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Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplos:

 Del poder legislativo: Leyes

 Del poder ejecutivo: decretos, resoluciones, ordenanzas...

 Del poder judicial: sentencias acordadas.

 De otras autoridades: El Banco Central, Circulares; la Iglesia, Bulas, Decretos y sentencias.

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Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ejemplos, los registros del estado: civil, de la propiedad (mueble o inmueble), de patentes y señales, de graduados de la universidad. Son además los documentos de escribanos y notarios. Los diplomas y certificados emitidos por autoridad emitidos por autoridad competente; los testimonios con certificación policial; los balances y libros contables redactados con requisitos de ley ; las actas de reuniones; los contratos celebrados bajo condiciones legales.

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Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta un información o noticia relacionada con una tramitación. Las dos primeras categorías debían ser emitidas o aceptadas oficialmente por la autoridad. Los informativos pueden provenir de cualquier nivel de organigrama y dirigirse hacia cualquier nivel, tanto de igual a igual, como de arriba a bajo, viceversa o de afuera adentro de dichos organigramas. ejemplos:

 Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, telegrama, teles, circulares, memorandos...

 Informen técnicos y científicos preparados en prosecución de un tramite.

 Documentos contables no avalados con requisitos legales: ticket de compra, comprobantes de cajas menor, presupuesto.

 Los documentos que se halla en soporte manegtico – como veremos enseguida- no se puede considerar como documentos dispositivos o testimoniales, mientras sea fácilmente borrables o corregibles. En este caso serán nombrados documentos informativos.

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Son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución o el cargo y la función del individuo que los redacta o recibe. En una empresa aérea, por ejemplo, son documentos sustantivos los horarios de vuelo, los diagramas de recorrido y los cuadros de tarifas.

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Son los que sirven a las funciones de apoyo administrativo de una institución o de un persona. Siendo tales funciones en gran parte, idénticas en todas las instituciones, tales documentos se encuentran en todas ellas; todos pagan sueldos, llevan legajos de personal, libros de contabilidad, inventario de bienes, etc

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