Organización de viajes y desplazamientos nacionales e internacionales

OEE04 - Organización de viajes y desplazamientos nacionales e internacionales.

1.- Introducción.

Hoy en día, debido principalmente a la globalización de los mercados, las empresas compran y venden sus productos o servicios en cualquier lugar del mundo. Por ello, es necesario que las organizaciones mantengan contacto continuo con personas y empresas de otros lugares (tanto del mismo país como de otros países), y de esta forma se puedan mantener o mejorar sus relaciones con dichas entidades o países, se abran nuevos mercados, se mejore la imagen de la empresa, se obtengan nuevas formas o sistemas productivos, nuevos productos o para participar en ferias o eventos. Una forma de conseguir todos los objetivos anteriores es a través de la realización de viajes y desplazamientos de negocios.

Normalmente, la planificación y organización de viajes y desplazamientos de negocios es una tarea del asistente o asistenta a la dirección de la empresa, aunque puede realizarlo con ayuda de una agencia de viajes.

2.- Tipos de viajes.

Los viajes de negocios son muy importantes y habituales en el mundo empresarial actual. Aunque en las últimas décadas sufrieron un retroceso, en la actualidad han vuelto a resurgir debido principalmente al abaratamiento y aumento de la oferta de los medios de desplazamiento.

No todos los viajes son iguales y, por lo tanto, deben ser planificados y organizados de la misma forma, lo que sí hay que tener en cuenta siempre es que dichos viajes ofrecen una imagen de nuestra empresa al exterior, por lo que no se puede dejar nada a la improvisación y deben estar, dentro de las posibilidades que tengamos, lo mejor organizados posibles.

Además, un viaje de negocios siempre debe resultar rentable a la empresa, ya que de otra forma no tendría sentido que se realizara, por ello, antes de plantearnos realizar un viaje, debemos comprobar si es la mejor forma de conseguir nuestros objetivos.

Existen numerosas clasificaciones de viajes de negocios, en este apartado veremos algunas de las más importantes, aunque no son las únicas. Son las dos siguientes:

1. Viajes previstos e imprevistos.
2. Viajes nacionales e internacionales.

2.1.- Viajes previstos e imprevistos.

Según un viaje de negocios esté previsto con suficiente antelación o no, podemos encontrar la siguiente clasificación:

VIAJES PREVISTOS: su planificación se realiza con mucha antelación a la fecha del viaje. Puede ocurrir porque todos los años se realicen en las mismas fechas los mismos viajes de negocios (por ejemplo, para asistir a una feria que siempre tiene lugar en la misma ciudad y en las mismas fechas) o bien porque se ha previsto su realización con mucho tiempo.

1. Las principales ventajas de que un viaje esté previsto son: mejor organización (ya que no se deja nada a la improvisación, con los errores que las prisas de última hora pueden traer consigo), la posibilidad de encontrar billetes y hoteles a un precio inferior, el poder adaptar mejor el viaje a la persona que lo realiza o a las necesidades y objetivos de la empresa.

VIAJES IMPREVISTOS: son aquellos viajes de negocios que surgen de forma inesperada y que, por lo tanto, no están planificados con antelación. Aunque no los hayamos planificado sí que es necesario que cuenten con cierta organización para que se puedan cumplir los fines que se buscan con ellos, aunque dicha organización debe ser realizada de forma mucho más rápida que si se hubiera contado con el suficiente tiempo.

1. Sus principales inconvenientes son: que no se suelen encontrar ofertas o descuentos en billetes y hoteles y que puede haber errores en cuanto que no encontremos el viaje más idóneo a las características de la persona que viaja o a las necesidades de la empresa, o cometamos errores debido a la rapidez en su organización.

2.2.- Viajes nacionales e internacionales.

La segunda clasificación de tipos de viajes que vamos a ver es aquella que distingue entre viajes nacionales y viajes internacionales:

1. VIAJES NACIONALES: son aquellos cuyo destino se encuentra dentro del mismo país. Su principal característica es que son mucho más sencillos de organizar que los viajes internacionales, ya que conocemos la lengua, costumbres, principales medios de transporte u horarios. Ello no impide que haya que tener muchos otros factores en cuenta a la hora de organizar estos viajes: fechas importantes, posibilidad de retrasos o elegir el medio de transporte más adecuado.
2. VIAJES INTERNACIONALES: son aquellos cuyo destino está fuera del país de origen. Son más complicados de organizar que los viajes nacionales. A la hora de organizar estos viajes, hay que tener en cuenta muchas cosas, algunas de ellas son:

• Casi siempre el medio de transporte que se usa es el avión.
• Hay que tener en cuenta la diferencia horaria que pueda existir, así como el jetlag que se puede producir en los viajeros.
• Hay que preparar la documentación necesaria: dependiendo del país al que se viaje deberemos preparar ciertos documentos importantes como el pasaporte o visados.
• Realizar la vacunación pertinente dependiendo del país al que se viaje.
• Tomar las medidas adecuadas en cuanto a higiene y alimentación en el destino.
• Conocer sus costumbres, idioma, clima y principales características.

3.- Objetivos de los viajes y desplazamientos de negocios.

Una empresa puede realizar viajes y desplazamientos de negocios por numerosos motivos, lo que siempre debe estar claro, como ya se ha mencionado con anterioridad, es que la inversión que va a suponer un viaje de este tipo debe resultar rentable a la empresa y que sirva para cumplir sus objetivos, ya que en caso contrario no tendría sentido la organización de dicho viaje.

Algunos de los principales objetivos que pueden buscar las empresas con la planificación y organización de viajes y desplazamientos de negocios son:

1. Cerrar contratos y acuerdos con otras organizaciones.
2. Conocer de primer amano las necesidades de los clientes.
3. Hacer publicidad y promoción de la empresa y de sus productos y servicios.
4. Abrir nuevos mercados y conseguir nuevos clientes y proveedores.
5. Recoger información sobre nuevas formas de producir más eficientes, sobre nuevos productos, nuevos mercados, nuevas tecnologías, sobre cuáles son y cómo funcionan las empresas de la competencia o conocer las principales canales de distribución.
6. Formación del personal: para conocer idiomas o formas de producir nuevas.

4.- Las Agencias de Viajes.

Aunque la mayoría de las veces los y las asistentes a la dirección son los encargados de planificar y organizar viajes y desplazamientos de negocios, otras muchas se sirven de los servicios de las agencias de viajes, las cuales se encargarán de organizar algunas de las tareas relacionadas con la preparación de los viajes de negocios.

Se pueden solicitar los servicios de las agencias de viajes por muchos motivos, por ejemplo: por falta de tiempo, por especiales dificultades del viaje, por desconocimiento o por no contar con los medios necesarios para organizar el viaje.

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