Diagrama De Flujo

Diagrama de Flujo.

Objetivo.

 Definir las funciones y las características principales de un Diagrama de Flujo.

 Conocer las reglas básicas para la construcción de un Diagrama de Flujo.

 Presentar los principales tipos de Diagrama de Flujo para procesos.

 Identificar y describir la simbología utilizada en un Diagrama de Flujo de Procesos.

Introducción.

Un Diagrama de Flujo y a su vez un Diccionario de Datos, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

A continuación se observaran características, tipos, simbología, diseño y elaboración de los mismos.

Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc. Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este.

En la actualidad los Diagramas de Flujo son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Resumen.

Diagrama de Flujo.

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Características de un Diagrama de Flujo.

 Presenta información clara, ordenada y concisa.

 Formado por una serie de símbolos unidos por flechas***.

 Cada símbolo representa una acción específica.

 Las flechas entre los símbolos representan el orden de realización de las acciones.

***Ver Anexos No.1.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Desarrollo de un Diagrama de Flujo.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

 Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

 Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.

 Identificar quién lo empleará y cómo.

 Establecer el nivel de detalle requerido.

 Determinar los límites del proceso a describir.

Reglas básicas para la elaboración de un Diagrama de Flujo.

• Identificar el inicio y el final de un proceso.

• Definir y listar las etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas) que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

• Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o de izquierda a derecha.

• Los símbolos se unen con líneas.

• Se debe evitar el cruce de líneas.

• No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

• Todos los símbolos pueden tener más de una entrada, a excepto del símbolo final.

• Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

Pasos para la construcción de Diagramas de Flujo.

1.- Establecer quiénes deben participar en su construcción.

El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.

Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en la construcción del Diagrama de Flujo. El número de participantes en la sesión de construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.

2.- Preparar la logística de la sesión de trabajo.

Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe prever:

 Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de misma y sobre este procedimiento.

 Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado

3.- Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.

• En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes durante toda la sesión.

• Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

4.- Definir los límites del proceso en estudio.

La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo.

¿Qué nos indica que empieza el proceso?

¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa.

5.- Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades.

Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal.

Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar proceso de construcción del diagrama.

6.- Identificar y documentar los pasos del proceso.

Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera

Ejemplo:

 ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, información?

 ¿Existen resultados

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