Tribunal Electoral del Estado de México
Enviado por Pablo Jimon • 21 de Octubre de 2022 • Informe • 4.243 Palabras (17 Páginas) • 57 Visitas
[pic 1] Tribunal Electoral del Estado de México
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Presentación
El presente Cuadro General de Clasificación Archivística tiene su fundamento en los artículos 6° apartado A, fracciones I y V, 73 fracción XXIX-T de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 4° fracciones XX y XXXVII, y 13, fracción I y párrafo segundo de la Ley General de Archivo. De los cuales se desprende el deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, de preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicar la información completa y actualizada a través de los medios electrónicos disponibles, así como de contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles.
Con base en lo anterior fue elaborado el Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Estado de México, el cual es un instrumento técnico que refleja la estructura documental de este órgano jurisdiccional con base en las funciones y atribuciones de cada área generadora, dicha estructura será por funciones sustantivas y comunes, atendiendo los niveles de fondo, sección, serie, subserie y unidad documental (expediente).
Asimismo se establecen los principios para diferenciar y agrupar las series documentales que conforman el acervo del Tribunal Electoral del Estado de México, basado en el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, emitido por el Archivo General de la Nación.
Con la implementación de este instrumento se establecerán estándares homogéneos para la organización, control y conservación de los documentos de archivo que se generan y se reciben en este Órgano Jurisdiccional.
Objetivo General
⮚ Establecer un instrumento de control y de consulta archivísticos que contribuya a la identificación y adecuado control de los grupos documentales que se generan y reciben en el Tribunal Electoral del Estado de México, a fin de homogeneizar la clasificación del acervo documental del Tribunal.
Objetivos Específicos
- Establecer un esquema de clasificación archivística bajo una estructura lógica, basado en las funciones sustantivas y comunes, con la finalidad de identificar y agrupar los documentos recibidos y generados por las áreas del Tribunal.
- Aplicar una metodología estandarizada para la clasificación y codificación de los expedientes recibidos y producidos en las Unidades de Archivo de Trámite.
- Facilitar la identificación y el acceso a los documentos que conforman el acervo documental del Tribunal.
- Fomentar la cultura en materia archivística, para homogenizar los estándares de clasificación documental.
Políticas de operación
- La estructura del Cuadro del Clasificación, se integra por agrupaciones documentales llamadas fondo, sección, serie y subserie, en su caso, las cuales integraran el código de clasificación.
- El Cuadro de Clasificación se revisará anualmente, a efecto de mantenerlo actualizado acorde a los requerimientos de las áreas del Tribunal.
- Las áreas de Tribunal remitirán a la Coordinación de Archivo un listado de las funciones que desempeñan, para posteriormente incorporarlas al Cuadro de Clasificación, toda vez que esta última, será la responsable de integrar las secciones, series y subseries documentales.
- La clasificación archivística se realizará asociando cada expediente a las series documentales que correspondan, según la función específica de la que se deriva el asunto.
- Los documentos de comprobación administrativa: son aquellos que se generan de forma natural en función de una actividad administrativa, cuya utilidad reside en la información que contienen para el apoyo de las tareas.
- Los expedientes que se relacionen con datos personales, deberán identificarse con las siglas “SDP” para control y adecuada protección.
- Los órganos y áreas asentarán el código general de clasificación en los documentos que elaboren.
ESTRUCTURA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
Se estableció una estructura jerárquica que tomó como base los niveles de Fondo, Sección, Serie y Sub-serie como se muestra en el siguiente esquema:
FONDO: | Conjunto de documentos generados y/o recibidos por el Tribunal en el ejercicio de sus funciones y atribuciones con cuyo nombre se identifica TEEM. | |
ÁREA: | Área que resguarda la información | |
SECCIÓN: | División del fondo, tomando como base las funciones sustantivas o funciones comunes del Tribunal. | |
SERIE: | Conjunto de expedientes interrelacionados por una función o un mismo asunto. | |
SUBSERIE: | Conjunto de expedientes que forman parte de una serie documental y que se identifican de forma separada en relación a la división de la serie. | |
EXPEDIENTE: | Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto. |
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
El código de clasificación archivística permite sustituir el nombre de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, también informa sobre la ubicación dentro de la estructura institucional ya que utiliza una codificación que forma parte del Cuadro de Clasificación empleando siglas para los niveles de fondo, sección y números para los niveles de series y subseries. Asimismo, la utilización de la clave de clasificación archivística permite conocer la pertenencia de los documentos y expedientes a una determinada serie (función o conjunto de actividades) de acuerdo al Cuadro de Clasificación, como se muestra a continuación:
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