Comunicacion Y Control

1. COMUNICACIÓN

Es uno de los elementos facilitadores más importantes en la administración. Sin ella no se puede intercambiar ideas y experiencias. Un gerente transmite ideas e información de su mente hacia otras mentes, lo que piensa de otra persona estimula la comunicación.

Qué es la comunicación

Comunicar es percibir, una persona hablando no puede asegurar por si sola que esta comunicando, ya que el proceso de la comunicación se verifica en el receptor.

Los cuatro elementos de la comunicación son:

1- El emisor, que en el caso de este estudio es el administrador, debe disponer siempre de un mensaje claro y definido. Debe usar siempre el lenguaje de su interlocutor, despertar su atención e interés para que le escuche. Tiene que dar a un intercambio de ideas mientras comunica.

2- El mensaje debe estar exento de ambigüedades y equivocaciones.

3- El receptor debe estar preparado para recibir la comunicación.

4- La respuesta y reacción del receptor indica si realmente la comunicación fue eficaz o no.

Importancia de la Comunicación en la Administración Moderna

Una buena organización funciona con libertad de comunicación entre todos sus ejecutivos. En las empresas fabriles bien administrados, un funcionario subordinado puede solicitar directamente la asesoría o la ayuda de un ejecutivo importante de otra división, así como también pueden solicitar ayuda los subordinados. Todos estos contacto no suponen ninguna violación del control de línea mejorando el rendimiento y la velocidad con que se realiza el trabajo.

Varios factores acentúan la necesidad de una nueva tecnología en el ramo de las comunicaciones:

1- el aumento incontenible de la población, hace de los métodos antiguos de comunicación, instrumentos obsoletos y deficientes. En la actualidad la humanidad es numerosa y esta diseminada que se hace necesario de nuevos instrumentos y tecnología para una comunicación efectiva.

2- la complejidad de la vida moderna, esto hace mas complicado el proceso comunicativo. Esto demanda de sistemas más precisos y prácticos en la comunicación de las cosas más trascendentales de la vida.

3- las desconcertantes fuentes de información que atestan a la humanidad, deben ser superadas por un tipo de información estratégica si se quiere influir en la sociedad, la iglesia y aun en el hogar.

Toda Administración requiere una Comunicación Eficaz

Una orden mal dada es una tarea mal realizada. El que no sabe mandar no sabe hacer, porque es incapaz de explicar y razonar lo que hace. La mayoría de los fracasos ocurridos en la fábrica, la escuela, la iglesia o la familia obedecen a defectos en los canales comunicativos, ya sea de tipo técnico, mal lenguaje, mala escritura, mal entrenamiento o de carácter personal, como prejuicios de raza, religión o intereses privados. Un buen administrador hará bien en revisar sus sistemas y métodos comunicativos y mejorarlos a través de un estudio de la materia.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

Lasswell presentó 5 preguntas para ayudar a entender lo esencial del proceso de la comunicación:

- ¿Quién?: Fuente/Origen del mensaje.

- ¿Quién dice?: Símbolos verbales y no verbales que constituyen el mensaje.

- ¿En que canal?: Selección de la transmisión de la información (hablada, escrita, etc.)

- ¿A quién?: Receptor internacional o no internacional del mensaje.

- ¿A afecto de que?: ¿Es el mensaje interpretado con exactitud y se actúa en forma adecuada?

Shannon y Weaver intentaron descubrir el proceso general de la comunicación para todas las situaciones. Su modelo incluía los elementos básicos de un comunicador, un codificador, un mensaje, un medio de transmisión, un descodificador, un receptor, retroalimentación y ruido.

Tipos de Comunicación

Formal: Aquella que se da de carácter formal siguiendo reglas que impone un grupo, ejemplo: reuniones, juntas, entrevistas, etc. Es comúnmente llamada rumor o telégrafo secreto, lo utilizan los gerentes para comprender la comunicación formal. Este tipo de comunicación informal puede ser útil y precisa o dañina para el manejo de las personas. Se dice que hay un 80% de exactitud en los rumores, para saber las controversias en las organizaciones.

Informal: Aquella que parte simplemente de reuniones y es de carácter personal, esta distorsiona el mensaje que se quiere dar.

Ascendente: Aquella que va desde los niveles bajos de la comunicación hasta los niveles altos de una empresa.

Descendiente: Aquella que va desde los niveles más altos a las más bajas.

Verbal: Aquella que se da a través de palabras, ejemplo: reuniones.

Escrita: Es la que se da a través de cartas, memorando, etc.

Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de intercambio de información. El costo puede incurrir dinero, privación de comodidad y la cantidad de energía y esfuerzo gastados en la comunicación. La comunicación se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso y por otros canales alternativos.

Efectivo: Comprende la mejor forma de envío y recibo

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