Contauria

BALANZA DE COMPROBACIÓN La balanza de comprobación es el punto inicial de la hoja de trabajo y de la elaboración de los estados financieros. En vez de ser un informe independiente, corresponde en este punto a las dos primeras columnas de la hoja del trabajo. El análisis que se va haciendo en estas columnas es muy detallado y revela las diferencias respecto a la balanza de comprobación. A continuación se da un ejemplo de cómo se hace un ciclo contable, en donde se representan las dos columnas clave para la balanza de comprobación y su representación. CONCEPTO Efectivo Cuentas x cobrar Seguro Suministros Automóvil Cuentas por pagar Ingresos Capital Retiros Ingresos agencia Gasto x sueldos Gasto x renta: of. Gasto x renta: eq. Gasto energía ele. Gasto x seguro Gasto suministros Gasto depreciación Depreciación acum. Gasto x intereses Intereses x pagar Sueldos x pagar UTILIDAD NETA BALANZA DE COMPROBACIÓ N DEBEHABER 17205 2000 480 340 4500 125 10400 6000 9000 700 2950 825 800 1500 125 28475 28 475 AJUSTES DEBEHABER 710 20 80 400 400 710 50 20 80 125 125 60 60 50 1445 1445 ESTADO DE RESULTADOS DEBEHABER 4060 875 800 1500 125 20 80 125 60 3585 4060 475 4060 4060 BALANCE GENERAL DEBE HABER 17205 2710 460 260 4500 125 10000 6000 9000 700 125 60 50 25835 25360 475 25835 25835 Es factible que se tengan muchos errores en los procesos de registro de transacciones y de pase de asientos, y a fin de establecer si las cuentas de mayor general están o no en equilibrio, los contadores elaboran una balanza de comprobación, con la que se verifica la igualdad de los cargos y abonos en el mayor mediante el listado de cada cuenta junto con su saldo final. A diferencia del estado de resultados, del balance general y del estado de capital, la

balanza de comprobación no es un estado financiero formal, y no está a disposición de alguna de las partes interesadas, como los propietarios y acreedores. La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor. Se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. A continuación se representa una balanza de comprobación. AGENCIA DE PUBLICIDAD VÁZQUEZ Balanza de comprobación al 2 de abril del 2014 Efectivo 6125 Cuentas por cobrar 2000 Cuentas por pagar 125 Capital 9000 Retiros 700 Ingresos de la agencia 2950 Gasto por sueldos 825 Gasto x renta: oficina 800 Gasto x renta: equipo 1500 Gasto x energía eléctrica 125 12075 12075 Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales. En las balanzas de comprobación sonfundamentales los ajustes, ya que una vez que se han completado las columnas de la balanza de comprobación, se registran en la columna de ajustes, en aquellos renglones correspondientes a las cuentas apropiadas, los ajustes mencionados. La finalidad de este procedimiento es facilitar el análisis de los ajustes a cualquier persona que revise la hija de trabajo; no hay normas relativas a la asignación de letras específicas a ajustes dados. Los saldos de las cuentas de dicha balanza se calculan resumiendo numerosas transacciones, muchas de las cuales afectan sólo al ejercicio o periodo contable que se está examinando, aunque otras ejercen efectos sobre

variosperiodos y algunas más afectan al periodo actual, pero quizá no se las haya registrado en los libros. Un ejemplo de esto sería la siguiente operación: Gastos de sueldos 20000 Efectivo 20000 Pago de sueldos semanales No es muy factible producir estados financieros en que se represente y mida correctamente la actividad financiera únicamente con base en la información contenida en la balanza de comprobación y son muchas las cuentas a las que se requiere actualizar para reflejar su situación real, por lo tanto al fin del ejercicio de efectúa un procedimiento al que se conoce como ajuste. En el proceso de ajuste, el contador analiza las diversas cuentas de la empresa a fin de saber si están o no actualizadas. Si se requiere actualizarlas, se registran asientos de ajuste en el diario y se los transfiere al mayor. Las situaciones en que no aparece en la balanza de comprobación una cuenta que requiere asiento de ajuste, se le escribe en las líneas subsecuentes a las de la balanza de comprobación y una vez que se ha anotado toda la información relativa a los ajustes, se totalizan las dos columnas de los mismos a fin de verificar la igualdad de los cargos y abonos. Pero a pesar de que generalmente se usa la balanza de comprobación por tener un rango de error menor, el hecho es que la balanza de comprobación tenga totales iguales de crédito y débitos, no siempre significa que el proceso contable esté exento de errores, ya que pudieron haberse cometido varios sin que estos ejerzan efectos en igual medida, un ejemplo de esto podría ser: Gasto por sueldos 825 Efectivo 825 Pago de sueldos de mayo Algunos de los errores que podrían ser más comunes al momento de hacer una balanza de comprobación, son los siguientes: OMISIÓN DE TRANSACCIONES: ya que si se omite accidentalmente una transacción en el proceso de registro, la balanza de comprobación permanecerá en igualdad. DUPLICACIÓN DE TRANSACCIONES: en el supuesto de que se registrara y pasara accidentalmente dos veces la transacción referida, el saldo de Gasto por sueldos aumentaría de cero a equis cantidad, además el de la cuenta de Efectivo disminuiría. La sobreestimación en Gasto por sueldos estaría contrarrestada por la subestimación de la cuenta de Efectivo, y de nueva cuenta, la igualdad de débitos y créditos permanecería intacta. ERRORES EN EL PASE DE ASIENTOS:el pasar el asiento a una cuenta incorrecta no afectará la igualdad de los totales. ERRORES EN TRANSACCIONES: los errores en cuanto importes o cuentas de un asiento de diario tampoco anulan la igualdad entre débitos y créditos en la balanza de comprobación.

TOTALES DESIGUALES Son muy numerosos los errores que pueden originar totales desiguales en la balanza de comprobación y para esto es necesario localizar y corregir estos errores a fin de establecer la igualdad, pero tal localización suele ser problemática, ya que la balanza de comprobación es en realidad un resumen de los procesos de elaboración de asientos de diario y de pase de asientos. Se pueden cometer los siguientes errores entorno a los totales: Sumar de nuevo las columnas de la balanza de comprobación. Calcular la diferencia entre los totales de cargos y abonos, si la diferencia es divisible entre nueve, es muy probable que haya tenido lugar una transposición o un corrimiento. Este término significa que se han invertido en forma accidental dos dígitos de un número dado, por ejemplo el 560 aparece como 650, o el 125 aparece como 152, y así sucesivamente. Corrimiento: es el error que tiene lugar cuando se coloca incorrectamente el punto decimal a la izquierda o la derecha del sitio que le corresponde, por ejemplo, que en lugar de que se ponga 895 se ponga 8950 ó 89.5. al igual que en la transposición la diferencia entre el número correcto y el incorrecto es divisible entre 9, sin residuo. Calcúlese la mitad de la diferencia entre os totales de cargos y abonos, y después busque dicha cantidad en la balanza de comprobación, si se localiza, lo más probable es que se haya registrado un saldo deudor en la columna de crédito o viceversa. Este tipo de error siempre origina que los totales de la balanza de comprobación difieran en el doble del saldo anotado incorrectamente. Después de verificar por completo la balanza de comprobación, regrese al mayor, examine las cuentas individuales y calcules de nuevo sus saldos. Regrese al diario y examine cada uno de los asientos. Compare estos últimos con las cuentas del mayor, a fin de verificar la precisión del pase de asientos. Ya para estas alturas es evidente que pueden surgir varios errores en la balanza de comprobación. Pero la identificación de los mismos en una empresa de complejidad y de magnitudes relativamente menores pueden ser muy frustrantes, un elevado número de cuentas se combinan con un volumen también cuantioso de transacciones, y ello complica el proceso, además de que haya la posibilidad de que se cometan varios errores que se compensen mutuamente. De hecho la identificación y la localización de errores con frecuencia son más difíciles que el registro o el procesamiento de transacciones y la elaboración de los estados financieros. PARTES QUE COMPONEN LA BALANZA DE COMPROBACIÓN: 1. Nombre del negocio. 2. Nombre del documento, o sea, Balanza de comprobación. 3. Folio del Mayor de cada cuenta. 4. Nombre de las cuentas. 5. Movimiento deudor y acreedor de las cuentas. 6. Saldo deudor y acreedor de las cuentas. TIPOS DE BALANZA DE COMPROBACIÓN: TIPOS DE BALANZA DE COMPROBACIÓN

Es muy importante también tener en cuenta que existen varias diferencias en los tipos de balanza de comprobación, ya que puede variar de acuerdo a si es una balanza posterior al cierre u otra como el balance de comprobación ajustado. Al final de cada ciclo contable un contador prepara los asientos de ajuste, un estado de resultados y las entradas de cierre de la contabilidad general. El total de ingresos

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