Obra De Teatro Organizacion Y Plotocolo

PLANIFICACIÓN GENERAL de un ACTO o EVENTO y su PROTOCOLO

• Todo Acto o Evento tienen un Planteamiento Inicial y un Proceso.

• Se necesita una Organización y esta conlleva un desarrollo.

• Un gran componente de Sentido Común, pero no suficiente.

• En Protocolo Todo = Depende = De muchos elementos, cosas, factores.

• Por lo cual lo que hoy es de una manera mañana puede haber variado, (circunstancias diferentes).

• Es necesario elaborar un plan estratégico con todos los pasos a seguir; (Esquema, Manual, Directrices, Programa,......).

Acto = Gran Obra de Teatro

Hay Actores (los protagonistas, anfitrión, invitado de honor, personalidades, etc.) Tenemos un Escenario, que habrá que decorar según las circunstancias, iluminación, etc. Diversas funciones que realizar durante todo el acto/evento. Necesidad de RR.HH. (azafatas, protección civil, mantenimiento, etc.). Invitados que hay que acomodar. Medios de Comunicación. Etc.

Pasos desde el Pre-Evento hasta el Post-Evento

Fases Organizativas:

Fase del Proyecto. Fase de Preparación y Ejecución. Fase de Valoración.

Fases de la Preparación y Ejecución:

Fase de Tanteo. Fase de Información. Fase de Recopilación Fase de Anteproyecto. Fase de Discusión o Debate Técnico. Fase de Proyecto y Programación. Fase de Organización. Fase de Taquilla. Fase de Comunicación Interna y Externa. Fase de Ensayos. Fases de Ejecución. Fase de Valoración.

Fases del Acto/Evento:

Fase de Tanteo:

Momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. Incluso es el momento de contrastar con otras instituciones y personalidades externas. Normalmente esta labor o cometido lo lleva directamente el andamiaje político.

Fase de Información:

Es la confirmación de que habrá un evento. Momento para acudir a los colegas para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos. Contrastar experiencias.

Fase de Recopilación:

Se está recopilando todo lo necesario para su elaboración. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento. (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc.)

Fase de Anteproyecto:

Cuando se tiene información precisa y recopilado el material necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Documento general e interno: Cronograma. Croquis. Listado Provisional. Algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.

Fase de Discusión o Debate Técnico:

Especie de anteproyecto que se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores. (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas). Tomar nota de las sugerencias. Como las fases anteriores esta es una de las más creativas; podemos diseñar, inventar, y podemos realizar aportaciones personales. Tenemos que acudir muy bien preparados, de esa manera tendremos mucho ganado.

Fase de Proyecto y Programación: Es el documento que los responsables máximos han dado el OK, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento. (casi siempre habrá correcciones a posteriori). Será el Programa Oficial: Cronograma. Listados. Croquis. Documentación Adicional. Libro de Ruta Diseños. Anexos.

Fase de Organización: Planificación General de todo el evento. Se trata de llevar a cabo a la práctica a lo que se dio el OK en la Fase de Proyecto:

- Listado de Invitados. - Tarjetones de Invitación. - Confirmación de Asistentes. - Asignación de Asientos. - Diseño, Montaje del Escenario. - Megafonía, Sonido. - Espacios Reservados. - Accesos a las Instalaciones. - Zonas de Parking. - Check Point o Zona de Información. - Regalos. - Pancartas, Murales. - Banderas, ubicación y Protocolo. - ETC.,.....

Fase de Taquilla: Los responsables de la taquilla también se ocuparan de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables. No se debe invitar a todos los que tenemos en la base de datos. Ver el medio por el cual se enviaran las invitaciones (correo ordinario, mensajería privada, en mano, etc.). Ir viendo cómo van las Confirmaciones (normalmente se enviaran más invitaciones que asientos, de esa manera tendremos un mayor número de posibilidades de garantizar el pleno).

Fase de Comunicación Externa e Interna: Nunca se debe confundirse la C. Ext. con los Medios de Comunicación. Ni la C. Int. con las Relaciones Públicas (RR. PP.) de carácter interno. Debemos entregar a todos los asistentes al acto/evento su propio “libreto” o “guión”, para los que tienen mayor protagonismo debe ser un programa completo y para el resto una versión reducida. Para el “Anfitrión” e “Invitado de Honor” será completo, (pero haciendo hincapié en el papel fundamental que desempeñaran). Todos los que ocupen o desempeñen lugares relevantes, deberán recibir sus correspondientes notas de protocolo, con texto sencillo. La C. Int. es fundamental para los que tienen que velar por que todo salga bien.

Fase de Ensayos: Se realizarán normalmente, la víspera o el mismo día, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde el acceso hasta la salida. Intervendrán; técnicos y “actores”, y lo más realista posible.

Fase de Valoración:

Valoración de los resultados. Analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos (tomar nota de todo como previsión para el futuro). Valoración en Caliente: Análisis muy somero. Valoración en Frío: Análisis muy pormenorizado de todos los pasos. Valoración Ejecutiva: Análisis técnico (informe de conclusiones), incluimos toda la documentación como anexo y también el informe económico.

PRE-EVENTO:

Bases Legales:

Solicitud de la Organización del Evento. Creación de Pliegos de Condiciones Generales. Reglamentos y Normativas. Creación de los Comités: Coordinador (figura física). Comité de Honor. Comité Organizador. Comité Ejecutivo. Comité Técnico Deportivo.

Formalidades Administrativas:

Autorizaciones/Permisos. Seguros. Invitaciones. Invitación Directa (Evento Deportivo). Invitación Indirecta (Evento Deportivo). Pueden ser de carácter Nacional o Internacional (Idiomas). Inscripciones. Acreditaciones. Credenciales. Licencias. Subvenciones y Colaboraciones. Origen: CSD, CC.AA., Diputación Provincial, Ayuntamientos, etc. Naturaleza: Dinero, Equipamiento, Disposición de Personal, Material, Préstamo,

...