Administracion De Arcchivo

INTRODUCCIÓN

La era del informática en el cual, marca un derrotero muy preciso en la corriente de la información. Ella nos hace deducir que la comunicación se ha vuelto flotante y, por esa razón, debemos estar prestos a suministrar la información en forma precisa, correcta y oportuna.

Por esta circunstancia, y dada la importancia que tiene los archivos, se hace necesario un conocimiento de sus fundamentos para ejercer el oficio de archivero, ya establecido desde la esplendorosa época de los romanos.

Resulta necesario que en cada institución se constituya un Sistema Institucional de Archivos, el mismo que está integrado por los Archivos de Gestión, los Archivos Periféricos (cuando éstos existan) y por el Archivo Central. Precisamente, este último será el que conduzca las labores archivísticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

Se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información.

El archivo representa la memoria del proceso gerencial, y tiene como función primordial depositar información útil.

ADMINISTRACIÓN:

Es un proceso de utilización de los recursos básicos, mediante el cual al planear, organizar, ejecutar y controlar. Se deben alcanzar los objetivos propuestos.

ARCHIVO

Archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su trabajo su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control.

Asimismo es una colección de registros que se encuentran relacionados entre sí, estos archivos se diseñan para manejar grandes cantidades de datos.

Objetivos

 Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administración de archivos.

 Brindar servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la investigación.

NIVELES DE ARCHIVOS

 ARCHIVO DE GESTIÓN

Es comúnmente conocido como el “archivo de oficina “y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

 ARCHIVO CENTRAL

También es denominado “archivo administrativo” y es el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la propia administración o de los ciudadanos.

El archivo administrativo, suele ubicarse físicamente en los locales del archivo y está bajo la responsabilidad del Archivero de la Institución.

 ARCHIVO PERIFÉRICO

Se constituye opcionalmente como producto de la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas de una institución que así lo requiera.

 ARCHIVO HISTÓRICO

Está encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con más de treinta años de originados. Sus principales fines son la investigación y la difusión cultural.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

 Clasificar documentos:

Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

 Ordenar documentos:

Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

 Signar documentos:

Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

 Transferencia de documentos:

A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

 Eliminación de documentos:

Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

 Acta del CED.

 Inventarios de eliminación.

 Muestras de las series documentales a eliminarse.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es

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