La ordenación

La ordenación es la operación intelectual que consiste en elEstablecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructuraorgánica y/o funcional de un fondo.La ordenación siempre supone el establecimiento de clases, de familias,Agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjuntoExisten dos sistemas de ordenamiento de información:1. ordenación alfabética y2. ordenación cronológicaOrdenación alfabética: La información se dispone, dentro de lassecciones, en función de la primera letra por la que comience ladenominación de la serie.En cuanto al orden alfabético podemos decir que es el método deordenación más adecuado mientras no se codifiquen las series en elcuadro de clasificación siguiendo un sistema numérico correlativo, ya quela inclusión de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una secciónrompería el sistema alfabético en beneficio de la codificación numérica.Ordenación cronológica: La información se dispone siguiendo el orden decreación de las mismasLa información se ordena e instala, los documentos de acuerdo con elcuadro de clasificación, y además, se establece un orden para lasunidades que componen la información documental.Por lo tanto hay que abordar la ordenación bajo dos aspectos:1. Orden establecido por el cuadro de clasificación2. Ordenación de las unidades documentales que forman la información.Orden establecido por el cuadro de clasificación:Partiendo del cuadro de clasificación las carpetas de archivo se disponenen estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste.Ordenación física de la informaciónPodemos decir que la información está ordenada FÍSICAMENTE siguiendola secuencia establecida por la clasificación.Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado.Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en ellomo de las carpetas de anillas o en la pestaña en el caso de carpetascolgantes o suspendidas.

...