Conceptos Básicos de Archivos

ARCHIVOS

“Conceptos Básicos de Archivos” Instituto Tecnológico de Hermosillo

Al igual que en otras disciplinas la información se esquematiza como un sistema de Entrada , Proceso y Salida . En donde los datos (entrada) son el insumo que requieren del procesamiento (proceso) para producir la Información (salida).

FUNCIONES

El Archivo General ejerce, entre otras, las siguientes funciones:

Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.

Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.

Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.

Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.

Diseñar actividades formativas en materia de archivos y documentos.

Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.

Velar por la conservación de los documentos custodiados en el Archivo General y del patrimonio documental de la Universidad de Córdoba.

Importancia

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

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