Acta de Constitución del Proyecto “Omega”

Dirección y gestión de proyectos de Software

Actividad 1

Acta de Constitución

del Proyecto

“Omega”

Autor: Jose Bladimir Moreno

Fecha: 01/12/2020

Tabla de contenido

1.        Información del Proyecto(Project Charter)        2

1.1 Datos        2

1.2 Patrocinador / Patrocinadores        3

2.        Propósito y justificación del proyecto        3

3.        Descripción del proyecto        3

4.        Requerimientos de alto nivel        4

5.        Objetivos Del Proyecto        4

6.        Riesgos iniciales de alto nivel        5

7.        Principales Oportunidades Del Proyecto.        5

8.        Cronograma de hitos principales        5

9.        Presupuesto inicial asignado        6

10.        Lista de Interesados (stakeholders)        6

11.        Criterios de cierre.        7

12.        Asignación del gerente de proyecto        7

13.        Aprobaciones        7

1. Información Del Proyecto (Project Charter)

1.1 Datos

1.2 Patrocinador / Patrocinadores

1. Propósito y justificación del proyecto

Durante los últimos años se ha tenido un crecimiento exponencial ganando nuevos clientes, como también la innovación a llevado al crecimiento del portafolio de productos, esto nos ha ido impactando en el  aumento considerable en los tiempos de entrega de los pedidos, también un incremento en las devoluciones por error en el alistamiento impactando los niveles de servicio estando por debajo del  90%, los costos operativos han crecido debido a las actividades constantes para mitigar  errores o realizar dobles verificaciones, que impactan en los tiempos de alistamiento y despacho de los pedidos, además teniendo sobre costos cuando se reciben devoluciones  y pagos de horas extras. Para cumplir con el plan de crecimiento propuesto para los próximos 5 años es necesario invertir en tecnología e infraestructura para operar de la manera adecuada en los centros de distribución.

1. Descripción del proyecto

El Negocio busca que Omega habilite las herramientas para operar de manera simple y confiable, para lograr esto se hará a través de tres componentes como lo son software, hardware e infraestructura.

La solución de software nos apoyara en la gestión y control del alistamiento, así eliminaremos las hojas de papel, asignación de tareas manuales, monitoreo continuo de las actividades de Picking, dando prioridad según la necesidad y niveles de servicio acordados con el cliente.  El software se usará en dispositivos móviles como SmartPhone/HandHeld y/o dispositivos de Voz. Se generarán etiquetas para identificar  el cliente, pedido, productos y entregador  por lo que se usarán impresoras térmicas.

Se contempla tener racks dinámicos, con zonas de picking adecuadas a la rotación de cada producto y así mejorar los tiempos de desplazamiento de los operarios.

1. Requerimientos de alto nivel

• Facilitar la gestión y priorización de los pedidos a entregar, mediante un monitor de eventos.
• Tablero o Dashboard de capacidad instalada para el turno de alistamiento en base a la cantidad de pedidos(productos) y operarios disponibles. Con capacidad para generar alertas en caso de que los recursos no se han lo suficiente.
• Informe de rendimiento por operador indicado en unidades movidas.
• Etiquetado para cada pedido con datos mínimos (#pedido, cliente, cantidad artículos, etc).
• El sistema debe ser fácil de operar para permitir fluir con rapidez.
• Las búsquedas en el sistema deben ser eficientes, mostrando solo la información requerida.
• Escalabilidad, el sistema debe ser moldeable y parametrizable para operar en diferentes centros de distribución.
• Portabilidad, el sistema debe poder ser accesible desde dispositivos, desktop, Android.
• El acceso y controles de seguridad deben estar alineados con las mejores prácticas de seguridad y política interna.

1. Objetivos Del Proyecto

• Implementar un sistema para la gestión de alistamiento de pedidos en todos los centros de distribución (5).
• Entregar procesos apalancados en herramientas de software y hardware para realizar el alistamiento y entrega de pedidos  por debajo de las 24 horas.
• Incrementar el nivel de servicio y satisfacción de entrega a nuestros clientes a un 99%.
• Reducir los costos de operación representados en tiempos muertos, desplazamientos y  horas extras en un 10%.
• Reducir las devoluciones en productos de buen estado en un  5%.
• Ejecutar el proyecto de acuerdo con el alcance y a los costos con un 100% de ejecución, haciendo las inversiones en cada una de las fases.

1. Riesgos iniciales de alto nivel

• Adaptabilidad, entendiendo que los operadores del Front Line no tienen una formación académica mínima deseada.
• Manejo del cambio, donde los usuarios puedes poner resistencia a usar tecnología.
•  Tiempos de preparación y  ejecución de contratos, entendiendo  lo ajustado del cronograma, alinear con el área Administrativa y Legal.
• Recursos compartidos para operar y participar en el proyecto, realizar plan de banca.
• Cambios o rotación en los líderes de la Organización.

1. Principales Oportunidades Del Proyecto.

• Incorporar las buenas prácticas de gestión y  control para mantener unos indicadores a niveles apropiados exigidos por la organización.
• Incrementar la productividad mediante la motivación a los colaboradores ofreciéndoles herramientas adecuadas para apalancar sus labores.
• Ser la base o horizonte para nuevos proyectos  dentro de la organización, fomentando la correcta ejecución, agilidad y mejora continua.

1. Cronograma de hitos principales

1. Presupuesto inicial asignado

1. Lista de Interesados (stakeholders)

1. Criterios de cierre.

• Haber cubierto el 100% de entregables.
• No tener ningún hallazgo o incidente medio o alto sin solucionar.
• Tener actas de aceptación y Entrega de documentación, manuales técnicos, funcionales y contingencia de acuerdo con los entregables incluidos en el alcance.
• Acta de aprobación de cierre de proyecto.

1. Asignación del gerente de proyecto

El gerente fue designado el paso 30 de noviembre como consta en el acta de nombramiento, reportara a la Gerencia de Proyectos y será el responsable de armonizar y trabajar en equipo con los Stakeholders , Proveedores y líderes de negocio.

1. Aprobaciones

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