Guía para la redacción del acta de una Asamblea General

Guía para la redacción del acta de una Asamblea General

Si importante es gestionar adecuadamente el desarrollo de una Asamblea General para intentar conseguir los resultados deseados, más importante aún resulta dejar debida constancia de cuál ha sido el resultado de la misma a través de las actas que se levanten tras la finalización de cada una de la citas asamblearias.

El acta debe ser una fotografía de la Asamblea General, para lo cual el secretario debe ser un mero escribano de lo acontecido en la misma, sin interpretar, opinar e intentando sacar la mayor nitidez a su reportaje asambleario.

A continuación, daremos algunos consejos  de cómo se debe redactar el acta de una asamblea:

¿Quién debe redactar el acta?

La responsabilidad sobre del contenido del acta (tanto de lo que diga o no diga la misma y de cómo lo diga) es del Secretario de la Junta Directiva. Si éste no estuviese presente en la Asamblea, quien le sustituya en el orden jerárquico de la Junta Directiva (como lo establece la Ley de Cooperativas de Honduras) será quien realice la redacción de esa sola sesión de Asamblea.

¿Qué debe contener el acta de la Asamblea?

El Acta debe ser breve, clara y concisa. Para ello, detallamos el contenido mínimo que debe tener el acta:

-         Debe expresar los datos de la convocatoria, esto es,  el lugar, fecha y hora de la reunión y la agenda que se trató en la misma.

-         Se debe dejar constancia expresa de si se celebra en primera o segunda convocatoria.

-         Se debe expresar la existencia de quórum suficiente para su válida apertura, es decir, se debe indicar cuántos socios presentes están en la asamblea y si éstos superan más de la mitad de los votos sociales en primera convocatoria; o al menos lo que estipula la Ley de cooperativas si es en segunda convocatoria.

-         Un resumen de las deliberaciones sobre las propuestas contenidas en la agenda. Instamos en el término “resumen”, dado que no se trata de que transcribamos íntegramente todo lo que dice cada uno de los que hablan en la Asamblea, se trata de resumir las principales posiciones o argumentos empleados en cada uno de los puntos tratados. En los casos en que el reglamento de asamblea permita y oriente sobre la aprobación del acta en días posteriores a la celebración de su asamblea, la utilización de una grabadora puede ser un instrumento de apoyo del secretario para no tener que estar tomando notas apresuradamente en el mismo acto de la asamblea, pero no se debe caer en el error de intentar hacer luego una trascripción literal de todo lo que se dice o comenta en una asamblea.

-         Sí que será obligatorio transcribir o recoger con la mayor concisión posible aquellas intervenciones de socios que hayan pedido expresamente que consten en acta.

-         Y lo más importante, se deben reflejar con la mayor concreción posible los acuerdos tomados así como la forma en que se han adoptado, esto es, cuál ha sido la pregunta que se ha formulado a los socios, cómo se ha realizado la votación (si se ha realizado a mano alzada) y cuál ha sido el resultado de la misma (votos a favor, en contra y abstenciones).

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