Cuadro Comparativo Sistemas de Información Gerencial

ERP

(Enterprise Resource Planning)

CRM

(Customer Relationship Management)

SGD

(sistema de gestión documental)

BCS

(Balanced Scorecard)

Concepto general

ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) Es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales de una empresa, tales como: producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos y alguno más dependiendo del sector en el que se mueva la empresa. Lo que hace el ERP es combinar todos los sistemas de una empresa en un solo programa de software integrado que ejecuta en una sola base de datos, de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder, actualizar información y comunicarse con los otros departamentos más fácilmente. (Información ERP, 2012)

CRM (Gestión De Relaciones Con Clientes). Se refiere al conjunto de prácticas, estrategias de negocios y tecnologías siempre enfocadas en los clientes, anticipándose a las necesidades y deseos de estos, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y mejorar las campañas para captar nuevos clientes.

CMR almacena información muy importante sobre los actuales y potenciales clientes, sus actividades y puntos de contacto con la empresa. (elegircrm, 2019)

SGD (Sistema De Gestión documental) conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. (anonímo, 2019)

BCS (sistema de medición de desempeño) metodología estratégica para el logro de los objetivos y metas organizacionales. El planeamiento estratégico, consiste en desarrollar una conexión de contratos interrelacionados, explícito e implícito, entre la empresa y sus grupos de clientes, empleados, socios y comunidad, principalmente. (Rodriguéz, 2019)

Contexto histórico que origino la aplicación

Los ERP fueron un invento militar a finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejercito de los Estados Unidos empezó a usar programas informáticos para gestionar las complejas tareas de producción y los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla. La única organización que podía contar y desarrollar una herramienta de este tipo durante aquella época era el ejército, pues solamente ellos contaban con computadoras. (Dataprix, 2014)

Comienza como un software diseñado para pymes por Jon Ferrara, en 1989 se convierte en una estrategia de marketing, Este es el punto de partida del CRM, en 1983 según el profesor Leonard Berry, consiste en atraer, mantener e intensificar las relaciones con el cliente.

En el siglo XXI, la American Marketing completa y amplía la definición de Berry. (Rodriguez, 2019)

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel Con el crecimiento de los sistemas Windows y Mac, con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrolló la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los documentos eran almacenados en discos duros  y posteriormente En el siglo 21, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que se comprenden por cualquiera de los anteriores (Moreno & Torres, 2009)

Fue ideado en 1992 por los economistas norteamericanos Robert Kaplan y David Norton, como sistema de medición del desempeño, se ha desarrollado exitosamente a través del aprendizaje de muchas organizaciones alrededor del mundo en el que implantaron su tesis. (Rodriguéz, 2019)

Beneficios

1. Ahorro económico
2. Personalización en base a cada necesidad
3. Acceso e intercambio de información interdepartamental
4. Aumento del rendimiento a largo plazo
5. Mejora la productividad, por lo que se puede evitar errores por parte de los empleados
6. Mejora el proceso de toma de decisiones
7. Planificación realista en escenarios futuros
8. Mejor relación con los clientes
9. Evita duplicación de datos
10. Mayor control y trazabilidad

1. Centraliza la información de los clientes.
2. Mejora la productividad
3. Convierte los datos en información útil
4. Posibilita la segmentación de clientes
5. Mayor personalización
6. Gestión mas controlada
7. Incrementa la probabilidad de retener clientes o incrementar su consumo
8. Aumenta la posibilidad de captar clientes
9. Fideliza a los clientes
10. Analítica de resultados.

1.Mayor productividad.

2. Ahorro de Costes.

3. Ahorro de Tiempo.

4. Mejora del ROI.

5. Homologación.

6. Mejora en los procesos.

7. Cumplimiento de las normativas de seguridad.

8. Reducción del riesgo profesional.

9. Movilidad.

10. Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

1. Financiera
2. Clientes/ Mercado.
3. Procesos de negocio.
4. Aprendizaje y desarrollo.
5. Crecimiento.

Contribución

Los ERP son cada vez más utilizados por las compañías, ya que en ellos encuentran la mejor forma para integrar todos los procesos de gestión, la distribución de sus negocios y monitorizarlos consiguiendo mejorar la productividad; además de incrementar beneficios reduciendo costos. Es importante tener en cuenta que estos sistemas permiten trabajar en línea y en formatos multitarea. Pero NO todos los sistemas ERP son iguales; todo depende del tamaño como del área de trabajo de las empresas. (Ramos, 2014)

Un CMR le ofrece a la empresa las herramientas necesarias para aumentar las ventas, a la vez baja los costos y brinda la información necesaria para la satisfacción de los clientes. Y como si fuera poco, un CMR ayuda a mejorar la gestión del negocio, teniendo los clientes satisfechos, con un personal comprometido con la estrategia CRM y con la empresa.

Los SGD son utilizados por las compañías para la administración de documentos, ofrece a la compañía confiabilidad, para un buen desarrollo en su empresa, la gestión de documentos ayuda a  una plena organización de  todo tipo de evidencia  o documento  vigente en una compañía, proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. (Archivos Sagil, 2019)    

Una de las mayores contribuciones del BSC es posibilitar la traducción de la estrategia en objetivos, medidas e iniciativas de fácil entendimiento por los participantes de la organización. (Ruiz, 2019)

Fines

1. Optimización de los procesos empresariales
2. Acceso a la información de la empresa de manera oportuna, precisa y confiable
3. Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería

Ser capaz de anticiparse a los deseos del cliente a través de:

1. Telemarketing
2. Manejo del tiempo
3. Servicio y soporte al cliente
4. Manejo de información para Ejecutivos
5. Sincronización de los datos de los clientes.

1. Se evita la pérdida de documentos

2. Seguridad: Acceso a la información y los documentos

3. Control de cambios de los documentos y control de revisiones

4. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

5. Distribución fácil mediante los conectores de salida

6.Captura y extracción de la información de los documentos en papel.

(Archivos Sagil, 2019)

1.Movilizar el cambio a través del liderazgo ejecutivo.

2.Traducir la estrategia en términos operacionales.

3.Alinear la organización con la estrategia.

4.Motivar para que la estrategia sea una tarea de todos.

5.Gobernar para convertir a la estrategia en un proceso continuo

Área a la que pertenece la aplicación

Pertenece a todas las áreas de la empresa, ya que las integra permitiendo la comunicación entre ellas.

Pertenece a las áreas de:

• Marketing
• Ventas
• Soporte

Pertenece a todas las  áreas de la empresa especialmente  en donde  hay registro de información

Pertenece a la parte de la contabilidad gerencial y financiera de la empresa.