ACTIVIDAD DE TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

A. EMPRESA O SISTEMA SELECCIONADO: FUNDEMICROMAG

La empresa tomada como objeto de estudio para el desarrollo del presente trabajo es la Fundación para el Desarrollo Microempresaria del Magdalena –FUNDEMICROMAG-, la cual es una institución sin ánimo de lucro, con personería jurídica No. 1002 de la Gobernación del Magdalena. Creada por la Cámara de Comercio de Santa Marta en Septiembre de 1991, reconocida por el Departamento Nacional de Planeación y por la Secretaría de Educación de Santa Marta, como entidad de educación no formal, según resolución No. 195 del 22 de Diciembre de 1995, la cual se dedica a promover el desarrollo en el Departamento del Magdalena mediante el fomento de la micro, pequeña y mediana empresa en los sectores de industria, comercio, servicios y agroindustrial. Ofreciendo los servicios de capacitación, asesorías y créditos a través de programas tales como: microempresas, grupos solidarios y mujer cabeza de familia.

 ENTRADAS , PROCESOS Y SALIDAS PRESENTE EN FUNDEMICROMAG:

Fundación para el Desarrollo micro empresarial del Magdalena –FUNDEMICROMAG- dichas funciones se dan de la siguiente manera:

 Procesamiento: Si aplicamos este importante principio de la TGS a la empresa que se ha tomado para estudiar, se puede ajustar a lo que manifiestan los Procedimientos, que según Harold Koontz y Heinz Weihrich, "son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades".

La empresa aplica los siguientes procedimientos, de acuerdo a entrevistas con el Director Ejecutivo y la Secretaria Tesorera:

 Solicitud y aprobación del crédito:

1. El solicitante presenta los documentos requeridos por la Fundación.

2. Visita al establecimiento para verificar los datos del microempresario.

3. Reunión y aprobación de créditos por el comité.

4. Se le informa al microempresario la aprobación, monto y forma de pago.

5. Se elabora y entrega el cheque al microempresario y se firma el pagaré donde se establece la forma de pago.

6. Se sistematiza la información para alimentar el programa de cartera.

7. Mes a mes se le recuerda telefónicamente el pago a los microempresarios.

8. Se recibe el pago emitiendo el recibo de caja.

9. Se consigna el dinero.

 Compras:

1. Solicitud de cotizaciones telefónicamente.

2. Recibo de cotizaciones para escoger la mejor opción.

3. El Director Ejecutivo aprueba la compra.

4. Se elabora la orden de compra, y se envía por fax.

5. Se recibe el pedido con la remisión.

7. Se le da ingreso al almacén.

 Pagos:

1. Se recibe las facturas con la orden de compra o servicios anexa.

2. Se realiza la causación contable.

3. Se pasan las facturas al Director Ejecutivo para la aprobación de pagos.

4. Se elaboran los cheques.

5. Se llama a los proveedores para retirar los pagos.

 Organización: Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura debe garantizar la asignación de todos las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar estas tareas"

-FUNDEMICROMAG- cuenta con una estructura organizacional formal; se

caracteriza por una baja complejidad pues cuenta con muy pocos empleados.

Descripción de funciones. La Fundación cuenta con pocas áreas

funcionales, siendo éstas las descritas a continuación con su respectivo

personal.

Asamblea General de Miembros.

 Aportantes. Es el órgano máximo de la Fundación y está constituida por todos los aportantes que se encuentran en pleno goce de sus derechos reunidos en las condiciones de tiempo, modo y lugar previsto en los estatutos de la organización.

Son funciones de la asamblea:

• Elegir dos de sus miembros aportantes para que hagan parte del consejo de administración por un período de dos años.

• Elegir para un período de dos años al Revisor Fiscal y su suplente.

• Examinar, aprobar o improbar el "Balance General y los demás estados financieros o informes que se presenten a su consideración.

• Reformar los estatutos.

• Decretar la disolución de la Fundación cuando las circunstancias así lo aconsejen, y nombrar liquidadores según lo previsto por la

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