La imagen profesional del asistente administrativo

INFORME DE LAS FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y SU ROL ACTUAL EN EL MUNDO DE LAS ORGANIZACIONES.

INFORME DE FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y SU ROL ACTUAL EN EL MUNDO DE LAS ORGANIZACIONES.

INSTRUCTOR:

ANDREA PRADO

APRENDIZ:

EDNA ROCIO CHAVARRO BERNAL

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA: 466345

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA

INTRODUCCIÓN

En el siguiente informe daremos a conocer la actitud y la imagen profesional del asistente administrativo, con sus diversas funciones. También mostraremos su rol en las empresas del siglo XXI, la importancia que representa para las empresas y sus diferentes habilidades en el puesto de trabajo.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Muchas personas tienen una imagen negativa de los asistentes administrativos, esto se ve reflejado en las películas, parodias, entre otras, cuando presentan al asistente mascando chicle, hablando por teléfono, pintándose las uñas y en ocasiones siendo descortés. Es muy probable que esto se deba al poco profesionalismo que han mostrado algunos asistentes y por lo que juzgan a todos por igual.

JUSTIFICACIÓN

El asistente administrativo debe tener una presencia nítida en todo momento la misión del asistente administrativo es asistir, ayudar y facilitar con su conocimiento, destrezas, habilidades y valores al lugar donde trabaja para lograr los objetivos y alcanzar las metas del mismo.

Por eso es recomendable que él tenga clara su labor, sus funciones y su debido rol para evitar así inconvenientes con los compañeros, superiores y demás.

OBJETIVOS

*El principal objetivo al hacer este informe es dar a conocer muy bien la labor del asistente administrativo.

*Saber muy bien el rol que está desempeñando en el mundo de las organizaciones.

MARCO REFERENCIAL

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN GENERAL DE FUNCIONES:

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de los procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la presentación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

*Asiste en el desarrollo de programas y/o actividades de la unidad.

*Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

*Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

*Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, etc.

*Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

*Llena formatos de órdenes de pagos por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento.

*Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

*Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

*Realiza registro contable.

*Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencia.

*Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

*Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

*Atiende e informa el público en general.

*Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

*Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

*Lleva registros y el archivo de expediente de proveedores.

*Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

*Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.

*Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

*Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

*Informa a los proveedores sobre la cancelación de facturas.

*Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

*Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con la empresa.

*Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

*Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

*Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

*Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

ROL ACTUAL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN EL MUNDO DE LAS ORGANIZACIONES.

Actualmente, no hay duda de que la labor de asistente administrativo ha tenido un vuelco importante.

El asistente administrativo solicitado por la empresa moderna no únicamente debe contar con una preparación completa, que abarque otras lenguas, gestión, contabilidad, mercadeo

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