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Recolección de la información

En esta fase se llevó a cabo la recopilación de información a través de la entrevista estructurada y el cuestionario que se realizaron a la secretaria y al encargado de la iglesia de Santiago Apóstol, también se obtuvieron los formatos que actualmente se están utilizando para la creación de actas de bautismo, comunión, confirmación, matrimonio y notificaciones, así mismo se analizó de forma detallada el sistema actual que emplean, bitácoras y demás documentación que les permiten llevar a cabo sus actividades.

Los actores que intervienen en los procesos de la iglesia de Santiago Apóstol son:

Encargado: es la persona encargada de oficiar los sacramentos además del correcto funcionamiento de las oficinas de la Parroquia.

Secretaria: es la persona encargada de la oficina parroquial la cual recibe y expide los documentos necesarios para cualquier sacramento.

Solicitante de los sacramentos: es la persona que solicita algún sacramento u otra información referente.

A continuación se muestra la primer entrevista realizada a la secretaria sobre como desempeña sus tareas y cuales son ellas.

Lo siguiente es un cuestionario sugerido por el ing. Jaime Abel Ramírez Arancibia que se realizó también a la secretaria.

También se muestra una entrevista estructurada realizada al encargado:

Encuesta realizada en la parroquia de Santiago apóstol ubicada en Pinotepa nacional Oaxaca con el fin de conocer la empresa y su problemática, para así poder realizar e iniciar con la creación del “Sistema de administración de procesos en la parroquia de Santiago apóstol, Pinotepa Nacional Oaxaca”.

Cuestionario

1. ¿Existe alguna política, procedimiento etc en donde se rija el proceso a realizar?

Si

1. ¿Cuándo se da el inicio de los procesos?

Para comenzar la o las personas que necesiten el sacramento o algún documento debe venir personalmente a la oficina parroquial así mismo para todos los procesos.

1. ¿Quién inicia el proceso?

Dependiendo de cuál sea el proceso primeramente lo iniciara la secretaria parroquial el presbítero y en casos especiales el obispo encargado de la diócesis.

1. ¿Qué rol ocupa en el proceso?

La revisión de documentos, el registro de las personas en la base de datos.

1. ¿La información se recolecta de algún registro u formato que sea de importancia para la entidad?

La principal información se recolecta del acta de nacimiento como documento oficial de las personas en el registro civil.

1. ¿Cuál es el formato general que se expide para validad los procesos?

Generalmente lleva el nombre de que recibe el sacramento, el nombre de los padres, la fecha y lugar de nacimiento, la fecha y lugar en donde se realiza el sacramento.

1. ¿Los formatos pueden ser modificados o son oficiales?

Si este presenta un error en su estructura y/o redacción este puede ser modificado, si en algún caso el error es cometido o se requiere algún cambio después de haber entregado el documento este puede ser modificado solo en los datos que son de relleno.

1. ¿Se realiza algún tipo de reporte para saber los resultados de los procesos?

Se realiza un reporte anual en el cual se plasman la cantidad de los sacramentos realizados como matrimonios, comuniones, confirmaciones y bautismo este se envía a la diócesis y luego al vaticano.

1. ¿Cuál es el formato específico del reporte?

Lleva un reporte específico de las cantidades, así también el nombre de la parroquia de dónde va el reporte.

1. ¿El formato del reporte es oficial?

Oficial.

1. ¿Quién realiza el reporte?

En la iglesia es realizado por la secretaria parroquial ya que ella lleva el control de la documentación.

1. ¿Quién recibe el reporte?

El reporte es entregado al párroco de la iglesia después es enviado por el a la diócesis

1. ¿Quién recoge los datos de la información o documentación?

Los datos extraídos de la documentación son manejados en la oficina parroquial

1. ¿Se realiza un reporte mientras se están realizando las actividades de los procesos?

Si en su mayoría se notifica con un documento cuantas personas van a realizar algún sacramento en el periodo especificado, si en algún momento la persona hace su sacramento fuera de su parroquia esta se es notificada así de la misma manera cuando en algún otro lado ya se ha hecho se investiga para que no corrompan el reglamento de la iglesia.

1. ¿Existe algún sistema informático que intervenga en el proceso?

Si

1. ¿Cuáles son sus características?

Registrar datos y generar documentos

1. ¿Envía alguna notificación desde el sistema?

No lo hace.

1. ¿El sistema existente debería ser sustituido o debería ser actualizado?

Implementarle de alguna manera la función de las notificaciones ya sea actualizado o sustituido en su totalidad, además de que si se comete una equivocación se tiene que eliminar todo un registro y no solo un campo esto resulta complicado.

1. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas existentes en el proceso actúa?

La ventaja es que es más eficiente el entregar o buscar algún documento la desventaja es los inconvenientes antes mencionados.

Entrevistas realizada en la parroquia de Santiago apóstol ubicada en Pinotepa nacional Oaxaca con el fin de conocer la empresa y su problemática, para así poder realizar e iniciar con la creación del “Sistema de administración de procesos en la parroquia de Santiago apóstol, Pinotepa Nacional Oaxaca”.

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