¿Para qué se evalúa las brechas de un proyecto?

¿Para qué se evalúa las brechas de un proyecto?

En una frase, para detectar capacidades diferentes a las que tiene la empresa pero que, de alguna u otro manera, son requeridas por la empresa para satisfacer las necesidades del negocio. Es decir, se tiene que resaltar las carencias de la empresa por las cuales no puede plantear soluciones para atender las necesidades del negocio y como consecuencia no logra tener los resultados esperados. Visto de otra manera, evaluar las brechas es chequear si con la estructura, personas, procesos, tecnología y todas las capacidades y los recursos disponibles de la empresa, es posible que la organización satisfaga las necesidades del negocio, por supuesto manteniendo siempre un consenso compartido con los interesados clave acerca de los resultados. Evaluar brechas es determinar el conjunto de condiciones necesarias para satisfacer las necesidades del negocio en un estado futuro de la empresa.

Evaluar brechas se realiza para analizar la capacidad actual de la empresa y determinar que le falta para que pueda satisfacer las necesidades del negocio, esto es, adquirir información de la empresa como esté disponible sobre su estado actual y en relación con la necesidad de negocio que se desea cubrir. Obtenida esta información, se detallan las capacidades actuales de la empresa frente a esta necesidad, y luego se evalúan en función a los objetivos deseados, lo que nos llevará a determinar si la organización cuenta, actualmente, con la capacidad para satisfacer las necesidades del negocio.

Evaluar brechas se realiza para modelar los estados actual y futuro de la empresa, compararlos y luego identificar qué capacidades de organización deben agregarse, modificarse o quitarse para apoyar la visión de negocio, estrategia, metas y objetivos. Ejemplo de lo que se detalla y puede ser comparado en estos dos modelos para determinar y evaluar brechas de la empresa son: estrategias, alcance del espacio de soluciones, valor del negocio y entregables.

Se evalúan brechas incluso para llevar a la empresa a sus límites, tales como, entrar en un nuevo mercado o para realizar un consorcio o una fusión con otra empresa, o para adquirir otra empresa. 

Evaluar brechas ayuda a realizar los cambios en la empresa, es decir, se puede decir que en la empresa se tiene el estado actual que la describe “tal como es” y se desea tener el estado futuro que se describe “tal como será”, naturalmente este cambio de estado implica una serie de variaciones en la empresa de acuerdo con ciertas necesidades de negocio. Brecha es lo que impide que se logre el cambio de estado y análisis de brechas es identificar, describir y evaluar diferentes maneras de llenar estas brechas. En otras palabras, un análisis de brechas identifica lo que debe implementarse para que la organización satisfaga sus necesidades.

Como información final resaltaré una situación que debe preocuparnos notablemente ¿Qué tanto sentido tiene el análisis de brechas? El análisis de brechas se puede hacer tan grande como uno quiera, pero cuidado, como todo en análisis de negocios, en algún momento el esfuerzo no será rentable. Si el análisis de la brecha es muy rudimentario, entonces no agregará ningún valor. Simplemente no proporcionará suficiente información ni será útil para seguir trabajando con la estrategia de cambio. Por otro lado, si es demasiado detallado, gran parte de la información no se utilizará para encontrar diferentes soluciones alternativas y si no se utilizan los resultados, puede llegar a ser una pérdida de tiempo.

¿Para qué se especifica y modela los proyectos, que se debe tomar en cuenta para realizar esta tarea?

Empezaré con resaltar que el nombre formal de la tarea según el BABOK, tanto en su segunda edición (sección 6.3) como en su tercera edición (sección 7.1), es Specify and Model Requirements, que al traducirse al español resulta que la tarea tiene por nombre “Especificar y Modelar Requerimientos”, la respuesta estará dada en relación a esta tarea.

Según el BABOK v3, Especificar y Modelar los Requerimientos se realiza para “analizar, sintetizar y refinar los resultados de elicitación en requisitos y diseños”, es decir, se debe examinar, detallada y cuidadosamente, los resultados de la elicitación, para luego crear mejores representaciones de esos resultados. La actividad de Especificar y Modelar Requerimientos, claramente, se enfoca de dos maneras, el primer enfoque, busca comprender la necesidad, aquí el resultado de la tarea es un requerimiento, el segundo enfoque busca generar una solución, aquí el resultado de la tarea se llama diseño. Además, esta tarea también incluye recopilar atributos o metadatos de requerimientos. Además, son los requerimientos los que determinan el tipo de actividad considerada por la tarea de Especificar y Modelar los Requerimientos para realizar en relación con este requerimiento.

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