PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Previamente a la realización de la auditoría y con el fin de facilitar y organizar las actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada uno de los siguientes aspectos:

. Líder del equipo auditor.

. Alcance, objetivos y criterios de la auditoría.

. Viabilidad de la auditoría.

. Periodicidad.

. Selección del equipo auditor.

. Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

Antes del inicio de la auditoría, es necesario decidir quién será el líder del equipo auditor.

Auditoría externa

En el caso de las auditorías externas, es la entidad auditora la que designa al líder del equipo, el cual será el encargado de:

. Estudiar la documentación del auditado.

. Designar al equipo auditor.

. Coordinar y supervisar todo el proceso.

. Representar al equipo auditor ante la empresa auditada.

. Participar en la ejecución de la auditoría.

. Preparar el informe de desviaciones final.

. Hacer el seguimiento y cierre de las desviaciones detectadas.

Auditoría interna

En relación con las auditorías internas, el líder del equipo auditor será la persona o empleado que ostenta tales responsabilidades según lo establecido en el Manual del Sistema de Gestión Ambiental y en el procedimiento correspondiente a la auditoría.

Este debe ser independiente del área a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de ella.

Por regla general, suele designarse como líder del equipo al responsable de medio ambiente establecido en la Organización.

ALCANCE, OBJETIVOS Y CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

Conviene definir y detallar claramente los siguientes puntos:

. Alcance de la auditoría.

. Objetivos de la auditoría.

. Criterios de la auditoría.

Alcance de la auditoría

Describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, actividades, procesos, etc.

Dependiendo del caso, y en función de los procedimientos del programa de auditoría, éste vendrá determinado por el cliente y el líder del equipo auditor.

Auditorías de certificación voluntaria

El alcance vendrá determinado por todas las unidades de trabajo que estén integradas en el sistema de gestión ambiental implantado por la Organización del cliente.

Auditorías de proveedores

En ese caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios, con lo que el alcance vendrá determinado por dicho contratista.

Se auditará sólo aquellos productos/servicios o áreas de trabajo que se hayan contratado.

Auditorías internas

En este caso, el cliente es la propia Dirección, de modo que el alcance vendrá determinado por la Dirección de la Organización y normalmente se limita a lo establecido en el programa de auditorías internas.

Objetivos de la auditoría

Definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría y deben ser concretados por el cliente de la auditoría. Éstos pueden incluir:

. La determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, con los criterios de la auditoría.

. La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

. La evaluación de la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados.

. La identificación de áreas de mejora potencial el sistema de gestión.

Criterios de la auditoría

Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:

. Políticas y procedimientos.

. Normas, leyes y reglamentos.

. Requisitos contractuales o del sistema de gestión.

. Códigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.

VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA

Previamente a la realización de la auditoría, deberá determinarse su viabilidad, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de:

. Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.

. Cooperación adecuada del auditado.

. Tiempo y recursos adecuados.

En caso de que la auditoría no fuera viable, se deberá proponer al cliente de la auditoría una alternativa tras consultar con el auditado.

PERIODICIDAD

Ésta variará según el tipo de auditoría a la que estemos refiriéndonos.

Auditorías de certificación voluntaria

Dependen de la entidad auditora. Una vez obtenido el certificado, éste tiene un período de vigencia de 3 años, tras el cual, es necesario realizar su renovación. En su transcurso, se realizan auditorías de seguimiento, que en general pueden ser cada 6 meses o anuales.

Auditorías de proveedores

En este caso, la periodicidad vendrá marcada por el cliente que contrata los servicios del proveedor.

Auditorías internas

Al principio sería recomendable cada 3 o 6 meses. Una vez que el sistema lleve tiempo funcionado, se puede espaciar a una sola auditoría anual.

Se ha de considerar la complejidad de la actividad que se audita, así como la información disponible sobre no conformidades de auditorías precedentes.

SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Una vez determinada la viabilidad de la auditoría, se debe seleccionar al equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para llevar a cabo la auditoría. Para ello se pueden emplear como orientación las pautas establecidas en la ISO 19011.

En caso de que haya un único auditor, éste deberá desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor.

Consideraciones

Para decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se debe tener en cuenta:

. Objetivos, alcance, criterios y duración estimada de la auditoría.

. Competencia global del equipo auditor

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