Educación Creado por Pamela Gonzalez

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Creado por Pamela Gonzalez

3 métodos:en la oficinaen casacorreo de voz

Hay muchas situaciones donde habrás de contestar el teléfono. Conocer la etiqueta apropiada y desarrollar hábitos de comunicación buenos son destrezas importantes qué aprender. Te mostraremos cómo responder a una variedad de situaciones

Método 1 de 3: en la oficina

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1Mantén una situación profesional. Cuando estés contestando el teléfono en la oficina, no siempre sabes quién está al otro extremo de la conversación. Podría ser tu jefe, un cliente, uno de tus colegas o hasta un número equivocado. Contestar el teléfono profesionalmente iniciará con el pie derecho cualquier conversación que vayas a tener.

Aún si tienes identificador de llamadas, ¡podría ser tu jefe llamándote desde el teléfono de un colega! Contestar con “Sí, ¿qué?” le dará las personas la impresión que no quieres que tengan de tí.

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2Enfócate en la conversación. Deja lo que sea que estás haciendo y toma un momento para prepararte. Usa en tu cara la expresión que quieres proyectar antes de levantar el teléfono. Hace un gran diferencia, ya sea que estés sonriendo, frunciendo el ceño, o aburrido, tu interlocutor lo podrá escuchar en tu tono de voz.

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3Siempre identifícate. En situaciones de negocios, es apropiado contestar el teléfono con tu nombre y la compañía: “Buenos días, gracias por llamar a XYZ. Habla Joan. ¿Cómo puedo ayudarle?

Si es una llamada interna, y lo sabes, puedes contestar con el nombre del departamento y el tuyo. “Hola, Finanzas, habla Jordan, ¿Cómo puedo ayudarle hoy?” Esto hará saber a la persona que llama que se ha comunicado con la persona que desea y que está lista para ayudarle. Mantener un tono amable y amigable hará que la llamada sea mucho más placentera para todos.

En muchas situaciones de oficinas, hay lineamientos que todos los empleados deben seguir para contestar el teléfono. Siempre proyecta sinceridad, no importa cómo se oiga; el cliente podrá notar la diferencia si eres entusiasta versus si sólo estás leyendo una tarjeta: “Gracias por llamar a El Pollo Delicioso” se oirá totalmente ridículo si no lo dices con convicción.

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4Contesta con un nivel apropiado de decoro. Trata de no hablar informalmente hasta que sepas quién es tu interlocutor.

Si el interlocutor no se presenta, pregunta “¿Con quién tengo el gusto?” Esta es una práctica aceptada que no únicamente le permite al interlocutor saber que lo están tratando personalmente, sino que también te permite a tí tomar nota de a quién debes llamar en caso de tener que contactalo otra vez o transferirlo a otra línea.

No te enredes en chismes o conversaciones personales. A menos que estés hablando con un colega o un amigo, no debes hacer esto en la oficina.

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5Escucha cuidadosamente. Entérate la razón por la cual la persona está llamando y responde apropiadamente.

Si la persona con la que quieren hablar no está en casa o no está disponible, dile al interlocutor: “Lo lamento, Sr. Simpson, el Sr. Burns no está disponible ahora. ¿Puedo tomar un mensaje?”

Asegúrate de registrar el nombre de la persona, el número telefónico y el propósito de la llamada. De esta manera, si es una llamada importante, el asunto puede tratarse

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