Informe

Caucasia, Noviembre 28 de 2009

Doctor

ORLANDO JOSE RODRIGUEZ ALVAREZ

Coordinador Orosalud IPS EAT.

Ciudad.

Asunto: INVENTARIO OROSALUD IPS EAT.

1. El inventario con corte al 31 de agosto de 2009, efectuado el 2 de septiembre, reflejo un valor total de $16.341.407, valorizado al costo de compra, presentando un faltante de $271.265 y un sobrante de $17.972, del cual se pudo constatar que existen muchos inconvenientes de tipo técnico, para controlar y salvaguardar dicho activo tales como:

1. No existe un software que permita actualizar permanentemente  las entradas y salidas de productos, y por ende reflejen los saldos reales, para establecer un comparativo físico con los productos.

1. La ausencia laboral por incapacidad de la regente, en el periodo comprendido entre el 6 y el 11 de julio, lo cual fue reemplazada por personas ajenas al manejo del programa, genero posibles inconsistencias, en el movimiento de entradas y salidas de los productos, y por ende en el resultado final de existencias por productos.

1. Otra razón que afecta las operaciones del negocio, es que eventualmente el programa de Excel que sirve de base para las ventas diarias; presenta deficiencias. Motivo más que suficiente, para la implementación y adopción inmediata de un software idóneo, para el control y adecuada administración de la farmacia.

1. La situación anterior, es un fiel reflejo de las inconsistencias presentadas, en los resultados finales en el conteo del inventario físico, lo cual se detectaron  sobrantes y  faltantes (Ver relación anexa).

RECOMENDACIONES:

1. Con urgencia se requiere un software que permita un control efectivo del inventario de medicamentos y de las ventas de los mismos, lo cual refleje permanentemente saldos reales.

1. El software debe ser manejado solo por personal idóneo y autorizado, con la finalidad de establecer responsabilidades.

1. Tener un listado al menos mensual de los medicamentos, para conocer su permanencia en la farmacia y ponerlos a circular y no esperar a que se venzan o se pongan en cuarentena.

1. Exigir al proveedor del software, una alarma que detecte los productos a los 4 meses antes de vencerse y también exigir a la persona encargada la vigilancia de los productos.

1. Con el apoyo del software, le permite al área contable y a la gerencia, realizar los correctivos pertinentes, en el momento oportuno.

1. Si no se efectúan los cambios sugeridos, por parte de la administración, serán reincidentes  las situaciones anteriormente presentadas y no se lograran los objetivos de control y las políticas administrativas previamente establecidas.

      Atentamente.

      CESAR PAVAJEAU

         Contratista.

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Caucasia, Noviembre 28 de 2009

Doctor

ORLANDO JOSE RODRIGUEZ ALVAREZ

Coordinador Orosalud IPS EAT.

Ciudad.

Asunto: INVENTARIO OROSALUD IPS EAT.

1 El inventario físico realizado en la IPS , se efectuó en su totalidad el conteo físico, en el mes de septiembre, en cada una de las dependencias. Reflejando inconvenientes para su valorización, en razón a que no existen físicamente las facturas de compra correspondiente en un 80%, con respecto a  la totalidad de las compras efectuadas por OROSALUD.

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