PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO (CENA DE GALA) LIC. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERAS

INSTITUTO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CHIAPAS[pic 1][pic 2]

        Universidad Salazar        

CATEDRÁTICO:

LIC. JOSE WILBER ALFARO PEREZ

OPERACIÓN DE GRUPOS Y CONVENCIONES

RUBÉN DARIO CORDERO DE LA CRUZ

KARLA VANESSA ROMERO RUIZ

Unidad II:

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO (CENA DE GALA)

LIC. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERAS

13 de Octubre de 2019

2.1 INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTOS DEL COMITÉ

• Exponentes: Rubén Darío Cordero de la Cruz

Karla Vanessa Romero Ruiz

El evento será llevado a cabo a como iremos mencionando más adelante, con el motivo de integrar de una manera más práctica a nuestros clientes, huéspedes e invitados siendo una forma más accesible y viable para que cada uno de nuestros departamentos analizados y comprendidos durante la semana del congreso sean eficientes. Tal es el motivo por el cual nuestros objetivos principales de los temas impartidos por nuestros exponentes fueron:

“Como atraer clientes a nuestras empresas con eficacia y facilidad: Líderes en Turismo”

Durante ésta semana quisimos fomentar diferentes pautas para que se pudieran establecer y seguir con un orden para la mejoría y fluidez del evento.

Cada función tiene un fin, por ésta razón debimos poner:

• Normas y Reglamentos: Todos los participantes debieron asistir a un horario establecido por la comisión encargada del evento (lo cual se dio en las tarjetas de invitación con las debidas indicaciones para cada día).
• Objetivos a cumplir: Como personas profesionales en el ámbito del turismo nos dividimos por áreas según nuestro rango de aprendizaje para así poder obtener más conocimientos e ir progresando a lo largo de cada tema, alcanzando los siguientes objetivos:

• De acuerdo a las necesidades de cada participante optamos por dar cursos individuales después de los temas generales para un mayor conocimiento.
• Mejorar en el área de administrar a los clientes y sus necesidades para mejorar y dar un servicio de calidad.
• Capacidad de comunicarse con los clientes y empresas, principalmente con un pensamiento totalizador y la capacidad de generar nuevas y mejores ideas.

Quisimos cerrar con broche de oro ésta semana de grandes tópicos y puntos para alcanzar objetivos con una cena de gala ya que de esta manera retomaremos lo más importante de cada uno de nuestros aprendizajes esperados y obtenidos ya que es una manera perfecta de poder entregar certificados de asistencia y algunos obsequios para los invitados especiales que tuvimos a lo largo de la semana y que fueron de gran aporte para una más de nuestras actividades teniendo como beneficio un trabajo y un proceso más eficaz con nuevos conocimientos y tácticas para nuestro futuro como una empresa turística.

2.2 ELECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE

• Villahermosa, Tabasco.

Para poder elegir la ciudad tomamos en cuenta los motivos que algunos de nuestros clientes y participantes del congreso anteriormente tomado nos hicieron. De ésta manera pudimos elegir un lugar correcto que cuenta con facilidad al llegar, eficacia en sus lugares turísticos y que pudiera capturar la atención de cada uno de nuestros participantes.

Hay muchas opciones diferentes de espacios y dependiendo de nuestra cena se nos hizo un lugar correcto, elegante y con buen turismo para personas que vienen de fuera, tomando en cuenta que es la capital de nuestro estado y así poder tener accesos más fáciles que veremos más adelante.

Por esa razón optamos por elegir un lugar con las características de:

• Es un lugar productivo y eficaz: Al ser un lugar en constante movimiento de los trabajadores y la población en general se toma en cuenta que estamos activos y con muchas opciones de trabajo en donde si les hace falta algo que no está provisto con facilidad podemos obtenerlo.

• Accesible: Es un lugar céntrico donde la mayoría de nuestros socios e interesados en venir al congreso pudieron retomar sus actividades después de, con facilidad, y de esa manera no llegaban tarde o se retrasaban en sus actividades diarias y cotidianas, de esta manera no interferimos en la mayor parte de su tiempo libre.

• Lugar turístico: Como sabemos, a pesar de ser un lugar céntrico para muchas personas es un lugar el cual llama la atención por tener diversas actividades las cuales nosotros, como empresarios del turismo, podemos aprovechar para captar la atención e ir obteniendo beneficios.

Así podemos elegir un lugar correcto y que funcione más que nada para convencer de una manera indirecta utilizando estrategias que nuestros socios podrán ver y así ser totalmente convencidos que nuestro lema, objetivos, y temas de los congresos vayan tomados de la mano dando así una nueva oportunidad a la ciudad teniendo en cuenta que podremos ser así futuros emprendedores con la ciudad ya sea en convenios en diferentes lugares de ésta misma o influyendo de manera eficiente en otras reuniones o eventos disponibles a futuro donde encontremos oportunidades.

2.3 ELECCIÓN DEL HOTEL

• Villahermosa Marriott Hotel

Paseo Tabasco 1407 Villahermosa

Para elegir esta locación nos basamos principalmente en que es un lugar con accesibilidad para los asistentes, flexibilidad con los horarios y por ser un hotel reconocido en la ciudad. Pudimos obtener algunas ventajas del mismo tales como algunos servicios ofrecidos por el hotel de cortesía ya que, al igual nosotros estaríamos haciendo una eficacia con su hotel.

Más que nada, la ubicación, el tipo de equipamiento y la construcción fueron las principales características para que no fuera algo común y aburrido, sino que estuviera dentro del rango de lo casual y elegante.

El acceso que nos ofrecían por la parte interna, es que tiene ciertas comodidades como escaleras y ascensores y externos los cuales son las desviaciones de las calles con facilidad de salida para cualquier lugar a donde quiera que vayan, accesibilidad de rutas, calles asfaltadas y con seguridad, al igual que cuenta con servicios públicos de transporte y medios de comunicación cercanos por cualquier emergencia, así como algunos servicios de atención.

Una característica importante fue la selección de la capacidad, ya que al ser un magno evento con gran importancia las personas iban a ser demasiadas y de acuerdo a la distribución de los salones pudimos organizar de manera correcta esas cuestiones con la ayuda de las habitaciones que el hotel nos otorgó ya que de esta manera se organiza la elección de la cantidad de sillas, mesas y demás escenarios. La infraestructura es una de las necesidades más importantes que pudimos buscar y en la cual nos basamos ya que cuenta con sala de administración y es una de las principales áreas en las que nos basamos. Los servicios administrativos y de los que nos brinda el hotel como accesibilidad de teléfono, wifi, y servicios básicos necesarios que encontraremos.  

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