Compresión del caso comercializacion

PARTE I: Compresión del caso

Entrega 1:

• Comprensión de la problemática que se enfrenta. Explicación de las razones que llevan a “ABERTURAS MILENIUM” a encarar esta nueva etapa.
• Objetivo del proyecto actual, y alcance del mismo teniendo en cuenta la distribución entre equipos propuesta por el líder de proyecto.
• Identificación de las funcionalidades a cubrir. Funcionalidades y otros aspectos que quedan fuera del alcance. Restricciones identificadas. Áreas de la organización involucradas en la problemática detectada, indicando el modo y alcance de la actuación de cada una de ellas en referencia a dichas funcionalidades.
• Requerimientos operativos e informativos. Principal usuario de cada uno.
• Modelo ambiental del nuevo sistema.
• Plan de trabajo tentativo para todo el proyecto.

Breve Introducción (conociendo la empresa):

La empresa “ABERTURAS MILENIUM” se dedica hace más de veinticinco años a la fabricación y venta de aberturas tanto en dimensiones estándar como a medida, contando con una vasta experiencia que muestra una sólida presencia en el mercado.

Hace ya varios años que ha incorporado materiales de PVC a la dinámica propia de la fabricación de aberturas de aluminio anodizado; representando ello una significativa ampliación del mercado.

Esta coexistencia permitió, aprovechar una importante sinergia y por lo tanto muchas áreas de la compañía pueden trabajar para ambas líneas de producción. Tal es el caso de toda la organización administrativa (comercial, finanzas, contabilidad, personal, etc.); en los ámbitos estrictamente referidos a la fabricación el panorama es bien diferente, en relación a la forma de tratar los materiales, las herramientas y maquinarias aplicables y las capacidades del personal,  difieren entre una línea y otra.

Con la incorporación de la línea de PVC, ha podido disponer de producto en plaza en un período considerablemente inferior aún al de las expectativas más optimistas.

La rápida evolución que se ha logrado en las áreas productivas de la empresa ha permitido que la fuerza de ventas pueda adoptar cada vez más compromisos comerciales, confiando en que las mejoras incorporadas permiten contar con artículos suficientes para satisfacer mayor demanda.

Con el continuo  ritmo de crecimiento observado en los últimos años, significará un “cuello de botella” en lo que refiere a los aspectos administrativos de las ventas: recepción y procesamiento de pedidos, disponibilidad de información de stock de artículos para la venta, gestión de una cartera de clientes cada vez mayor y más compleja, etc.

La problemática a la que se enfrenta

Las razones que llevan a Aberturas Milenium a encarar una posible solución a la problemática planteada, involucra al área comercial específicamente, y en la misma las siguientes cuestiones a saber:

1. La Toma de los pedidos que realizan los vendedores no sigue un proceso normalizado.  Falta de homogeneidad en los pedidos.
2. La base de clientes no está definida con procesos ni normas.
3. Falta de un proceso de Autorización de pedidos.
4. Falta de un proceso que defina el nivel de crédito de los clientes y que a su vez se vaya actualizando con los pedidos pendientes del mismo.
5. No existe un procedimiento ni políticas de Autorización de pedidos.
6. No hay un sistema que de soporte al seguimiento de pedidos por lo que resulta difícil la verificación de su estado y el control de los mismos.
7. Falta un sistema que facilite y de soporte a los vendedores sobre la disponibilidad de existencias de Stock.
8. Falta de existencia de un control entre la situación crediticia de los clientes y sus pedidos.
9. Inexistencia de registro de transacciones efectuadas en el pasado.

En síntesis, la preocupación de los directivos de “ABERTURAS MILENIUM”, se centra en que la gestión de los pedidos resulte adecuada para poder mantener y promover una  relación comercial con los  clientes actuales y potenciales, para mejorar la planificación de los recursos económicos y financieros y  para asegurar fundamentalmente, la disponibilidad de la mercadería demandadas.

Objetivo del proyecto:

Cubrir las funcionalidades necesarias para dar soporte al registro de clientes y su actualización, así como también a la toma de pedidos. Elaborar las normas y procedimientos de autorización de los pedidos y la entrega de los mismos.

Alcance del Proyecto:

Desde que se da de alta a un cliente, hasta la entrega del pedido. Pasando por la toma del pedido y su autorización hasta que el mismo es controlado y entregado.

Funcionalidades a cubrir con el diseño del sistema son las siguientes:

Clientes:

• Registro inicial de Clientes en base de datos.
• Mantenimiento y actualización de la base de datos de clientes.
• Categorización/Consulta de Clientes por múltiples filtros: según Línea Crediticia, formas de pago, localización, tipo de cliente, etc.
• Creación de las normas y políticas referidas a los procedimientos para aceptación de clientes.

Pedidos:

• Establecer normas y procedimientos para la autorización de pedidos.
• Registro de Pedidos (numero cliente, articulo, cantidad, etc.)
• Consulta de stock en simultaneo a la toma del pedido.
• Registro de las novedades desde la creación del pedido, pasando por las autorizaciones y/o aprobaciones que se establezcan en las normas,  estado del pedido y sus actualizaciones, entregas parciales, etc. Hasta su cumplimiento y entrega total.
• Consultas de Pedidos por múltiples filtros: número de pedido, cliente, estado del pedido, artículos, etc.

Funcionalidades no contempladas:

• Gestión referida a la cobranza de los pedidos.
• Las funcionalidades referidas a la gestiones de entrega/envió de los pedidos.
• Gestión de los pedidos recibidos por parte del cliente.
• Gestiones referidas a la facturación de los pedidos.
• Seguimiento y control de devoluciones.

Restricciones:

• No se ingresaran los pedidos minoristas y/o particulares.
• No serán contemplados los pedidos de productos a medidas.
• No se aceptaran pedidos en moneda extranjera.

Áreas de la Organización Involucradas

Atención a Clientes:

• Gestión de las relaciones con los clientes, solución de conflictos que puedan surgir con los mismos,  brindan información, comunican  novedades,  brindan soporte a los clientes.

Departamento de Administración de Ventas:

• Lleva un registro de los todos los pedidos,  facturación de los pedidos entregados, ventas, etc.
• Mantiene actualizados la base de datos de clientes.

Gerencia Administración y Finanzas:

• Establece los criterios necesarios para el análisis crediticio de Clientes, Determina la línea crediticia y aprueba pedidos Excepcionales.

Departamento de Cuentas Corrientes:

• Sera el encargado de administrar las Cuentas Corrientes de clientes.

Departamento Almacenes:

• Nos informa la existencia disponible en el stock para la toma de pedido.

Requerimientos operativos e informativos. Principal usuario de cada uno.

Requerimientos operativos:

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