RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA SEGÚN EL ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001 DENTRO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS
Enviado por emmatjplato • 6 de Agosto de 2014 • 1.966 Palabras (8 Páginas) • 413 Visitas
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA EN LAS EMPRESAS SEGÚN EL ACUERDO 060
INSTRUCTORA:
YANETH RACHE
APRENDIZ:
EMMA TORRES
PLATO MAGDALENA
AGOSTO 5 DE 2014.
RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA SEGÚN EL ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001 DENTRO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS.
La recepción de correspondencia debe hacerse por la ventanilla de recepción y debe ser radicada con un código de uso interno de la entidad a la cual está llegando la correspondencia, la persona que hace la recepción debe estar capacitada para la clasificación gestión de respuestas a las diferentes correspondencias recibidas,
Las correspondencias pueden ser:
por correo certificado
por vía fax
por email
Si la información es llevada en físico se Debe presentar dos hojas de la misma correspondencia ya que una es recibida en la ventanilla y una copia en la cual se da el radicado o recibido de la misma donde se coloca en la parte superior el radicado, la fecha, hora y firma de quien hace la recepción, puede ser sistemática o manualmente según el método usado por la entidad.
Para evitar el represamiento documental se debe organizar la gestión, mediante los procesos de distribución para generar respuestas inmediatas a las solicitudes realizadas por los usuarios que registren las correspondencias.
Los expedientes son los archivos de una gestión en una actividad de un ente, el cual es consultado y alimentado frecuentemente y desarrolla un proceso para investigar e indagar sobre los riesgos y pertinencias que ayuden a tomar decisiones en beneficio de una actividad o de una persona especifica según el hecho plasmado en dicho expediente, hoy día estos expedientes pueden ser consultados, alimentados y digitalizados para su conservación de forma digital usando un programa de gestión en las herramientas informáticas
EN EL I.C.B.F
La recepción de la correspondencia es realizada en una ventanilla de recepción según el proceso que desarrolle, estas son distribuidas a la decencia para la cuales fueron creadas, la persona que hace la recepción aún no cuenta con un sistema sistematizado, poseen el sistema de radicación manual y su clasificación la realiza la encargada de la misma dependencia la cual realiza la gestión para la eficaz solución de cada una en un lapso de tiempo pertinente.
Aquí una muestra del proceso de gestión documental y recepción de la correspondencia:
MAPA CONCEPTUAL
EL DOCUMENTO
Tiene una
Recepción de la información
Apertura del contenido o información.
Clasificación del documento y verificación de la informaion
La información puede ser interna o externa
Registro de la información con los datos mar relevantes
Revisión de documentos para su respectiva radicación
Reparto de la información, dar a conocer la comunicación
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA EN LAS EMPRESAS SEGÚN EL ACUERDO 060
INSTRUCTORA:
YANETH RACHE
APRENDIZ:
EMMA TORRES
PLATO MAGDALENA
AGOSTO 5 DE 2014.
RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA SEGÚN EL ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001 DENTRO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS.
La recepción de correspondencia debe hacerse por la ventanilla de recepción y debe ser radicada con un código de uso interno de la entidad a la cual está llegando la correspondencia, la persona que hace la recepción debe estar capacitada para la clasificación gestión de respuestas a las diferentes correspondencias recibidas,
Las correspondencias pueden ser:
por correo certificado
por vía fax
por email
Si la información es llevada en físico se Debe presentar dos hojas de la misma correspondencia ya que una es recibida en la ventanilla y una copia en la cual se da el radicado o recibido de la misma donde se coloca en la parte superior el radicado, la fecha, hora y firma de quien hace la recepción, puede ser sistemática o manualmente según el método usado por la entidad.
Para evitar el represamiento documental se debe organizar la gestión, mediante los procesos de distribución para generar respuestas inmediatas a las solicitudes realizadas por los usuarios que registren las correspondencias.
Los expedientes son los archivos de una gestión en una actividad de un ente, el cual es consultado y alimentado frecuentemente y desarrolla un proceso para investigar e indagar sobre los riesgos y pertinencias que ayuden a tomar decisiones en beneficio de una actividad o de una persona especifica según el hecho plasmado en dicho expediente, hoy día estos expedientes pueden ser consultados, alimentados y digitalizados para su conservación de forma digital usando un programa de gestión en las herramientas informáticas
EN EL I.C.B.F
La recepción de la correspondencia es realizada en una ventanilla de recepción según el proceso que desarrolle, estas son distribuidas a la decencia para la cuales fueron creadas, la persona que hace la recepción aún no cuenta con un sistema sistematizado, poseen el sistema de radicación manual y su clasificación la realiza la encargada de la misma dependencia la cual realiza
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