Conceptos De La Archivonomia

Conceptos básicos de Archivonomia.

Antes de adentrarse directamente a lo que es la Archivonomia se debe entender primero cuales son los conceptos básicos que la conforman, desde información, tipos de documentos y tipos de archivo. Una vez conociéndolos la Archivonomia será la herramienta vital para planificar, organizar y conservar documentos o archivos para su consulta.

Comenzaré por mencionar que todo parte desde conocer que es información, la cual se refiere a todo aquel tipo de comunicación o conocimiento que se tiene sobre cierto tema, el cual tendrá su valor de acuerdo a lo expresado en él, de ahí que entiendo que hay varios tipos de información que se plasman en documentos para después llamarlo soporte documental.

El soporte documental es la prueba en donde se plasma la información, que puede ser en forma escrita antigua por ejemplo en papeles, pergaminos, códices, etc. Actualmente se cuenta ya con métodos avanzados para ser grabados en medios magnéticos como microfilm, cd’s, disquetes, USB, sin que por ello carezca o reste valor a la información, el cual toma como nombre archivo.

Los archivos se producen y de acuerdo a su importancia pueden ser conservados por cualquier persona, ya sea pública o privada, dependiendo de su actividad. El documento, por la importancia que representa para la humanidad, requiere de ser tratado con los métodos y técnicas necesarias para su conservación y organización integral, siendo la Archivonomia la ciencia encargada de ello.

Los documentos por su naturaleza se describen en 3 tipos: únicos, orgánicos y seriados. No existen documentos de archivo iguales, pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo. De ahí que existan series documentales que se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes generados por una unidad u oficina resultadas de una misma gestión, actividad o procedimiento.

Para identificar las series documentales es necesario ubicar cuales son las funciones encomendadas o señaladas a una institución y/o unidad administrativa para que realice y cumpla los fines para los que fue creada.

Para mi punto de vista Archivo es aquel conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, siempre derivada de una Institución pública o privada, para especificar y tener la fuente fidedigna de que el individuo o institución existe.

El ciclo vital de los documentos se describen desde el archivo de trámite, que contempla el documento generado desde su inicio, trámite y custodia, posteriormente al terminar el manejo habitual del mismo pasará al archivo de conservación, donde se iniciara el proceso de depuración, analizando el contenido del documento para decidir su destino final que puede

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