de la aplicación establece un nuevo elemento de éxito. Es la primera vez que Dynamics GP es implementada en una empresa del sector de los hidrocarburos. Convirtiendo a Petrotesting en una empresa pionera en éste tipo de desarrollo.

 En el proceso de órdenes de compra, desde que nace una solicitud hasta que es pagada, Petrotesting para el 2007 se tomaba más de cien días calendario. Actualmente, con la implementación de la aplicación los tiempos se han reducido al orden de los 35 días. Y en cuanto a la ejecución presupuestal, la compañía antes la veía el 15 del siguiente mes, la ejecución del mes anterior. Con Dynamics GP la ejecución presupuestal está en tiempo real, con la posibilidad de abordarla desde varios puntos de vista como el contable, financiero o de proyectos.

¿CUÁLES FUERON LOS CRITERIOS QUE UTILIZARON PARA SELECCIONAR LA IMPLANTACIÓN DE ESE ERP?

El criterio que se tuvo en cuenta era que la compañía no contaba con un software ERP que le permitiera manejar información de primera mano para el desarrollo de proyectos y toma de decisiones.

El Gerente de Implementación de Petrotesting Colombia, Juan Carlos Ramos dijo: “Realmente Petrotesting en el tema de tecnología estaba bastante atrasada. La compañía tenía simplemente un software contable y de generación DOS, pero con algunos comandos internos para que pudiera rodar en Windows. Era un software que llevaba en la empresa más de diez años”.

La compañía manejaba su contabilidad con el programa Helisa. Un software colombiano puramente contable, que en su diseño y finalidad no integra el trabajo por módulos que ofrece un ERP completo. Esta limitación fue una de las primeras necesidades que identificó Petrotesting y que se perfiló como necesaria

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