El Outsourcing

ANTECEDENTES

El outsourcing es la estrategia de gestión ideal para mejorar la competitividad de las PYMES (pequeñas y medianas empresas).

Consiste en delegar total o parcialmente un proceso interno de la empresa en un especialista contratado. En la administración moderna es esencial que las empresas se concentren en su core business (las actividades distintivas para las que han sido creadas).

Existen otras actividades, ajenas al objetivo principal de la empresa, que son muy necesarias para la gestión, y pueden definirse como de soporte, logísticas o no distintivas.

El outsourcing permite a las empresas no distraer recursos en las actividades que no son esenciales, y dedicarse a su core business. De esta manera, las empresas pueden flexibilizar su estructura organizacional y optimizar su estructura de costos operativos, para responder mejor a los cambios del mercado y a las demandas del entorno.

El outsourcing resulta eficiente y económico. Es buscar el mejor servicio al menor costo, mediante todas las innovaciones y avances tecnológicos disponibles.

Es eficiente, porque las empresas contratadas suelen brindar servicios de mayor calidad, ya que son expertas en el campo para el cual se las contrata.

Es económico, porque resulta menos costoso que mantener en la compañía un departamento interno dedicado a un asunto ajeno a su core business, que además no puede mantenerse tan actualizado y competitivo como una empresa dedicada exclusivamente a dicha tarea.

En la práctica gerencial, el outsourcing transforma la relación cliente-proveedor en una relación de profunda cooperación y una alianza estratégica para compartir el conocimiento.

El cliente aporta el compromiso de ofrecer al proveedor información clave y estratégica de su negocio, para que éste pueda hacer su trabajo.

A cambio, el proveedor aportará recursos, tecnología, tiempo, personal y esfuerzo para integrarse de manera total al proceso de su cliente y de esta manera, poder crecer juntos.

MARCO TEÓRICO

En Guatemala, muchos empresarios que aún tienen tabú y no han querido ingresar a la innovación, tal vez por una mala asesoría de sus ejecutivos, han formado empresas verticales que han dado en llamar corporaciones, donde cada actividad de la corporación, desarrollada por una empresa del grupo, ejemplo: Corte, ensamble y empaque lo lleva a cabo la empresa A, almacenamiento llevado a cabo por la empresa B, distribución llevada a cabo por la empresa C, importación y exportación llevada a cabo por la empresa D, auditoría interna llevada a cabo por empresa E, organización y métodos llevada a cabo por la empresa F, diseño e implementación de programas llevada a cabo por empresa G, etc. Este grupo de empresas, por hacer el proceso completo entre ellas mismas, se les puede llamar empresas de organización vertical hacia arriba y hacia abajo “inhousing”.

Para efectos de análisis, algunos profesionales confunden el término Outsourcing, describiéndolo simplemente como los servicios prestados por otra empresa aunque sea de la misma corporación. Analizando esa afirmación, se puede concluir, que aunque sea un grupo de empresas, cuando se hable de Outsourcing, son servicios de terceros o sea personas que no tiene ninguna relación con la administración, sus servicios, deben dar valor agregado a la actividad que se realiza o al departamento de la empresa que están asesorando, y en su mayoría, el personal interno que presta los servicios en una

Corporación, son personas no actualizadas a lo que exigen los estándares profesionales.

Según Richard Smith, esos servicios no son Outsourcing porque la nota predominante para que se practique esta técnica es el cambio.

La decisión de estructurar la empresa verticalmente “Inhousing”, o contratar a terceras personas para realizar trabajos especiales Outsourcing, depende: Del volumen de operaciones de la empresa, la visión innovadora de sus directivos, la cantidad de proveedores que ofrecen el servicio deseado y la calidad de esos servicios. “Con la presión que los empresarios han tenido en los últimos años, producto de la competencia de los mercados y el proceso de globalización, se han visto en la obligación de reducir costos y aumentar la eficiencia de sus productos y servicios.

Esto ha dado como resultado, que muchos empresarios hayan tomado la decisión de contratar fuera parte de sus actividades que antes realizaba personal dependiente, y poder concentrarse en realizar las actividades claves de la misma.”

Otro de los eventos, que obliga a los empresarios tradicionalistas, que aún tienen empresas con organizaciones verticales, a competir a gran escala, dedicándose exclusivamente a las actividades primarias de sus empresas y dejar que todas las actividades secundarias sean llevadas a cabo por personal externo (Outsourcing), es el Tratado de Libre Comercio, suscrito entre los países de Honduras, El Salvador, Guatemala y México.

TIPOS DE SERVICIO

Los prestadores de servicios han procurado llenar los espacios que la reducción de personal y simplificación o re-ingeniería de procesos no han marcado como prioritarios, es decir, que ciertas funciones pueden ser realizadas con el personal externo sin que afecte realmente a la operación y por supuesto la agilice y simplifique, obteniendo los siguientes tipos de Outsourcing:

a) Administrativo

b) De comunicación

c) De control

d) Jurídico

e) De personal

Las actividades antes mencionadas bien pueden ser realizadas por personal externo, la fijación de objetivos, dirección y control de estos proyectos, son coordinados a través de la dirección de cada empresa y los proveedores del servicio, se concretan a alcanzar los resultados que se fijen.

Outsourcing Administrativo

Las empresas no pueden tomar medidas acertadas si éstas no parten de una adecuada información. La empresa bien organizada necesita poseer una información adecuada a sus necesidades, con el fin de adoptar las medidas más eficaces en cada momento. Por ello, conseguimos que todos los procesos afectados a la actividad de la empresa obtengan una elevada productividad, con un alto grado de efectividad y eficiencia.

Se divide en tres áreas:

• Área de Administración

Siempre teniendo presente una alta calidad y controles suficientes para asegurar todo el circuito operativo en los departamentos administrativos de ventas y de logística.

• Área de Contabilidad

El objetivo principal que se define, es que sirva como herramienta de apoyo a la adopción de decisiones y tenga las siguientes cualidades:

1. Transparente,

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