Bibliografia

1. INTRODUCCIÓN

En el mundo de los negocios es necesario elaborar continuamente documentos, desde

una carta de una hoja hasta un informe de varias cuartillas. Pero desgraciadamente

muchos de ellos no cumplen con su cometido, porque fueron escritos en una forma

incorrecta. Es una pena leer documentos en los que no se entiende cual es su propósito,

o con tan poca lógica interna, que lejos de facilitar la toma de decisiones llenan de

confusión al lector. Todavía es más triste leer documentos llenos de faltas de ortografía

y redacción, porque fueron hechos de prisa y sin ningún proceso de revisión. El presente

documento pretende ayudar al lector a corregir los errores anteriores y a facilitar la

elaboración de los escritos en el ámbito de los negocios, a través de llevar a cabo un

proceso de elaboración adecuado.

2. EL PROCESO EN LA ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO

Como en todo texto, en la elaboración de un documento de negocios se recomienda

seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción,

revisión y edición, las cuales serán explicadas a continuación.

2.1. PLANEACIÓN

Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos

de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y

correcciones que pudieron ser innecesarias.

En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:

- Definir el objetivo o propósito del documento

- Analizar al lector o grupo de lectores

- Decidir el tono del documento

- Definir el alcance y la amplitud del escrito

- Investigar y recolectar información

- Clasificar, analizar e interpretar la información

- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”

A continuación, se explicará cada uno de los aspectos que se deben desarrollar en la

etapa de planeación.

2.1.1. Definir el objetivo o propósito del documento

El primer paso en la elaboración de un documento consiste en definir, en una o dos

oraciones, la meta o el propósito del mismo. Entre más claro y específico sea al plantear

el objetivo antes de empezar a escribir, le será más fácil concentrarse en los aspectos

relevantes del escrito. GUIA: PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ITAM - DAAC Otoño 2005

Dra. Gloria Robles V. 4/22

Al establecer el objetivo, es conveniente tener en mente los siguientes aspectos (Jay,

1995): cuál es el propósito del escrito, qué nivel de conocimiento sobre el tema tienen

los receptores, para que será usado el documento y, por lo tanto, qué aspectos deben

ser tratados y cuáles no.

Los objetivos principales que puede tener un documento en el mundo de los

negocios son tres: informar, ayudar a tomar una decisión y persuadir o convencer.

a) Informar:

Si se está escribiendo un documento que simplemente busca transmitir información (un

memo, un informe mensual de resultados, etc.), lo más importante es encontrar una

forma sencilla de expresar las ideas para que el documento sea comprendido

facilmente, lo cual implica que se incluya toda la información necesaria, que esté bien

organizada y que la redacción sea clara.

b) Ayudar a tomar una decisión:

Los escritos que ayudan a tomar una decisión (entre los que se encuentran,

especialmente, los informes) son definidos por Berrou (2004) como crítico-analíticos, ya

que en ellos se espera que el autor realice el análisis de hechos, acontecimientos,

situaciones, posturas, etc. y que lleve a cabo una crítica o aportación personal.

...