Agencias Y Sucursales

AGENCIAS Y SUCURSALES

Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.

Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

AGENCIA

Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales.

Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz.

Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea.

Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia.

Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia.

Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.

Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE

Tiene personalidad jurídica propia.

Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

Cobran comisión por las mercancías vendidas.

No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ

La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz.

Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.

Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

SUCURSALES

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.

La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

Características para la apertura de una sucursal:

Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.

Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.

Efectúa su propia facturación.

Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

ASPECTOS FINANCIEROS

Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos.

En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las características operativas particulares de la sucursal.

El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros, catálogos de cuentas, etcétera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de capital, sino una cuenta denominada “Casa Matriz, cuenta corriente”, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal.

En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente.

La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida)

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