Protocolo requerido para la organizacion de un evento

PROTOCOLO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

A pesar de la inexistencia de un manual preciso de pasos a seguir para conseguir la exitosa realización de un evento, a continuación serán expuestas algunas sugerencias acerca del orden que pudiesen llevar los mismos.

1. FASE DE CREACIÓN: Inicialmente se debe tener una idea clara de lo que se espera organizar, los objetivos con que se realiza el evento, los medios con los que se cuenta para su realización y el presupuesto disponible. Cabe aclarar que esta visualización que se logra tener en primera instancia no es de carácter estático (pues probablemente la misma sufra cambios a través de la maduración organizativa y de las realidades que se requieran enfrentar) y recalcar la importancia del cuestionamiento a través de preguntas puntuales como por ejemplo :

¿Qué me han encargado?

¿Qué se pretende transmitir y cuáles son los objetivos?

¿A quien me dirijo ó que tipo de público?

¿Dónde puedo realizar el evento?

¿Cómo estructuro el acto?

2. DENOMINACIÓN DEL ACTO: Seleccionar el nombre del acontecimiento en caso de ser requerido.

3. FIJACIÓN DE FECHA Y HORA: Este paso se deberá realizar con antelación suficiente para que se logre cumplir con todos los preparativos.

4. ESTUDIO DE CAMPO: Se fija el lugar, estudian distintas posibilidades, accesibilidad, capacidad, aparcamientos, luces, entre otros. Adicionalmente, se hace una composición mental de las posibilidades del programa.

5. LA CREATIVIDAD: Se elabora el primer borrador del programa, se expone y se reciben las pertinentes sugerencias.

6. ORGANIZAR LAS PIEZAS:

-El acto y su contenido: Recibimiento de los invitados, ordenación de los asistentes, explicación de los objetivos del acto, parlamento del anfitrión e invitados de honor (si se requiere), encuentro entre anfitrión e invitados y finalmente, despedida.

-El programa: Descripción del paso a paso de todo el desarrollo del acto, guión del acto, planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión y los invitados, flexibilidad y previsión de tiempos de “colchón”.

-Partes del programa: cronograma, anexos, libro de ruta, listados, notas de protocolo, documentación, organización interna.

-Medios de comunicación: Atraerlos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento a través de que les lleguen plenamente los objetivos y los mensajes.

7. LOS INVITADOS Y LA TAQUILLA: Elaboración de las invitaciones, envío de las mismas, seguimiento sobre su recepción, establecimiento de sistema de confirmación, creación de la taquilla, coordinación con el responsable de protocolo y programa informático adecuado.

8. LOS PROVEEDORES Y SU GESTIÓN: Es importante recalcar en este punto que la gestión de un evento deberá

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