Organizacion De Un Evento

1. QUE ES UN EVENTO?

Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.

2. TIPOS DE EVENTO:

Eventos Sociales:

principalmente destinados a “la diversión de los invitados”, se los puede realizar en salones, al aire libre, o en la propia casa, decorando un ambiente agradable, acogedor y comodo para cada unos de los asistentes.

Eventos Corporativos:

completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compañías con una mayor infraestructura tanto técnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Eventos Públicos y / o populares:

mejor conocidos como eventos masivos que en su mayoría son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.

Organizar eventos o reuniones empresariales es algo que está de moda, no solo para incentivar a los compañeros de trabajo e integrar el equipo, sino porque mejora el ambiente laboral y así mismo la productividad y operatividad.

Es importante que tengas en cuenta que tipo de personas asistirán a la reunión, si es en el día, la tarde o la noche, que tipo de comida prefieren, un break, un desayuno, un almuerzo y demás.

Feria showroom:

Realizar ferias empresariales o exposiciones le permitirán a tu compañía exponer las novedades en los productos o servicios. Requieren de una sala de exhibición amplia y un servicio de catering sencillo con pasabocas o bebidas pequeñas. Sin embargo la presentación debe ser sofisticada y elegante para transmitir calidad y profesionalismo.

Workshop:

Son talleres de trabajo para profesionales de una misma área. Está establecido para un intercambio informativo y se ha posicionado gracias a inversionistas extranjeros y extendido a otros campos. En estos casos el catering debe ser formal y tener un espacio apropiado que permita las dos funciones a la vez.

Coffee break:

Este tipo de evento es para una reunión corta entre empresarios o con los proveedores, donde pueda degustarse comida tipo coctel, es decir en porciones pequeñas y variadas. Es ideal para la mañana como desayuno o la media mañana.

Eventos de motivación o coaching:

Estos tipos de eventos pueden realizarse indoor o outdoor y deben incluir ideas creativas que incentiven a los empleados. Si es en un salón para eventos debe estar acompañado de un almuerzo, sin embargo si es al aire libre sandwich originales y deliciosas bebidas son lo ideal.

Combinados:

Ajustar las características de las reuniones empresariales que te hemos mostrado es otra opción, no debes regirte de manera estricta en algo estipulado, sino que por el contrario tu puedes hacer eventos personalizados y con focos especiales. Por eso si deseas combinar la comida de un evento con la estructura de otro, será tu decisión, de todas formas recuerda que lo primordial es pedir asesoría profesional a empresas de catering, quienes conocen el mercado actual y podrán asesorarte con efectividad.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas. Vinculado con esta actividad existe la denominada

“Industria de Reuniones” que a nivel internacional ha elaborado una terminología de uso común a la cual es necesario ajustarse a la hora de proyectarlos. En nuestro país el Buró de Convenciones de Cuba ha establecido una metodología coherente que agrupa definiciones, conceptos y precisa pautas a seguir para elaborar una propuesta de Evento. A continuación exponemos un resumen:

Los eventos se clasifican atendiendo a

A) Su carácter

B) Su naturaleza

POR SU CARÁCTER PUEDEN SER:

• Congresos

• Foros

• Conferencias

• Paneles

• Simposios

• Talleres

• Seminarios

• Asambleas

• Convenciones

POR SU NATURALEZA PUEDEN SER:

• Internacionales

• Nacionales con participación internacional

• Nacionales

• Eventos Internacionales

Para Cuba, son considerados Eventos Internacionales aquellos que sean originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país y también aquellos eventos generados por Instituciones Cubanas y a los que se les ha dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.

Eventos Nacionales con participación internacional

En este caso se trata de congresos generalmente de carácter permite promover una importante participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el auspicio de algunos Organismos Internacionales o de personalidades que contribuyan a la promoción de la participación internacional.

Eventos Nacionales

Son eventos generados por Instituciones y Organismos Cubanos con carácter puramente nacional y que pueden tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye una condición fundamental.

También existe una definición por su origen:

Diseño Propio, cuando es concebido totalmente en el país.

Sede Captada, cuando su celebración es producto de la asignación de sede por una Organización Internacional.

4. Etapas de un evento

PLANIFICACIÓN

Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.

• Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)

• Objetivo ( Misión y Visión)

• Público ( nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado ?

• Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)

• Cantidad de asistentes

• Fecha y Sede

• Características del grupo

• ORGANIZACIÓN

Sistema de actividades coordinadas

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