MANUAL GESTION HUMANA

1. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN[pic 1]

OBJETIVO

Estructurar el proceso de selección de personal con el fin de optimizar el tiempo y los recursos desde el momento en que se recibe la requisición hasta la contratación de la persona.

PALABRAS CLAVES

• REQUISICIÓN DE PERSONAL: Documento que se utiliza para hacer una solicitud de personal, la cual debe ser diligenciada por el jefe o gerente de la dependencia  en donde se necesita cubrir la vacante.
• DESCRIPCIÓN DE CARGO: Documento que sintetiza el propósito, las funciones, el alcance y el aporte del cargo a los resultados de la organización.
• TRASLADO Y CONVOCATORIA INTERNA: Derivado de la recomendación del jefe inmediato o por convocatoria interna pública en  la compañía. Se envía el boletín de convocatoria internas a todo el personal de la cadena y PQN si es el caso.
• SELECCIÓN EXTERNA: Publicación oferta a nivel externo
• PRE-ENTREVISTA TELEFÓNICA: Primer contacto con el candidato a través del teléfono, donde se confirman algunos datos de la hoja de vida para cerciorarse en una primera instancia que cumpla con el perfil requerido. Es el momento también donde se le habla de la empresa y se le dan algunos detalles de la oferta.
• COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: Comportamientos observables que apalancan la cultura requerida por la estrategia y aplican  a todos los trabajadores de la empresa sin importar el cargo que ocupen.
• COMPETENCIAS TÉCNICAS: Aplicación de conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeño de las funciones propias de un cargo en particular.
• REFERENCIACIÓN LABORAL: Es unos de los últimos pasos en el proceso de selección a través del cual se comprueba la experiencia laboral del candidato en la última compañía donde trabajó, ahondando aspectos como desempeño, motivos de retiro, etc.
• EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO: Evaluación integral del estado de salud del aspirante a un empleo. Este examen se realiza con el fin de hacer valoración de la aptitud psicofísica, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto el trabajador, teniendo en cuenta los requerimientos del perfil del cargo que va a desempeñar.

PROCEDIMIENTO

1. DILIGENCIAR EL FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL: Una vez se genera una vacante ya sea por retiro, terminación de contrato, o despido del colaborador, aumento de la planta, el jefe de la dependencia solicitante debe diligenciar el formatode requisición de personal y obtener las firmas de aprobación correspondientes. Todos los formatos deben ir con la firma del Jefe inmediato, Gerente de la Regional y Gerente General.En el caso de ser un cargo nuevo este deber ir con la aprobación de la presidencia. La requisición debidamente diligenciada se entrega al analista de Selección en Talento Humano.

La consecución del personal deberá realizarse en un tiempo máximo de 12 días para cargos operativos, mientras que los cargos administrativos tendrán un lapso de 30 días para cubrirlo.

1. VALIDAR EL FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL: El departamento de Talento Humano verifica que el formato de requisición esté aprobado por las personas correspondientes, de lo contrario lo retorna para su trámite.

1. REVISAR O LEVANTAR LA DESCRIPCIÓN DE CARGO: El jefe del área junto con el departamento de Talento Humano valida o levanta la descripción de cargo en caso de no estar creado, y determinan la fuente de reclutamiento (interna o externa)

1. LLEVAR A CABO EL RECLUTAMIENTO DE HOJAS DE VIDA: Con base en la descripción de cargo se realiza la publicación de la oferta o se envía la convocatoria interna según descriptivo del cargo.  El analista de selección hace el filtro de hojas de vida.

1. REALIZAR PRE-ENTREVISTA TELEFÓNICA: El área de Talento Humano se comunica con los candidatos previamente seleccionados en la fase de reclutamiento, les comenta aspectos importantes de la empresa y del cargo, y valida alguna información principal de la hoja de vida. Se verifica que la persona cuente con los documentos requeridos en caso de quedar contratado como cédula,  certificaciones académicas etc.

1. REALIZAR ENTREVISTA PRESENCIAL A LOS CANDIDATOS: El área de Talento Humano entrevista a profundidad los candidatos con el propósito de conocerlos ydetectar  las competencias organizacionales y de rol requeridas para el cargo. para ello se desarrolla  entrevista individual donde se evalúan las competencias: innovación, redes de trabajo, comunicación con decisión y asertividad, compromiso, valoramos conocimiento y generamos impacto, seguido por una clínica de venta o juego de roles, donde se busca identificar las competencias requeridas del rol. Este es el momento donde se dejan claras las condiciones de la oferta. El Jefe de Recursos humanos participara en cualquiera de las etapas de la entrevista con el fin de fortalecer la evaluación de las competencias.

1. APLICAR PRUEBAS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DEL CARGO: El área de Talento Humano le corresponde aplicar las pruebas psicotécnicas pertinentes para evaluar las competencias asociadas al cargo. Dentro de esta fase también se aplican pruebas técnicas o de conocimiento en caso de que el candidato requiera un conocimiento específico para asegurar el buen desempeño de sus funciones. Para ello el área de interés entregara y calificara la prueba de conocimiento técnico requerida.

1. PRESENTAR LA TERNA DE CANDIDATOS AL JEFE INMEDIATO: El área de Talento Humano selecciona los tres mejores candidatos basado en los resultados de la evaluación esto incluye pruebas y entrevista para presentarlos al jefe inmediato del cargo que se está requiriendo. Este hará las entrevistas individuales y se procederá con una actividad de juego de roles, y diligencia el formato de Entrevista de selección asegurando emitir concepto de cada persona entrevistada.

1. DEFINIR EL CANDIDATO FINAL: El área de Talento Humano se reúne con el jefe inmediato para tomar la decisión sobre la persona más idónea para ocupar el cargo.

1. VERIFICAR REFERENCIAS: El área de Talento Humano verifica las referencias laborales del candidato final aclarando las inquietudes derivadas de la entrevista, se hace referenciación de la última  empresa en la que haya trabajado.

1. VERIFICAR ANTECEDENTES PENALES: A través de la página de la policía Nacional se hace la verificación de antecedentes penales de la persona, y se valida en la lista restrictiva, se imprimen los respectivos soportes.

1. EXÁMENES MÉDICOS: Una vez se haya realizado las respectivas verificaciones se puede proceder a enviar a la persona a practicarse los exámenes de ingreso ocupacional. El resultado se confirma con el área de Salud ocupacional para verificar las condiciones de salud del candidato y autorizar el ingreso.

1. AUTORIZACIÓN DE INGRESO: Se debe gestionar la autorización de ingreso mediante el formato de requisición, en el cual deberá quedar registrado los datos de la persona seleccionada este formato debe contar con la firma del Jefe inmediato, del jefe de talento Humano y VoBo del gerente general, gerente Recursos Humanos de la organización estos pueden ser por correo electrónico.

1. DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN: Después de recibir el concepto de aptitud por parte de Salud Ocupacional, se procederá a llamar al candidato para comunicarle que ha quedado seleccionado y pedirle los documentos requeridos para la contratación, estableciendo una fecha de recepción para los mismos. Dentro de esta misma llamada el analista deberá pedir también las tallas de la persona en caso de que vaya para el área de  Logística o PDV con el fin de solicitar la dotación.

1. ENTREGA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CANDIDATO FINAL A NOMINA: El área de Talento Humano deberá entregar el proceso de selección un día antes de la contratación del candidato a la persona encargada de realizar la contratación.

• Hoja de vida del candidato
• Formato de entrevista diligenciado por el área de Talento Humano y Jefe inmediato
• Resultados en pruebas psicotécnicas, y de conocimiento en caso de que aplique
• Informe de entrevista por competencias
• Informe de visita domiciliaria para cargos críticos. (Coordinadores, Jefes y/o Gerentes).
• Requisición autorizada por la Gerencia General / Gerencia Recursos Humanos donde se confirme asignación salarial
• Formato HABEAS Datos
• Listado de chequeo de documentos de incorporación

1. CONTRATACIÓN[pic 2]

Cuando el candidato es seleccionado se entrega la documentación del proceso al área respectiva de contratación. La persona se cita para la entrega de documentos y diligenciamiento de los formatos requeridos así como la firma del contrato. Dentro de los formatos se encuentran:

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