MANUAL DE POLITICAS AUDITORIA INTERNA

MANUAL DE POLITICAS

AUDITORIA INTERNA

OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS:

1. Verificar el adecuado cumplimiento a las políticas dictadas por la administración de la empresa así como evaluar el control interno de la sucursal, atendiendo lo que señala el actual programa de trabajo de AUDITORIA INTERNA e incluyendo aquellas pruebas de los libros y otros procedimientos que se consideren necesarios en las circunstancias.

2. En base a lo anterior, obtener evidencia suficiente y competente para tener las herramientas necesarias y así poder emitir un dictamen imparcial e independiente acerca de la operación de la tienda

3. Finalmente, atender las necesidades y requerimientos del área de Operaciones, para validar los movimientos internos de su personal, en estricto apego a los lineamientos dictados por la administración de la empresa.

4. Los colaboradores de Auditoria Interna, están obligados a guardar total discreción sobre los trabajos que realizan.

5. Está determinantemente prohibido para los colaboradores de Auditoria Interna, el administrar o manejar dinero en efectivo o en documentos que pertenezcan a alguna de las sucursales, excepto cuando se decomise algún vale que se considere no procedente.

6. Se debe solicitar con toda amabilidad y respeto la información que se requiera para la realización de sus actividades.

7. El departamento de auditoria interna tiene autorizado visitar de manera sorpresiva cada una de las sucursales, con el fin de supervisar el completo apego a políticas y procedimientos en todas las operaciones del negocio.

FONDO OPERATIVO DE TIENDAS (CAJA CHICA)

1. A toda sucursal se le asignara un fondo operativo para gastos de operación, por lo que el gerente de tienda tendrá que firmar la carta responsiva que se levantara por parte de auditoria.

2. El gerente de sucursal tendrá la obligación de realizar un arqueo como mínimo en la semana, mismo que deberá documentarse con las firmas correspondientes.

3. Cualquier faltante detectado tendrá que ser pagado de forma inmediata por parte del responsable o del gerente de tienda por lo que no podrán arrastrar diferencias o vales por este concepto.

4. El gerente será responsable de tener un archivo documental de todos los arqueos realizados semanalmente, con el fin de presentarlos en las visitas de los supervisores o auditoria, quienes tendrán la facultad de realizar las revisiones pertinentes en la sucursal de manera sorpresiva.

5. El fondo operativo será utilizado exclusivamente para las operaciones propias del negocio, por lo que el gerente no podrá hacer uso de este con fines personales y tampoco autorizar prestamos a los colaboradores de tienda.

6. Todo comprobante de gastos o factura existente tendrá que reunir los requisitos completos (firmas, fechas, nombres, conceptos, datos fiscales etc.) ya que de lo contrario se tomaran como no procedentes y tendrán que ser pagados por parte del gerente de tienda.

7. El gerente deberá evitar el cúmulo de comprobantes y facturas en la caja, por lo que será responsable de monitorear los reembolsos correspondientes para que estos se realicen en tiempo y forma. (comprobantes con fecha mayor de 15 días, serán cargados al gerente de tienda)

8. El gerente es responsable del resguardo del fondo operativo, así como a su vez tenerlo en un lugar seguro ( cajón bajo llave, o en la cuenta bancaria asignada para la sucursal)

9. Gerente tiene la obligación de presentar y dar evidencia de la existencia completa del fondo operativo, cada vez que este sea requerido por parte del departamento de Auditoria Interna y/o supervisores.

CONTROLES DE CAJAS REGISTRADORAS (PUNTO DE VENTA)

1. Gerencia deberá asignar a cada cajero un número particular de operación en punto de venta, por lo que no podrán cobrar con la misma clave o fondo, dos o mas cajeros (supers).

2. El cajero(a) y vendedores de línea deberán de ser amables, saludar y despedir al cliente en cada operación realizada.

3. El cajero(a) al momento de estar cobrando, debe prestar completa atención al cliente y no estar distraída por otras actividades o platicas con terceras personas.

4. Los cajeros no deberán portar celulares, dinero personal, calculadoras, ni consumir alimentos en su horario y área de trabajo.

5. El cajero(a) de línea debe portar el uniforme correctamente, así como cuidar su aseo personal en forma diaria.

6. Los cajeros serán 100% responsables del efectivo que manejen, por lo que no deberán tener monedas o billetes fuera de sus gavetas correspondientes con el fin de disminuir los riesgos de pérdidas o robos, además de corroborar que su cajón tenga llave y funcione.

7. Será obligatorio enviar los sobrantes detectados junto con el deposito de la venta diaria, por lo que no podrá resguardase este efectivo en la sucursal por ningún motivo.

8. Gerencia deberá realizar un arqueo de cajero mínimo por semana, mismo que tendrá que ser documentado en un archivo, con las firmas correspondientes para las futuras revisiones. (no se limita a un arqueo).

9. Con la intención de prevenir perdidas, el gerente de tienda tendrá la obligación de realizar retiros parciales una vez que el cajero tenga una cantidad considerable de dinero, ya que en cualquier eventualidad la empresa no se hará responsable por un importe mayor.

10. Los cajeros tendrán la obligación de reportar en forma inmediata cualquier situación de riesgo con el fin de prevenir cualquier eventualidad.

11. Los cajeros no deberán detener clave para cancelaciones y devoluciones por ningún motivo.

12. Los cajeros deberán tener un nivel minino de efectivo en cajas registradoras de $ 500 y un máximo de $ 1,500, incluyendo el importe del fondo asignado para la operación de la misma.

13. El efectivo producto de las ventas, debe estar bien resguardado. (No a la vista del cliente). Debe estar resguardado en la caja fuerte de la sucursal.

14. Los vales de despensa retirados (Debajo de la gaveta), y cancelados de forma inmediata después de realizar la venta con nombre del empleado al reverso.

15. Evidencia de arqueos por parte de gerente y/o supervisión 2 veces por semana con firmas.

16. Se hará una aplicación de Disciplina Progresiva por diferencias de cajero (3 amonestaciones al mes dependiendo de la

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