SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

Se basa en secuencia alfabética

Es directo

Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

SISTEMAS: onomástico, temático, toponímico- geográfico

Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.

GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados alfabéticamente después de cada guía. los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar.

EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.

USOS:

Los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de un sistema por asuntos:

1. Departamentos de investigaciones científicas, en donde sea conveniente archivar la información bajo las áreas o temas de los diferentes estudios que se están llevando a cabo.

2. Oficinas donde el interés se enfoca, principalmente, no en corresponsal en particular, sino en el cuadro general de la situación. Por ejemplo para un agente de compras de equipos resulta más conveniente agrupar la información por las clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas o personas que lo distribuyen o representan.

3. Oficinas que conservan material didáctico.

4. Instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus artículos o productos se identifiquen por grupos.

Ventajas

Los sistemas de clasificación alfabéticos son un tipo de sistema fácil de enseñar y aprender. Los documentos se presentan en orden alfabético, por lo general ordenados por el nombre del proveedor. Cualquier empleado puede encontrar el documento que necesita siempre y cuando conozca el nombre del proveedor.

Clasificación

La idea es ordenar los documentos a partir de un nombre que pueda

...