DISPOSICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

TITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

Artículo 1o         El presente Reglamento regula el procedimiento de la documentación externa o interna de la Ilustre Municipalidad de Independencia, es decir:

1. El Ingreso y la Salida de la documentación municipal.

1. El Formato.

1. La Tramitación.

1. Su Calificación de pública, secreta o reservada.

1. Su Archivo.

1. y la Eliminación de documentación municipal.

Artículo 2o         Se entenderá por documentación Externa aquella que llegue al municipio dirigida al         Alcalde, a los Directores, Jefes de Departamentos o Encargados de las funciones         municipales, enviada por entidades públicas o privadas y particulares.

La documentación externa será recibida por la Oficina de Partes, la que ingresará de inmediato el documento en el “registro interno”, asignándole un número de ingreso correlativo, la fecha, su procedencia y síntesis de la materia respectiva; siendo de responsabilidad de Secretaría Municipal la distribución a las diferentes Unidades municipales, dejándose testimonio de quien la recibió.

Artículo 3o         La documentación Interna que se origina dentro de la Municipalidad y se clasificará en:

1. Resoluciones municipales:

• Ordenanzas,

• Reglamentos,

• Decretos e

• Instrucciones.

1. Comunicaciones:

• Oficios,

• Circulares,

• Informes,

• Memorándum,

• Certificados y

• Boletines Informativos.

1. Actas:

• Del Honorable Concejo Municipal

• De las Comisiones del Concejo,

• Del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil,

• Comité de Bienestar.

• Comité Técnico Administrativo (COTEA).

• Comité Técnico Municipal.

• Mesas de PLADECO.

• Mesas de Programa de Mejoramiento Municipal.

• Mesas Técnicas de Trabajo.

1. Documentos estructurales y operacionales del Sistema de Gestión:

• Manuales Procedimientos,

• Instructivos,

• Formularios.

Artículo 4o         La documentación interna de la Municipalidad tendrá numeración correlativa dentro de cada clase de documento durante el año calendario (Excepto Ordenanzas y Reglamentos) y el número será proporcionado por el departamento que corresponda según su registro interno.

Artículo 5o         La redacción de los documentos municipales se sujetará a las reglas gramaticales de la Real Academia Española de la Lengua, empleándose términos sencillos y corrientes, entendibles para el lector común.

Artículo 6o         Toda comunicación interna llevará la firma del Director o Jefe del Departamento respectivo. Bajo la firma se colocará el nombre, apellidos y cargo que desempeña el firmante, para lo cual se podrá utilizar un timbre de goma con caracteres de imprenta. Si algún Director o Jefe se ausentare del Municipio en forma temporal (comisión de servicio, feriado, licencia médica, permiso administrativo), en forma definitiva (renuncia, jubilación, etc.); firmará la documentación quien lo reemplace, agregando la expresión "Subrogante" (ausencia inferior a 45 días) o "Suplente" (superior a 45 días, hasta 6 meses), según corresponda. Toda comunicación interna que salga fuera de la Municipalidad será firmada por el Alcalde o por quien tenga facultades delegadas para ello y será numerada por la Dirección correspondiente a través de su registro interno y despachada por la Sección Oficina de Partes.

TITULO II

DE LAS RESOLUCIONES MUNICIPALES

Artículo 7o         Las Resoluciones que adopte la Municipalidad se denominarán: Ordenanzas, Reglamentos, Decretos e Instrucciones.

        Párrafo 1°

        Ordenanzas y Reglamentos

Artículo 8o         Las Ordenanzas son normas generales y obligatorias aplicables a la comunidad. En ellas se podrán establecer multas para los infractores cuyo monto no podrá exceder de 5 UTM., las que se aplicaran a través del Juzgado de Policía Local. Para la dictación o modificación de Ordenanzas se requerirá el acuerdo del Concejo Municipal.

Artículo 9o         Los Reglamentos son normas generales obligatorias y permanentes relativas a materias de orden interno de la Municipalidad, para la dictación o modificación del Reglamento Interno Municipal y del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, en cuyo caso se requerirá el acuerdo del Concejo Municipal. El Reglamento del Servicio de Bienestar, el de Sistema de Incentivos y Programa de Mejoramiento de Gestión Municipal, se sujetarán a la tramitación establecida en la Ley respectiva y deberá contar con la aprobación del Concejo.

Artículo 10o        Las Ordenanzas y Reglamentos y sus modificaciones serán elaborados por la Dirección de Asesoría Jurídica, con la colaboración de las unidades municipales relacionadas con la materia, la tramitación administrativa corresponderá a Secretaría Municipal.

Artículo 11o        Todo proyecto de Ordenanza o de Reglamento que requiera acuerdo del Concejo o sus modificaciones, deberá contar con informe de la Dirección Asesoría Jurídica y de la Dirección de Control antes de presentarlo para la aprobación del Concejo Municipal.

Artículo 12°        La Secretaria Municipal asignará una numeración en forma separada las Ordenanzas y Reglamentos Municipales y sus modificaciones.

        La numeración será única y correlativa, cualquiera sea el año en que se dicte. El número de la Ordenanza o Reglamento se colocará a continuación de la palabra "ORDENANZA” o "REGLAMENTO”, según corresponda.

Artículo 13°        Salvo que la Ley establezca un sistema de publicación diferente, las Ordenanzas y sus modificaciones se publicarán íntegramente en la página Web de la Municipalidad y/o el Diario Oficial, con un aviso informativo en un medio de comunicación de mayor circulación en la Comuna.

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