INFORME DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

INFORME DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La gestion documental es el conjunto de procesos regidos por medio de la aplicacion de normas tecnica los cuales se enfocan en la planificacion, revision, analisis, manejo y organizacion en almacenamiento de la documentacion fisica, electronica producida y recibida por las instituciones desde su origen hasta su destino final, basada igualmente en la  recuperacion de los documentos con informacion de  importancia  manejada en el interior de las entidades, buscando como objeto el facilitar su utilizacion y conservacion.

Es muy importante un buen manejo archivistico con ello se busca optimizar sus procesos de busqueda  y acceso rapido ahorrando de tiempo y espacio categorizando los archivos.

Mejorando  dia a dia los procesos de administracion con metologias especializadas para los doumentos y la informacion, manteniendo de manera optima y objetiva su orden y jerarquizacion

OBJETIVOS

Proporcionar los lineamientos para recepcionar, radicar, digitalizar, direccionar y dar respuesta a las comunicaciones internas y externas recibidas a nivel nacional a través de los canales dispuestos por la Unidad.

Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje.

RECEPCION,REGISTRO Y DISTRIBUCION

RECEPCION:  su proceso se  desarrolla en la Ventanilla Única y  es el conjunto de operaciones de verificacion y control, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales de la documentacion remitida por personas juridicas o naturales en las entidades, contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

se debe tener presente los siguientes aspectos en la recepcion de documentacion:}

*El sobre debe estar correctamente marcado

*Dirigida a la empresa o funcionario correctamente

Luego de este proceso se clasifica en comunicacion oficioal o personal  

oficial o comunicación personal

se inicia con la verificacion de la documentscion que se recibe se encuentre completamente firmada. contenidos anexos , datos de origen del remitente direccion para su respectiva respuesta y en buen estado.

Se procede a su apertura de la documentacion con precaucion para no causar  contratiempos  o daños.

llegado el caso que la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación

RADICACION: proceso que se hace para tener constancia de la documentacion, consiste en la asignacion de numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la nombre del remitente , direccion telefono correo electronico, destinatario o dependencia , asunto ,numero de folios , anexos, fecha y hora de recibo o envío.

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