Establecer los lineamientos que deben de cumplirse para generar el alta y modificación de condiciones contractuales de los productos que ofrece Best Travel Media

ÍNDICE

1.        OBJETIVO        3

2.        ALCANCE        3

3.        DEFINICIONES        3

4.        RESPONSABILIDAD        4

5.        AUTORIDAD        4

6.        FUNCIONAMIENTO        4

7.        ESTRUCTURA / INTEGRACION        6

8.        ANEXOS        8

8.1.        Anexo A: Ejemplo de llenado Orden de Inserción        8

8.2.        Anexo B. Ejemplo de llenado de la orden de inserción modificatoria        10

8.3.        Anexo C: ejemplo de llenado de Addendum        12

8.4.        Anexo E: Ejemplo de llenado del Convenio Modificatorio al Contrato Media        14

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos que deben de cumplirse para generar el alta y modificación de condiciones contractuales de los productos que ofrece Best Travel Media.

1. ALCANCE

Los lineamientos descritos en el presente procedimiento aplican para todos los usuarios que lleven a cabo altas y modificaciones contractuales del producto denominado Best Travel Media.

1. DEFINICIONES

1. BDTG: Nomenclatura de Best Day Travel Group, que incluye filiales y sus marcas relacionadas
2. Filiales: Razón o determinación social de las empresas que conforman BDTG en los países donde tiene presencia.
3. Ejecutivo de Alto Nivel: Persona que cuenta con facultades para firmar contratos a nombre de la sociedad contratante.
4. Usuario: Colaborador facultado y que de acuerdo con las necesidades de su área puede solicitar altas y Modificaciones en las condiciones contractuales del producto denominado Best Travel Media, utilizando los formatos establecidos en el presente documento.
5. Adendum / VB-BDTG-OPE-PRO-ADDENDUM: Documento en el cual a solicitud del “Cliente” se especifica la inclusión de una Razón Social en el “Anexo A” del “Contrato Marco”, con el objetivo de que sea incluido en la facturación y cobro a partir de la firma de este.
6. Anexos: Documento en el cual se especifica información complementaria al “Contrato Marco”
7. Marco firmado por el cliente y sellado por el departamento de Jurídico, donde se indican los cambios financieros y comerciales a la Orden de Inserción solicitados por el cliente.
8. Cliente /Razón Social: Persona Física o Moral que adquiere los productos y/o servicios ofrecidos por BDTG a través de Best Travel Media
9. Contrato Marco / VB-BDTG-OPE-PRO- MEDIA FINAL: Documento de carácter legal en el cual se encuentran plasmados los derechos y obligaciones entre el” Cliente” y “BDTG”.
10. Convenio Modificatorio / VB-BDTG-OPE-PRO-CONV: Documento en el cual a solicitud del “Cliente” se especifica el cambio de una Razón Social por otra Razón Social, incluida en el “Anexo A” del “Contrato Marco” para efectos de facturación en adelante a partir de la firma de este.
11. Orden de Inserción / VB-BDTG-OPE-PRO-ORDEN DE INSERCIÓN: Documento en el cual se especifican los acuerdos financieros y comerciales que se han pactado con el “Cliente” y que contiene la instrucción de facturación y cobro para el equipo de Cuentas por Cobrar.
12. Orden de Inserción Modificatoria / VB-BDTG-OPE-PRO-MODIFICATORIO ORDEN DE INSERCIÓN: Documento en el cual se especifican las modificaciones a los acuerdos financieros y comerciales pactados en la orden de inserción inicial.

1. RESPONSABILIDAD

1. Usuario: Es obligación cumplir y hacer cumplir los lineamientos del presente procedimiento.
2. Director de Bestday Travel Media: Ejecutar en tiempo y forma las campañas publicitarias adquiridas por el “Cliente” una vez que el “Contrato Marco”, “Orden de Inserción” y el documento modificatorio estén debidamente firmados y documentados ante el Departamento Jurídico.
3. Jurídico:

1. Verificar que el “Contrato Marco” este firmado por un ejecutivo de alto nivel y copia de identificación
2. Resguardar la documentación contractual

1. Gerente de Crédito y Cobranza: Verificar que los datos fiscales o financieros proporcionados por los clientes cuenten con las características necesarias para poder generar la facturación y cobranza conforme a lo establecido en la orden de inserción.
2. Supply Managers: Obtener el “Contrato Best Travel Media” y las “Ordenes de Inserción” (anexo A), respectivas a cada venta que se realice del producto, estos documentos deben estar firmados por un ejecutivo de alto nivel.

1. AUTORIDAD

1. CSO: Aprobar o rechazar aquellos clientes que a su consideración no sean aptos para establecer una relación comercial.

1. FUNCIONAMIENTO

1. Alta Documentación de venta: 

Departamento Supply

1. Los Supply Managers realizan la venta del producto Best Travel Media
2. Cuando obtienen la aceptación del cliente se procede al llenado de los siguientes documentos:

• Contrato Best Travel Media (En original firmadas por un alto ejecutivo)
• Orden de inserción (Original firmada por un alto ejecutivo
• Copia de identificación (En original firmadas por un alto ejecutivo)
• Anexos y Tour Hotel Do “si aplica”

1. Posterior al llenado y aceptación del cliente, deberá de compartir los documentos al Departamento de Jurídico para su revisión y aprobación.

Departamento de Jurídico

1. Cuando recibe la documentación deberá verificar que el contrato cuente con las características contractuales correctas y completas.

• Firma del Ejecutivo de Alto Nivel
• Identificación del Ejecutivo de Alto Nivel
• Si no son correctos: Regresa la documentación con un sello rojo al Supply Manager para la revisión y corrección que indique el Departamento de Jurídico
• Si son correctos: Sella los documentos como evidencia de su revisión y comparte con el CSO de la compañía para su aprobación.

          Chief Supply Officer

1. El CSO recibe el contrato y valida que las condiciones pactadas sean adecuadas, de ser correctas firma el contrato.

                        Jurídico

1. Recibe el contrato firmado y proporciona un juego al equipo de Supply Manager para obtener la firma del cliente

Supply Manager

1. Cuando tiene el contrato marco firmado, lo entrega a la subdirección de Jurídico y comparte al departamento de Best Travel Media copia del contrato y la orden de inserción.

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1. Solicitud de Modificación en Contrato y/o Orden de Inserción:

Departamento Supply

1. El Supply Manager recibe la solicitud del “Cliente” con las modificaciones requeridas en su facturación.
2. Revisa que se cuente con el “Contrato Marco” firmado,
3. En caso de que no contar con el contrato firmado, deberá iniciar el proceso de llenado y firma de este mismo.
4. En caso de que, si esté firmado el Contrato Marco, deberá proceder al llenado de los documentos modificatorios 3.9 o 3.11 arriba señalados, dependiendo la modificación solicitada por el “Cliente”,
5. Cuando se tenga correctamente requisitado el documento modificatorio, deberá enviarlo al “Departamento de Jurídico” para VoBo y Sello.
6. Posterior deberá ser firmado por alto ejecutivo de ambas partes.
7. Finalmente Enviar al Account Manager el documento modificatorio correspondiente a al área de Legal.

Account Manager

1. Recibe el documento modificatorio correspondiente ya sellado y firmado:

• No es correcta: Solicita la corrección al Supply Manager notificando si es un error de llenado de formatos o falta de documentación soporte.
• Si es correcta:  Comparte la información al Auditor de Media para registrar en el archivo control.

Auditor Financiero de Media

1. Si los cambios son financieros solicita al equipo de Cuentas por Cobrar generar los cambios y comparte la documentación soporte necesaria.
2. Si no son financieros, como cambio de contacto para envíos de facturas, Contacto comercial, Seguimiento de medios, se informa por correo.

1. ESTRUCTURA / INTEGRACION

1.  Alta de Contratos

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1.  MODIFICACIÓN DE CARACTERISTICAS DE OPERACIÓN PORDUCTO BEST MEDIA

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1. ANEXOS

1. Contrato Media [pic 3][pic 4]

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1. Fecha de Firma: La fecha en que se firma el documento.
2. El Cliente: Los mismos datos del cliente que aparecen en la OI de la cual se hará algún cambio.
3. Antecedentes y Aclaraciones: Las fechas deben ser las mismas que están en el Contrato Marco y la OI.
4. Medía: Contactos de facturación, contacto comercial.
5. Firmas: Firma del Ejecutivo de Alto Nivel o Representante Legal

Importante el documento no debe tener tachaduras, corrector, no firmas electrónicas y estar firmado por el Supply Manager

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