Administracion Del Tiempo

Concepto

El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.

Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.

Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Causas de la malversación del tiempo.

 Dejadez o inercia

 Falta de planeación personal

 Interrupciones con personas que no habían concertado una cita

 Falta de delegación

 Lectura de correo intrascendente

 No señalar las prioridades con claridad

 repeticiones inútiles

 Confusión y desorden

 Las indecisiones

 Mucho tiempo hablando y poco pensando

 Demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos.

 Confundir lo urgente con lo importante

 No saber decir “no”

 Sobrestimar las propias capacidades

 Aplazar, dejar las cosas para después o al otro día.

 Exceso de reuniones

 Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas

 Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.

Aspectos para aprovechar el tiempo.

Elena G. De White dijo que “la única manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo más posible el que nos queda.

1) Establecer claramente metas y objetivos.

Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en función de la consecución de los objetivos planteados, lo más difícil en la clasificación de las actividades es decidir cuáles son importantes y cuáles son las que llevan al cumplimiento de los objetivos.“Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes... y los asuntos más urgentes rara vez son

Importantes.”

Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo a un orden de prioridades y esta priorización depende del papel que la actividad cumple en el logro de losobjetivos.2.

2) Organizar y programar todas las actividades

.

El clarificar objetivos y prioridades es muy importante en la administración del tiempo. Sin embargo, para que resulte exitoso requiere de una programación cuidadosa de actividades.

Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a cabo, cómo, quién, cuánto, con qué y en dónde debenefectuarse para poder lograr los objetivos

Del puesto que desempeña

3) Delegación Eficaz

La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la administración del tiempo. “Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra”

La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que sólo él puede realizar.

4) Controlar las Interrupciones.

Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Como: llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.Si son llamadas telefónicas, apóyese en la

secretaria.Si sonvisitas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o elcierre de la puerta o si le tocó atenderla limite el tiempo de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones

TECNICAS DE LA EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

. DECIDIR LAS PRIORIDADES EN EL TRABAJO

2. REALIZAR UN REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES

3. DESARROLLAR UN PLAN DE ACCIÓN

4. LISTAS DE COSAS POR HACER

1. DECIDIR LAS PRIORIDADES EN EL TRABAJO

Una parte importante de "concentrarse en los resultados" está en trabajar sobre qué nos vamos a concentrar. Mucha gente trabaja muy duro todo el día haciendo pequeñas tareas que no inciden realmente en la calidad de su trabajo.

Esta técnica se concentra en tres áreas - poner en claro las cosas de las que disfruta, comprender cuáles son sus fortalezas y debilidades, y analizar en qué consiste su trabajo y en cuáles tareas tiene un rendimiento excelente.

HACER COSAS DE LAS QUE DISFRUTAMOS

Es importante para nuestra propia calidad de vida que disfrutemos de nuestro trabajo. Si conocemos ampliamente que es lo que nos gusta y disgusta, seremos mas capaces de ir cambiando las tareas hacia hacer las cosas con las que disfrutamos. Esto es importante pues vamos a tener más probabilidad de hacer eficientemente nuestro trabajo si lo amamos que si lo detestamos.

Hay que notar que casi todos los trabajos tienen elementos tediosos y desagradables - es importante que esas partes sean hechas correctamente. Depende de cada uno de nosotros el minimizar esto.

CONCENTRARNOS EN NUESTRAS FORTALEZAS

Es también muy importante que conozcamos cuáles son nuestros talentos y debilidades. Una buena forma de hacer esto es el realizar un análisis FODA (Estr@tegia Magazine - Edición Nº22 - Sección Administración). Esto provee una aproximación formal para evaluar nuestras fortalezas y debilidades, y las oportunidades y amenazas que debemos afrontar, y aumenta la percepción para encontrar un trabajo que se adapte mejor a nuestras fortalezas, y en donde no influyan nuestras debilidades.

COMPRENDER CÓMO SER EXCELENTES EN NUESTRO TRABAJO

Una excelente forma de asegurar que nos concentremos en las cosas correctas es que estemos de acuerdo en ellas con nuestro empleador.

Deberíamos hacernos las siguientes preguntas:

- ¿Cuál es el propósito de nuestro trabajo?

Si es posible, expresar la respuesta en una sentencia

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