TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA

TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

BÁSICAS DE OFICINA

      JUSTIFICACIÓN

    El  rediseño y actualización del Módulo de  Técnicas Administrativas es una imperiosa necesidad que permita mayores oportunidades de ingreso y aceptación del aprendiz  en las empresas obligadas por el Programa Nacional de Aprendizaje (PNA) INCES:

  El avance tecnológico a que son sometidas las empresas para no dar ventajas comparativas  a la competencia nacional e internacional, debe mirarse con un  microscopio electrónico de alta definición y es una obligada renovación de contenidos sujeta al menos de información y conceptos  que sean del conocimiento teórico de lo que hoy se denomina la OFIMATICA  que contribuye a la mejora de la competitividad y de la productividad de las empresas, a la vez que mejora el  abanico ocupacional.

     En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas

    Incorporación  y uso de tecnología blanda y dura del área de la informática. Equipos de producción, copia, almacenaje de la información basados en los que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente  información que se necesita en una oficina  o una empresa para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.

   Debe quedar claro que la enseñanza prevista llegará a nivel teórico acompañada de imágenes y textos, dado que las aulas del INCES ni de las empresas didácticas, ni tampoco  las empresas nacional o locales tienen  aún incorporada una totalidad de esta técnica, sino que ha venido entrando a la oficina como una necesidad de dar una respuesta más rápida y eficiente de la comunicación y registro de información valiosa y secreta (algunas veces) para la empresa.

   Esta parte, estará acompañada de  dos contenidos de importancia para el manejo de una persona operativa de oficina. Se complementará con dos técnicas que apoyaran la incorporación sistemática de la técnica anterior:

    Archivo, porque tiene vigencia aún en las oficinas locales y constituye un contenido que hace crecer los procedimientos informatizados. A la vez se incorpora un contenido relacionado que aportará técnicas de comunicación  y de redacción.

    Se  desincorpora de la planificación curricular del módulo el tema relacionado a las prácticas de maquinas de escribir y de las calculadoras, basada en el principio de las habilidades y desfrezas desarrolladas en el manejo de otros equipos como el teléfono celular donde los aprendices en su mayoría operan a velocidades increíbles y sin mirar el teclado. Datos alfa numéricos, de equipos que tienen las teclas de la misma disposición que el teclado de una máquina de escribir o un teclado de computación. Equipos de vieja tecnología que no se encuentran en el mercado.

Definir los diferentes tipos de documentos que podemos encontrar según su finalidad

(compraventa, tesorería, administración de personal, etc)

- Considerar la importancia de una correcta ética profesional y personal para el funcionamiento de la organización.

- Identificar los procedimientos básicos de registro y control de material de oficina.

– Módulo formativo 2: Operaciones básicas de comunicación.

– Módulo formativo 3: Reproducción y archivo.

OBJETIVO GENERAL

Al finalizar el módulo el aprendiz podrá Impulsar y extender, sus conocimientos, destrezas y una formación que responda a sus necesidades y que contribuya al desarrollo de una  empresa y a la economía, basada en la cognición actualizada, para aplicar durante la práctica de servicio

Organización del entorno físico del espacio de acogida (oficina)

     La organización del entorno físico es fundamental para el buen rendimiento, el funcionamiento y la mejora de las relaciones laborales. Influye de forma importante en aspectos tales como la interdependencia de susintegrantes con respecto a sus metas, la diferenciación de roles e incluso en la coordinación con otras áreas o unidades.

. Condiciones medioambientales

     Las condiciones ambientales y físicas en los puestos de trabajo, así como los componentes materiales, la ubicación del puesto de trabajo…, contribuyen a crear un ambiente laboral favorable.

Para evitar que factores negativos influyan en este ambiente laboral favorable

debemos tener en cuenta factores como:

– Una buena iluminación. Evitaremos contrastes y zonas de sombra o excesivamente iluminadas.

– Luz natural. Hay que conseguir una buena iluminación natural. Debemos tener en cuenta los distintos puntos de luz natural que hay repartidos por la habitación. Un dato que hay que tener en cuenta es que la luz que llega por el lado izquierdo de los puestos de trabajo es más apropiada y cómoda.

– Los colores de la habitación. El color blanco, que hace reflejar la luz natural, es el más recomendable. Debemos evitar tonos como violetas o grises, que desmotivan o deprimen. Tampoco debemos utilizar tonos rojos o demasiado estridentes, que provocan excitación e irritabilidad.

     Sin embargo, los azules o verdes claros son denominados colores fríos, que aportan tranquilidad. Los ocres dan calidez al ambiente.

– La temperatura de la sala. Al igual que el resto de aspectos que influyen en la concentración y rendimiento del trabajador, la temperatura podríamos decir que es uno de los más determinantes. Para realizar actividades administrativas, la temperatura recomendable debe mantenerse entre los 18 y los 22 ºC.

– La insonorización. El ruido dentro de una zona común de trabajo donde conviven diariamente muchas personas puede ser un inconveniente e influir en el rendimiento y la concentración. La insonorizaciónpuede ser una solución: se puede insonorizar con cristales blindados a la calle o insonorizar paredes y habitaciones.

. Disposición y tipo de materiales auxiliares

Para una correcta disposición del espacio y materiales dentro de una oficina, debemos tener en cuenta los siguientes tipos de organización:

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