Tecnología en Gestión administrativa

Organización De Eventos

Congreso Cartagena

Andrea Catalina De León Jaramillo

Adriana Lucia Quintana Pinzón

Clara Inés Zona Espinosa

Alexander Pinto Angulo

Mónica Vanessa Niño Tovar

Servicio Nacional De Aprendizaje – Sena

Centro De Desarrollo Agroempresarial CDA – Chía

Tecnología En Gestión Administrativa – Ficha 1261402

Chía, Cundinamarca

Marzo 15 De 2.018

Guía No. 1

Organizar Eventos Que Promuevan Las Relaciones Empresariales, Teniendo En Cuenta El Objeto Social De La Empresa

Aprendices:

Andrea Catalina De León Jaramillo

Mónica Vanessa Niño Tovar

Alexander Pinto Angulo

Adriana Lucía Quintana Pinzón

Clara Inés Zona Espinosa

Instructor:

Cesar Alarcón Montaño

Servicio Nacional De Aprendizaje – Sena

Centro De Desarrollo Agroempresarial CDA – Chía

Tecnología En Gestión Administrativa – Ficha 1261402

Chía, Cundinamarca

Marzo 15 De 2.018

INDICÉ

1. Introducción……………………………………………….  4
2. Justificación ……………………………………………… 5
3. Objetivo General ………………………………. 6

3.1 Objetivos Específicos …………………………… 6

1. Desarrollo del trabajo ……………………………………… 7

1. Determinar las necesidades del cliente ……………… 7
2. Requerimientos de la empresa para desarrollar el evento ……………. 8
3. Realizar la Venta del Evento …………………………………. 10
4. Listado de los Elemento necesarios para llevar acabo el evento …… 11
5. Planeación del evento …………………………………. 11

1. Presupuesto …………………………………………. 14

1. Planeación y Manejo del evento …………. 17
2. Desarrollo del Evento……………………………… 21

1. Análisis de Satisfacción del Evento ……………………………… 22
2. Conclusiones ……………………………………….  23
3. Bibliografía o Webgrafía ……………………………………. 24

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo está basado en lo que sería eventualmente un evento en la ciudad de Cartagena, en él se especificara todo lo necesario para la realización adecuada de lo que sería el evento en realidad, las cotizaciones y presupuestos han sido realizados con datos reales, lugares reales, como por ejemplo el lugar en el que será la recepción de los invitados, en este va incluido cada uno de los gastos estipulados para el evento.

JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que el siguiente trabajo se realizó con el fin de investigar el paso a paso de cómo realizar la prestación de servicios de una organización de eventos como empresa, en cual se buscó brindarles toda la asesoría posible en cuanto a cotizaciones, hospedajes y actividades que se consideraron pertinentes para la realización del evento.

OBJETIVO GENERAL.

Desarrollar un plan de acción que nos permita identificar cuáles son las pautas para la realización de un evento.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

• Proponer Diferentes opciones de eventos.
• Planear la organización del evento
• Trazar un plan de acción para determinar cómo se realizará el evento

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

* Determinar las necesidades del Cliente

1. Defina el Conjunto de Necesidades del Cliente (SENA).

R/

• Asegurar el  transporte, el cual la flota de buses lleve a cabo el  traslado de las personas  desde el Centro de Desarrollo Agroempresarial, ubicado en la Vereda Bojacá en Chía, hasta el Aeropuerto en Bogotá, y luego desde el Aeropuerto  en Cartagena hasta el hotel y viceversa.

• Tener el espacio y el horario donde las listas de chequeo se puedan llevar acabo con el debido tiempo y así evitar retrasos en el cronograma establecido.

• Contar la disponibilidad del personal del hotel a la hora de hacer el registro de ingreso de las personas participantes en el congreso.

• Contar con la alimentación, las bebidas, la recreación y demás aspectos clave para satisfacción de los participantes al evento.

• Observar que el auditorio donde se llevará a cabo el congreso, esté adecuado para poder realizar el evento.

• Tener disponibilidad de brigadistas y equipo de emergencias que hagan parte del evento y contar con ellos para las demás actividades a realizar.

1. Analice los requerimientos de la Empresa que necesita desarrollar el evento.

R/

• Conformar el Comité Central del Evento:

• Coordinador General
• Comité Organizador
• Comité de Logística
• Comité de Bienvenida y Premiación
• Comité Publicitario
• Comité Financiero

• Establecer un Nombre del Evento:

• Opción 1: 1er Encuentro de Liderazgo y Emprendimiento (Del 16 al 18 de Marzo) en Cartagena de Indias.
• Opción 2: Congreso Nacional de Desarrollo Educativo.
• Opción 3: Congreso Cultural de Liderazgo, Innovación, Motivación y Mejora en la Educación.

• Objetivo:

• La realización del evento tiene, como objetivo principal, dar a conocer las diferentes tendencias y prácticas en cuanto a innovación, liderazgo y motivación que están transformando la educación del mundo, identificando los recursos para la mejora del aprendizaje y compartiendo experiencias en la práctica docente para construir acuerdos de trabajo en conjunto, y así mismo recibir el reconocimiento por dichas prácticas.

• Evidencias del Proceso:

• Cotizaciones de planes de Agencias de Viajes.
• Organización y distribución de temas de las conferencias.
• Actividades extracurriculares del Congreso.
• Organización y planeación de los lugares donde se llevarán a cabo todas las actividades.

• Presupuesto:

• $250.000.000 (Doscientos Cincuenta Millones de Pesos).

• Invitados:

• 250 Instructores, 10 Expositores, 5 Directivos.

• Lugar:

• Cartagena de Indias, Distrito Turístico y Cultural.

• Actividades a Realizar:

• Conferencias
• Actividades de integración

• Hora y Fecha:

• Fecha: Del 16 al 18 de Marzo de 2.018.
• Hora: Conferencias, de 9:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 a 4:00 p.m.

• Organización para la ejecución de las siguientes actividades:

• Trasporte
• Hotel
• Comidas (Desayuno, Almuerzo y Comida)
• Protocolo
• Escenario
• Presentador (es)
• Conferencistas
• Programa del día
• Invitaciones
• Listado de Asistencia
• Equipos de Comunicación y Audiovisuales
• Menaje
• Meseros y personal de apoyo
• Arreglos florales
• Banderas (Sena, Colombia, Cartagena)
• Himnos
• Mesa Principal
• Encuesta de Satisfacción
• Seguridad y Equipos de Emergencia

* Realizar la Venta del Evento

1. Diseñar un Ciclo del Servicio identificando los momentos de verdad.

R/

[pic 1]

1. Elabore una lista de los elementos necesarios para llevar a cabo el Evento.

R/

• Astas y banderas.
• Video beam.
• Atril.
• Utensilios de menaje (vasos, jarras, cubiertos etc...).
• Equipos de sonidos y cómputo.
• Mesas y sillas.
• Escarapelas, invitaciones, habladores, certificados, agendas, lapiceros, folletos.
• Arreglos Florales.
• Señales de seguridad.
• Botiquín de primeros auxilios.
• Extensiones de corriente.
• Planta eléctrica auxiliar.
• Cámara de video y fotografía.
• Carteles y material POP.
• Botes de aseo y sus elementos de  aseo.
• Útiles de aseo y limpieza para los baños.
• Punto de objetos perdidos.

1. Elabore la Planeación de las Actividades necesarias para llevar a cabo el Evento.

R/

Planeación

• Temática:

“Congreso Cultural de Liderazgo, Innovación, Motivación y Mejora en la Educación”.

• Selección de Sede:

Cartagena de Indias, Distrito Turístico y Cultural

Hotel Corales De Indias

[pic 2]

Ubicación del Hotel:

Dirección: Carrera 1 No. 62 – 198, Crespo, Cartagena de Indias.

[pic 3]

• Presupuesto:

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• Patrocinadores:

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

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• Equipo De Organización:

Comités encargados.

Comité de Programas

• Prepara el cronograma de las  actividades con fechas y toques.
• Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
• Estructura el programa técnico.
• Establece los mecanismos para la preselección.
• Selecciona los ponentes y conferencistas.
• Selecciona coordinadores de actividades.
• Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo.
• Estructura el programa social.
• Elabora el programa de visitantes.
• Fija fechas de reuniones.
• Programa acciones pendientes.
• Mantiene informado al comité organizador.

Comité de Apoyo o Servicios Generales

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