En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje

1. En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesta que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documéntese sobre el tema y:

• Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

Al realizar un envió ay q tener en cuenta ciertos pasos para evitar q nuestros envíos sean rechazados. Como los datos del ciudadano q remite o la entidad, dirección donde se va enviar la respuesta y el asunto correspondiente.

• Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documento de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documentos q no pueden doblarse ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos.

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

-Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

- Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

2. Evalúa los procedimiento de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y

• Describe cada uno de los procedimientos observados y señala las ventajas y desventajas que se encuentran en cada uno.

Los procedimientos o las etapas para el envió o Recepción de Documentos son las siguientes:

• La Recepción, en esta etapa verificamos que todos los documentos estén completos y que correspondan a lo enunciado y sean competencia de la entidad, con el propósito de darle inicio a los trámites correspondientes.

• La clasificación de los documentos recepcionados ya sean oficiales o personales, para de esta manera darle el trato correspondiente según su clasificación.

• La apertura de documentos consiste

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