Comunicación con el Jefe del Servicio

Comunicación con el Jefe del Servicio y Otras Partes Interesadas El Jefe de Auditoría debería disponer de mecanismos de comunicación para que el Jefe de Servicio y el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, estén informados de la planificación de auditoría interna, incluidos los recursos necesarios y restricciones, y del seguimiento de su implementación. También debe incluirse en el mecanismo de comunicación los resultados de los trabajos de auditoría y el cumplimiento de los compromisos de los auditados en respuesta a los hallazgos y recomendaciones de auditoría. ∙ Desarrollo de Recursos Humanos En base a la identificación de las competencias del equipo de auditoría interna, es fundamental determinar un plan de desarrollo de recursos humanos en cuanto a la formación y gestión del equipo de auditoría interna. Este plan debería incorporar lo que se Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 15 espera para cada miembro, como son las competencias, conocimientos, experiencia, educación continua, entre otros. En Anexo N° 1 se encuentra se incorpora un ejemplo de un Análisis FODA para auditoría interna. PASO N° 6: FORMULAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE AUDITORÍA INTERNA En este paso se establecen los elementos fundamentales que conformarán el Plan Estratégico de Auditoría Interna. 1.- ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN Describir elementos tales como: ∙ Visión, Misión y Objetivos Estratégicos de la Organización. ∙ Organigrama de la Organización. 2.- ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Describir elementos tales como: ∙ Dependencia Jerárquica. ∙ Organigrama de la Unidad de Auditoría Interna. ∙ Recursos Humanos (cargo, profesión). ∙ Presupuesto. 3.- ANTECEDENTES ESTRATEGICOS DE AUDITORÍA INTERNA Describir elementos tales como: ∙ Visión de la Auditoría Interna. ∙ Misión de Auditoría Interna. ∙ Principios y Valores de Auditoría Interna. ∙ Objetivos Estratégicos de la Auditoría Interna. ∙ Factores Críticos de Éxito de Auditoría Interna. ∙ Anexo con Análisis FODA de Auditoría Interna. 4.- FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO E INICIATIVAS CLAVES A DESARROLLAR POR LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA En base a los resultados del Análisis FODA, se deben identificar y formular las estrategias que tendrán un impacto significativo sobre la ocurrencia de los factores críticos de éxito de auditoría interna y por tanto contribuirán a lograr su misión, visión y objetivos estratégicos. Para ello, se deben definir para cada factor crítico de éxito los siguientes elementos: Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 16 ∙ Factor Crítico de Éxito: Identificar el factor crítico de éxito para el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de la unidad de auditoría interna. También se debe asociar al ámbito al cual pertenece; Posicionamiento, Procesos o Recursos Humanos. ∙ Iniciativa: Se debe describir la o las iniciativas que contribuirán en la ocurrencia de los factores críticos de éxito en la unidad de auditoría interna. ∙ FODA con que se relaciona: Se debe identificar para cada factor crítico de éxito, la fortaleza, oportunidad, debilidad y/o amenaza con la que se relaciona. Estas han sido obtenidas del Análisis FODA previamente realizado. ∙ Objetivo(s) de la Iniciativa: Se debe describir brevemente el objetivo principal que se pretende lograr mediante la aplicación de la Iniciativa. ∙ Tareas Claves: Se debe describir las tareas o actividades necesarias para implementar la iniciativa. ∙ Recursos Necesarios: Se debe identificar los recursos humanos y económicos necesarios para implementar la iniciativa. ∙ Metas e Indicadores: Para cada iniciativa deberán definirse metas con plazos y responsables, así como indicadores asociados a cada meta y que sirvan para medir y evaluar el cumplimiento del objetivo de la iniciativa en base a una frecuencia de medición determinada. Esquema N° 3. Elementos a definir en relación a las Iniciativas Claves a implementar por la Unidad de Auditoría Interna A continuación se presenta un ejemplo de formato para Plan Estratégico de Auditoría Interna, construido en base a los elementos que se han descrito previamente en el Documento Técnico. El CAIGG informará oportunamente la estructura, la fecha y el medio mediante el cual se deberá remitir para su aprobación técnica el Plan Estratégico de Auditoría Interna aprobado por el Jefe del Servicio. Elementos a Definir en Relación a las Iniciativas Claves Factor Crítico de Éxito (FCE): Ámbito: …. I.- Meta(s): Meta 1: Plazo: Responsable(s): …. Meta n: Plazo: Responsable(s): II.- Indicador(es): Para Meta 1: Frecuencia: …. Para Meta n: Frecuencia: Iniciativa: …. FODA con que se relaciona: F:… O:… D:… A:… Objetivo(s) de la Iniciativa: …. Tareas Claves: …. Recursos Necesarios: …. Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 17 5.- CRONOGRAMA GENERAL PARA EJECUTAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE AUDITORÍA INTERNA Se debe adjuntar un cronograma de la ejecución de las estrategias o iniciativas claves contenidas en el Plan Estratégico de Auditoría Interna. Para formular dicho cronograma se puede utilizar una Carta o Diagrama de Gantt7 . Esta es una herramienta básica en la gestión de proyectos, implementación de acciones y procesos de diversa índole, que tiene como objeto representar las diferentes fases, tareas, actividades e hitos programados, acotando (en tiempo) las diferentes actividades y ayudando a mejorar la gestión. En el caso del Plan Estratégico, a través de la Carta Gantt, se puede establecer una idea clara de los recursos involucrados (tiempo, actividades, secuencia, etc.) para su correcta gestión. El Diagrama está compuesto por un eje vertical y horizontal, en donde en el primero se los trabajos que se va a ejecutar en el periodo planificado, y en el otro eje se muestra un calendario de la duración de cada una de ellas. Cuadro Nº 7. Ejemplo de Esquema de Carta o Diagrama Gantt Aplicado al Plan Estratégico de Auditoría Interna CARTA GANTT PERIODO:20xx – 20xy AÑO 1 AÑO …. AÑO n Iniciativas Claves Contenidas en el Plan Estratégico de Auditoría Interna ENERO FEBRERO ….. DICIEMBRE ENERO FEBRERO ….. DICIEMBRE ENERO FEBRERO ….. DICIEMBRE Código Nombre Iniciativa Metas 001 Iniciativa 1 Metas 1 002 Iniciativa 2 Metas 2 003 Iniciativa 3 Metas 3 004 Iniciativa 4 Metas 4 005 Iniciativa 5 Metas 5 006 Iniciativa 6 Metas 6 007 Iniciativa 7 Metas 7 El CAIGG informará oportunamente el formato, fechas y medios mediante el cual el cronograma debe remitirse a dicho organismo. 7 Para mayor información, consultar el Documento Técnico N° 75: Técnicas y Herramientas para el Control de Procesos y la Gestión de la Calidad, emitido por el CAIGG. http://www.auditoriainternadegobierno.cl/ Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 18 Esquema N° 4. Ejemplo de Formato Plan Estratégico de Auditoría Interna Plan Estratégico de Auditoría Interna Periodo: 20x0 – 20xn Nombre del Ministerio: Código del Plan Estratégico de Auditoría: Nombre del Servicio: Fecha de Emisión: Dependencia: Región: I.- ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN A.- Visión, Misión y Objetivos Estratégicos de la Organización B.-Organigrama de la Organización II.- ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA A.- Dependencia Jerárquica B.- Organigrama de la Unidad de Auditoría Interna C.- Recursos Humanos (cargo, profesión) D.- Presupuesto III.- ANTECEDENTES ESTRATEGICOS DE AUDITORÍA INTERNA A.- Visión de Auditoría Interna B.- Misión de Auditoría Interna C.- Principios y Valores de Auditoría Interna D.- Objetivos Estratégicos de la Auditoría Interna E.- Análisis FODA de la Auditoría Interna IV.- FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO E INICIATIVAS CLAVES A DESARROLLAR POR LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA …… Factor Crítico de Éxito 1 (FCE 1): Ámbito: …. I.- Meta(s): Meta 1: Plazo: Responsable(s): … II.- Indicador (es): Para Meta 1: Frecuencia: … Iniciativa: …. FODA con que se relaciona: F:… O:… D:… A:… Objetivo(s) de la Iniciativa: …. Tareas Claves: …. Recursos Necesarios: …. Factor Crítico de Éxito2 (FCE) 2: Ámbito: …. I.- Meta(s): Meta 1: Plazo: Responsable(s): … II.- Indicador (es): Para Meta 1: Frecuencia: … Iniciativa: …. FODA con que se relaciona: F:… O:… D:… A:… Objetivo(s) de la Iniciativa: …. Tareas Claves: …. Recursos Necesarios: …. Factor Crítico de Éxito n (FCE) n: Ámbito: …. I.- Meta(s): Meta 1: Plazo: Responsable(s): … II.- Indicador (es): Para Meta 1: Frecuencia: … Iniciativa: …. FODA con que se relaciona: F:… O:… D:… A:… Objetivo(s) de la Iniciativa: …. Tareas Claves: …. Recursos Necesarios: …. V.- CRONOGRAMA DEL PLAN ESTRATÉGICO DE AUDITORÍA INTERNA Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 19 El Plan Estratégico de Auditoría Interna deberá estar aprobado por el Jefe de Servicio y enviado para su aprobación técnica al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno. Así como también se deberán aprobar y comunicar de la misma manera las actualizaciones del Plan Estratégico de Auditoría Interna y los resultados obtenidos del control de avance que se explican en los siguientes pasos. PASO N° 7: CONTROLAR Y ACTUALIZAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE AUDITORÍA INTERNA A.- Control del Avance y Resultados Con el fin de asegurarse que el Plan Estratégico de Auditoría Interna cumpla con los resultados deseados, debe realizarse una supervisión de su ejecución y su impacto en forma adecuada. El control de avance de la implementación del Plan Estratégico de Auditoría Interna también puede apoyarse en la información proveniente del Jefe de Servicio y otras partes interesadas, en cuanto a la evolución de la función de auditoría interna que ellos perciben en la práctica respecto de los compromisos planteados. El Jefe de Auditoría realizará el seguimiento del Plan Estratégico e informará de los resultados del control de avance a lo menos una vez al año. Para lo cual enviará al Jefe de Servicio y al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno lo siguiente: ∙ Un Informe con los resultados de la implementación de las estrategias del Plan Estratégico de Auditoría Interna. ∙ El Plan Estratégico de Auditoría Interna actualizado y su fundamentación. En el caso que no se haya hecho cambios, se deberá informar de aquello por oficio firmado por el Jefe del Servicio. El Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno informará oportunamente de la forma y plazos a considerar para el envío de ambos documentos. Esquema N° 5. Ejemplo de Formato de Reporte de Resultados de Avance del Plan Estratégico de Auditoría Interna Resultados de Avance del Plan Estratégico de Auditoría Interna Factor Crítico de Éxito (FCE) Iniciativa Plazos Responsable (s) Meta (s) Meta (s) Conclusiones Descripción Meta (s) Indicador Asociado Frecuencia Medición Cumplimiento de Plazos Cumplimiento de la Meta Proyección de Cumplimiento de Meta (*) Acciones a Seguir, si corresponde (**) (*) Explicar cuál es la proyección de cumplimiento real si las metas presentan retrasos de acuerdo con lo planificado. (**) Si hay retrasos con el cumplimiento de metas determinar acciones a seguir para enfrentar la situación y cumplir con lo planificado. Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 20 B.- Actualizar el Plan Estratégico de Auditoría Interna El Plan Estratégico de Auditoría Interna debe revisarse periódicamente y actualizarse si corresponde, a lo menos una vez al año. Para lo cual se debería tomar en consideración a lo menos los siguientes factores: ∙ Cambios en la estrategia de la organización gubernamental. ∙ El nivel de confianza que le da la organización a la unidad de auditoría interna y/o su apoyo respecto de la gestión de riesgos. ∙ Cambios significativos de los recursos disponibles de la unidad de auditoría interna, tanto financieros como humanos. ∙ Cambios importantes en las leyes y/o reglamentos, políticas y procedimientos en la organización. ∙ Reformas. ∙ Cambios de Gobierno. ∙ Catástrofe o emergencias producidas ya sea por fenómenos naturales o por fracasos en el diseño o implementación de programas, proyectos y/o servicios en general entregados a los ciudadanos. ∙ Evolución del ambiente de control en la organización. ∙ Cambios relevantes del equipo directivo de la organización. ∙ La evaluación de la forma en que la unidad de auditoría interna ha implementado su Plan Estratégico. ∙ Los resultados de las evaluaciones internas y externas de la unidad de auditoría interna. V.- OTROS ASPECTOS SIGNIFICATIVOS EN LA FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE AUDITORÍA INTERNA 1.- Naturaleza de la Unidad de Auditoría Interna Con la formulación del Plan Estratégico de Auditoría Interna, se busca gestionar los recursos humanos y financieros para el logro de su Misión y Visión, comprometiendo estrategias que principalmente se ajusten a las expectativas del Jefe del Servicio y agregue valor a la organización. En este sentido, debe entenderse, tal como se ha señalado anteriormente, que la naturaleza de la unidad de auditoría interna refiere a que esta debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado. Se ha considerado relevante explicitar mayormente lo que se debe considerar en la evaluación y contribución a la mejora de cada uno de los procesos antes mencionados, de acuerdo con Normas de Auditoría Interna nacionales e internacionales generalmente aceptadas: ∙ Gobierno La Unidad de Auditoría Interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno en el cumplimiento de los siguientes objetivos: - Promover la ética y los valores apropiados dentro de la organización. - Asegurar la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño de la organización. - Comunicar la información de riesgo y control a las áreas adecuadas de la organización. Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 21 - Coordinar las actividades y la información de comunicación entre el Jefe del Servicio, otras partes interesadas y los auditores internos y externos. Considerar además que la Unidad de Auditoría Interna debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética. Así como también, debe evaluar si el gobierno de tecnología de la información de la organización apoya las estrategias y objetivos de la misma. ∙ Gestión de Riesgos La Unidad de Auditoría Interna debe evaluar la eficacia y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos. Para ello debe evaluar si: - Los objetivos de la organización apoyan su misión y están alineados con la misma. - Los riesgos significativos están identificados y evaluados. - Se han seleccionado respuestas apropiadas al riesgo que alinean los riesgos con la aceptación de riesgos por parte de la organización. - Se capta información sobre riesgos relevantes, permitiendo al personal, al Jefe del Servicio y equipo directivo, cumplir con sus responsabilidades, y se comunica dicha información oportunamente a través de la organización. La Unidad de Auditoría Interna reúne la información necesaria para soportar esta evaluación mediante múltiples trabajos de auditoría. El resultado de estos trabajos, observado de forma conjunta, proporciona un entendimiento de los procesos de gestión de riesgos de la organización y su eficacia. Los procesos de gestión de riesgos son vigilados mediante actividades de administración continuas, evaluaciones por separado, o ambas. Además, la Unidad de Auditoría Interna debe evaluar las exposiciones al riesgo referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización, con relación a lo siguiente: - Logro de los objetivos estratégicos de la organización. - Fiabilidad de integridad de la información financiera y operativa. - Eficacia y eficiencia de las operaciones y programas. - Protección de activos. - Cumplimiento de leyes, regulaciones, políticas, procedimientos y contratos. Así como también debe evaluar la posibilidad de ocurrencia de fraude y cómo la organización gestiona el riesgo de fraude. Durante los trabajos de consultoría, se debe considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos. Así también, los Auditores deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de consultoría en su evaluación de los procesos de gestión de riesgos de la organización. Con todo, cuando ayudan al Jefe de Servicio y su equipo directivo a establecer o mejorar los procesos de gestión de riesgos, los auditores internos deben abstenerse de asumir cualquier responsabilidad propia del Jefe de Servicio, como es la gestión de riesgos. Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno 22 ∙ Control La Unidad de Auditoría Interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua. Se debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles en respuesta a los riesgos del gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización, respecto de lo siguiente: - Logro de los objetivos estratégicos de la organización. - Fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa. - Eficacia y eficiencia de las operaciones y programas. - Protección de activos. - Cumplimiento de leyes, regulaciones, políticas, procedimientos y contratos. Además, considerar que los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los controles que han obtenido de los trabajos de consultoría en su evaluación de los procesos de control de la organización. 2.- Calidad de la Unidad de Auditoría Interna En el cumplimiento de las estrategias comprometidas en el Plan Estratégico de Auditoría Interna, constituye un factor fundamental contar con una unidad de auditoría interna de calidad y que avance a la mejora continua. Al respecto, cabe referirse aunque de forma breve, a lo que se debe considerar en esta materia de acuerdo con Normas de Auditoría Interna nacionales e internacionales generalmente aceptadas: El Jefe de Auditoría es el responsable de implantar procesos que proporcionen un aseguramiento razonable al Jefe del Servicio y otras partes interesadas en la unidad de auditoría interna, de que la misma: - Se desempeña de acuerdo con el Estatuto de Auditoría Interna. - Opera de forma eficaz y eficiente. - Es percibida por aquellas partes interesadas como un elemento que agrega valor y mejora las operaciones de la organización. Estos procesos incluyen la supervisión adecuada, evaluaciones internas periódicas y vigilancia continua del aseguramiento de calidad, y evaluaciones externas periódicas.

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