MANUAL DE USUARIO MÓDULO CO – Órdenes Internas - Datos maestros

Identificación de Proyecto

Nombre de Proyecto

Tipo de Proyecto

PROA

Proyecto Complementario

Nombre del Cliente

Sponsor Ejecutivo de Proyecto

Ministerio de Educación Nacional

William Mendieta

Subdirección Gestión Administrativa

Gerente de Proyecto Cliente

Judith Castañeda García

Francisco Javier Pulido

Supervisor del Contrato INFOTIC

Seguimiento y Control INFOTIC

Ronald Ortiz

María Ángela Pineda Rico

Gestor Calidad INFOTIC

Revisado por INFOTIC

Gestor de Calidad:        [X]

Seguimiento y control:        [X]

Florángel López Hidrobo

Ruta en SOLMAN: Transacción RMMAIN ➔ ASAP Proyecto PROA ➔  8 Entregables Proyecto PROA ➔   8.3 Entregables para Pago 3 ➔ 8.3.7 Obligaciones Específicas de Documentación ➔ 8.3.7.2 60 Entregar los manuales de usuario detallados

Perfil Documentador

Módulo

INFOTIC

CO - Controlling

Versión

Fecha

Descripción del Cambio

1

Octubre 2016

Elaboración del documento.

Término

Descripción

“Business Blueprint”

Modelo de negocio conceptual – diseño de modelo de negocio bbp.

Cargas Masivas

almacenamiento de información en grandes cantidades.

Sociedad CO

Unidad organizativa que permite preparar la información operacional para realizar análisis de ingresos, costos y gastos que facilitan la toma de decisiones por parte del ministerio de educación nacional.

Centro de Beneficio

Unidad organizativa dentro de “controlling” co, que mide la gestión de las áreas o unidades de la empresa.

Centro de Costo

Unidad organizativa de “controlling” co, que representan las áreas de responsabilidad donde se localizan los costos y gastos.

Grupo

Son agrupaciones adicionales a la jerarquía estándar, que se utilizan para obtener diferentes informes o realizar asignación a diferentes objetos de costos.

Jerarquía de centro de beneficio

Estructura por niveles a los que se les debe asignar los centros de beneficio. estos niveles representan las vistas de agrupación por la que se requiere analizar información de gestión dentro de la entidad.

Jerarquía de centro de costo

Estructura por niveles a los que se les debe asignar los centros de costos. estos niveles representan las vistas de agrupación por la que se requiere analizar información de costos y gastos dentro de una entidad.

Datos Maestros

Información que representa en el sistema las entidades básicas de una empresa, cuentas mayores, ejemplo clientes, acreedores, centros de costo, materiales, proveedores, valores estadísticos. conjunto de datos almacenados sistemáticamente.

Estándar de Sap

Sistema sap con las funcionalidades que trae el sistema de la casa matriz. esta funcionalidad estándar se asocia con las mejores prácticas.

Interfaces

Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes. permite la circulación correcta y sencilla de información entre varias aplicaciones.

Mandante

Es un área independiente dentro de un sistema sap con datos de aplicación, usuarios y parametrización (“customizing”), contiene sus propios registros maestros y tablas.

Programa de Carga

Aplicación que se utiliza metodológicamente para transferir los datos maestros del sistema “legacy” al sistema sap “legacy system migration workbench” (lsmw).

Reporte

Agrupamiento de datos, “layouts – querys” (organización de columna de datos en pantalla), reportes alv (reporte exportable y flexible para gestionar datos).

Salida en Vivo

Ultima fase de implementación - período de la salida en productivo.

workflow

Automatización de la secuencia de transacciones que se llevan a cabo dentro de un proceso.

Reserva Presupuestal

Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue recibido a satisfacción dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente. la reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. serán constituidas por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto.

Vigencias Expiradas

Hacen referencia a los compromisos adquiridos y legalmente no ejecutados a través de la reserva presupuestal; los cuales por circunstancias ajenas a la entidad no se cumplieron y por consiguiente se hacen necesario su pago, previo cumplimiento de los requisitos exigidos. el pago de pasivo de vigencias expiradas se realiza mediante una asignación de recursos a la entidad, previa solicitud y cumplimiento de los requisitos establecidos por parte del ministerio de hacienda.

Vigencias Futuras

Autorización para asumir obligaciones que afecten presupuestos de vigencias siguientes, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso.

CDP (certificado de disponibilidad presupuestal)

Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Registro Presupuestal

Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. en esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar, mediante un plan de pagos ajustado al cupo pac mensual. el registro presupuestal constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato.