Archivo General de la Nación

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CENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO MINERO.

SENA COMM

Gestión Documental

Ensayo

Archivo General de la Nación

Instructor:

Jair Alberto Gutiérrez.

Aprendiz:

Shayrith Ana Isabel Romero Hernández

Tecnólogo: en Gestión Administrativa

Ficha; 2068716

Importancia de los archivos

INTRODUCCIÓN.

Los archivos son importantes para las empresas porque ayudan a los empleados a compartir información y mantener registros. Los archivos también se pueden usar para compartir información con empleados que no están en la oficina al mismo tiempo. Sin embargo, los archivos pueden volverse demasiado complicados y pueden ser vulnerables a piratas informáticos y violaciones de datos. Algunos incluso creen que los archivos son demasiado poco confiables para que las empresas confíen en ellos.

ARGUMENTACIÓN

Primero, los archivos son importantes para las empresas porque son una forma en que los empleados se comunican de manera efectiva. Los archivos permiten a los empleados compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones fácilmente entre ellos. También facilitan que las empresas se comuniquen con clientes y socios. Los archivos son especialmente útiles en sectores como el derecho, la contabilidad y la ingeniería, donde se necesitan conocimientos especializados.

Los archivos también son útiles para las empresas porque les ayudan a llevar registros. Los archivos ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de los gastos, realizar un seguimiento del rendimiento de los trabajadores y conservar datos sobre las actividades comerciales. Esto puede ser útil cuando las empresas necesitan organizar sus registros o necesitan hacer referencia rápidamente a actividades pasadas. Por ejemplo, muchas empresas usan archivos cuando pagan a los empleados para que puedan rastrear fácilmente a quién se le ha pagado qué. Los archivos son una forma eficiente de mantener registros, por lo que es tan importante que las empresas los tengan.

Los archivos también pueden ser útiles para compartir información con empleados que no están en la oficina al mismo tiempo. Las empresas usan archivos cuando comparten información con clientes o clientes para que todos puedan acceder a la misma información. Usan este método para que todos los involucrados tengan la misma información al mismo tiempo. Los archivos también son útiles cuando se comparte información internamente para que los empleados puedan acceder a ella desde cualquier parte del mundo. Los archivos son una forma efectiva de compartir información, por lo que es esencial que las empresas tengan archivos.

Los archivos pueden ser complicados y convertirse en una fuente de confusión cuando se almacena demasiada información en un solo lugar. Por ejemplo, algunos archivos contienen información comercial confidencial a la que solo deben acceder unas pocas personas seleccionadas. Sin embargo, si todos tienen acceso a los mismos archivos, habrá confusión y todos estarán confundidos. La confusión dará lugar a malas decisiones y pérdida de productividad que podría haberse evitado si se hubieran utilizado menos archivos en lugar de archivos más complejos.

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