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INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE LOS PROCESOS CONTABLES, TRIBUTARIOS Y CONTRATACION DE LA  FUNDACION PUERTO BAHIA PERIODO JULIO A DICIEMBRE 2014 Y ENERO AMAYO 2015

A la dirección general de la Fundación Puerto Bahía,  Por encargo de la dirección General.

OBJETIVOS GENERAL

Realizar una auditoria que nos permita evaluar del proceso administrativo y financiero, en los puntos especifico de contratación , manejo contable y tributario de la Fundación Puerto Bahía.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Verificar que la contabilidad se esté llevando de acuerdos a las normas contables aceptadas en Colombia, teniendo  cuenta en lo estipulado en el decreto 2649 y 2650 de 1993, así como todas las normas legales concordantes y vigentes.

Que el saldo de las cuentas resumidas en los cinco estados legales financieros a diciembre 31 del 2014 corresponda con los saldos de los libros de contabilidad.

Verificar el manejo y control de la caja menor.

Verificar el cumplimiento de las formalidades de  todas las declaraciones tributarias en el periodo evaluado.

Verificar que los contrataos cumplan con los requisitos mínimos  como lo establece el manual de procedimiento y la norma legal de ley.

ALCANCE.

La auditoría l se realizó en el intervalo de los  días 3 al 9 de Junio de 2015, auditando y evaluando los meses de julio a diciembre de 2014 y del 1 de enero a mayo 31 de 2015.

Evaluar y establecer que el proceso de contabilidad se llevó de acuerdos a las normas contables aceptadas en Colombia, como lo estipula en el decreto 2649 y 2650 de 1993, así como todas las normas concordantes y vigentes.

Evaluar y establecer que se realizó los arqueos de caja  menor periódicos y debidamente para su reembolso teniendo en cuenta el consumo del 70% y que el dinero existente en la caja, como los respectivos soportes de gastos, se encuentran con la debida autorización y cumplimiento de acuerdo a lo establecido en el manual  y los estatutos de la fundación.

Verificar el cumplimiento de las formalidades de  todas las declaraciones tributarias en el periodo evaluado.

Verificar que los contrataos cumplan con los requisitos mínimos  como lo establece el manual de procedimiento y la norma legal de ley

Establecer las recomendaciones y/o sugerencias que se puedan implantar en el proceso en pos del mejoramiento continuo de la institución.

PROCEDIMIENTO.

La metodología empleada en la evaluación fue;

• Verificación física inspección.

• Verificación verbal indagación.

• Verificación escrita revisión.

• Verificación ocular observación.

• Verificación documental comprobación

RESULTADOS DE LA EVALUCION:

 CONTABILIDAD

Hemos llevado a cabo nuestra auditoria de conformidad con la normativa reguladora de la auditoría  de cuentas vigentes en Colombia dicha norma exige que  cumplamos los requerimientos de ética, así como que planifiquemos y ejecutemos la auditoria con el fin de obtener una seguridad razonable de que la información financiera están libres de incorrecciones materiales.

Una auditoria requiere la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoria sobre los hechos económicos y la información contenida en los comprobantes libros de contabilidad, anexos del balance y auxiliares.

Se analizó de forma general los saldos de las cuentas resumidas en los 5 estados financieros de las cuentas anuales vigencia 2014 de la FUNDACION PUERTO BAHIA, con el objetivo de tener el conocimiento de la estructura contable, y financiera de la FUNDACION los estados financieros,   están dictaminados por la revisoría fiscal: Alexander Caro Chapera, de la firma ( EY Buildind a beter Working Word)

1. No obstante se audito los saldos contables del  periodo junio a diciembre 2014 y se determinó  que los saldos resumidos en los estados financieros corresponde con los saldos de los libros contables, para este análisis se tomó como muestra los anexos del balance codificado con el PUC consagrado en el 2650 del/93, comprobantes de causación  de costos y gastos, comprobantes de egresos, conciliaciones bancarias, auxiliares de banco y extractos bancarios, a diciembre 31 de 2014.

1. La actividad que realiza la Fundación corresponden con el objeto social para la cual fue creada, cumpliendo así con las normas legales vigentes, los estatutos y mandatos de la junta directiva.

1. La cuenta del  efectivo en el balance  paso con saldo  a diciembre 31 de 2014 con la suma de $461.213.000 suma representativa en el rubro del activo.

1. El activo total  suma un valor de $859.989.000 y sus pasivos totales de $947.490.000 con un déficit de $87.501.000. 

1. En las cuentas del pasivo existen anticipos y depósitos recibidos por valor de $515.388.000 suma del saldo de los acuerdos pactados en el proceso de consulta previa con la comunidad de Barú firmado con Sociedad Portuaria de Puerto Bahía S.A. el día 26 de agosto de 2013, este valor fue facturado en mayo del presente año.

1. Ingresos en el estado de resultado dictaminado por el periodo 2014, del total de los ingresos de $2.445.996.000 solo corresponde por donación la suma de $1.271.030, la suma de $1.174.966.000 corresponde a convenio y actividades de asesorías con Sociedad portuaria Puerto Bahía S.A. y la Alcaldía Mayor de Cartagena, y corresponde a ingresos gravados, se puede determinar que solo un 51.96 es que la Fundación, recibe por concepto de Donaciones.

1. La Fundación contabiliza  sus costos de inversión en el código determinado según el 2650 y normas del 2649 /93 (61) pero en algunas cuentas de balance y de gastos o costos utiliza las cuentas con denominación (OTROS) esta cuenta aunque aparece en el PUC del decreto 2650/93 su manejo es solo para casos muy puntuales de poco movimiento ya que no tiene especificada exactamente a que se refiere el costo, gastos o saldos en cuenta de balance  prestándose  para confusión en algunos casos, a continuación se detallan  algunas de las cuentas con saldos a diciembre 31 de 2014: código 13309501 otros $16.688.800,  13809501 otros $62.530.000, 23359501 otros $343.360.027.83, Códigos de gastos: 51309501 otros$5.000.000.

RECOMENDACIONES.

1.  Se debe trabajar con base en un presupuesto equilibrado entre ingresos y gastos de inversión del periodo, anual o bianual, para tratar de evitar déficit, que sabiendo que no es una entidad productora de utilidades, debe tener estabilidad económica, para poder seguir trabajando en los beneficios de la población más vulnerable de Cartagena y sus corregimientos.

1. la Fundación  tiene seguir fortaleciendo los proyectos de desarrollo social ampliando su cobertura en Cartagena y sus corregimientos y el dpto. de bolívar.

1. Tratar de mantener la mayor captación de ingresos por donaciones, ya que esta es la razón de ser de la fundación, ya que las empresas que efectúan estas donaciones en ciencia y tecnología para la población vulnerable tiene grandes beneficios tributarios.

1. Minimizar la utilización de los códigos contables otros, ya que su manejo constante da para malas interpretaciones contables y tributarias, lo que daría pie para que las entidades de control tributario hagan revisión de fiscalización.

FROMALIDADES TRIBUTARIAS

En lo referente a las formalidades tributarias se verifico todas las declaraciones tributarias, de enero a diciembre 31 de 2014 y de enero a mayo 31 de 2015, en la que se pudo detectar demasiada  generación de IVA constante lo que pudiese dar a entender que esta entidad es un ente comercial prestador de servicios gravados y no una fundación.

la Fundación  tiene ingresos por contratación directa y donaciones con la sociedad puerto bahía además recibe donaciones de otras entidades, ingresos que revierte en proyectos de desarrollo y beneficio social, en la zona de MAMONAL, ISLA DE TIERRABOMBA, ISLA DE BARU, COMUNIDAD DE BOCACHICA, CAÑO DE LORO, CONTRATO-FPB-2014-2015 LEVANTAMIENTO LINEA DE BASE SOCIOECONOMICA DE MA-MAJARI DEL NISPERO y muchos otros más del balance.

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