Como minimizar Costos de operación para incremento de presupuestos para el Colegio Americano

TEMA:

Como minimizar  Costos de operación para incremento de presupuestos para el Colegio Americano.

INTRODUCCIÓN.

Dentro de este proyecto se busca hacer un análisis detallado a fin de lograr un modelo de cálculo inteligente de presupuestos por área en base a los ingresos y egresos que se presentan anualmente.

 Debemos tener claro que para poder hacer un uso efectivo y eficiente de los recursos hay que conocer la forma en que se comporta la entidad.  Si podemos tener acceso a datos puntuales podremos hacer mejor uso de las herramientas y competencias del curso y lograr predicciones que contribuyan a tener más beneficios por menores costos.

En este caso por conveniencia se usará como ejemplo práctico al departamento de tecnología de la institución y en caso de obtener los resultados deseados de personalización se replicará el proceso a las diferentes áreas de la empresa en base las necesidades específicas de cada una.

Dentro de este análisis se desarrollaran los estados financieros del último año a fin de poder tener una visión más amplia de la situación económica de la institución.  Se partirá de lo general a lo particular a fin de poder desglosar a detalle los movimientos del departamento en un periodo de tiempo representativo y así teniendo la mayor cantidad de variables disponibles podremos aplicar técnicas y competencias que desarrollemos durante el curso para la predicción y proyección de presupuestos inteligentes que nos den datos para definir en qué se debe gastar como prioridad y que gastos son de poco impacto operativo.

Este tema va relacionado con la planeación estratégica que se desarrolla en los temas del curso, la cuál va directamente ligada a los temas de control de presupuestos para evitar que la asignación de recursos sean manuales por parte del personal encargado.  De esta forma el personal podrá tener funciones nuevas que agreguen valor a su operación y no perder tanto tiempo en el cálculo manual de presupuestos en base a experiencia, predicciones personales ó conflicto de intereses.

PLANTEAMIENTO DE PROYECTO

El Colegio Americano  es una institución educativa fundada en 1926, la cual buscaba en sus inicios buscaba crear un centro educativo donde los ciudadanos americanos con residencia en México pudieran encontrar un lugar donde sus hijos recibieran una educación con el modelo educativo de los Estados Unidos de América.

Dicha institución a lo largo de los años fue ampliando no solo su oferta académica y alumnado sino también sus alcances en educación internacional.  Actualmente cuenta con alrededor de 3000 estudiantes matriculados desde Kinder hasta preparatoria y más de 650 empleados de más de 18 países esto solo dentro del Campus de la ciudad de México.

Dentro de la empresa se ha identificado que los presupuestos que se asignan al departamento no han funcionado de forma eficiente ya que al transcurso de los años se han presentado escenarios donde no se utilizan el total de recursos asignados o en su defecto el presupuesto ha quedado corto antes de finalizar el año escolar, por lo que se ha tenido que asignar recursos cargados a centros de costos secundarios que a final de cuentas afecta directamente a la administración general de la institución.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Al finalizar este análisis se podrá hacer recomendaciones puntuales acerca de la forma de administrar los presupuestos anuales, este conocimiento se puede permear a las diferentes áreas con sus propios datos y así poder tener una proyección inteligente basada en datos y no en entradas manuales ó experiencias propias.

Se busca mediante los temas del curso analizar los datos disponibles y explotar todas las variables que nos den un mejor conocimiento de los diferentes aspectos en torno a las mejores prácticas.

MARCO TEÓRICO

Dentro de este apartado se hará un análisis de diferentes herramientas por área que podría ser de gran utilidad para resolver la problemática expuesta, la cual toca temas de extracción, análisis, predicción y control.

Contabilidad de Costos

1.  Expensify

Esta es una herramienta de captura de costos de cualquier tipo dentro de la empresa el cual puede ser personalizado por áreas y contiene una lógica de reportes general.

SmartScan es una funcionalidad que introduce la información de los recibos, el cual es ligado directamente a su descuento de los egresos, lo que elimina cualquier entrada manual.

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