Diagramas de flujo de datos o Flujo gramas administrativos

Diagramas de flujo de datos o Flujo gramas administrativos

Semana 5

Cano Alarcón, Luis Daniel

Carné 12182272

12 de mayo de 2012

INDICE

INTRODUCCIÓN

EL flujogramas o diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

A continuación veremos mas detalladamente el funcionamiento de este tipo de diagramas a nivel administrativo, así como sus ventajas, la forma de crearlos y cuales son sus objetivos, entre otras características más.

Este tipo de diagramas son parte importantísima en el área administrativa de cualquier índole, este tipo de diagramas son necesarios para conocer cual es nuestra función dentro de una organización y cual es nuestro objetivo como empresa.

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS O FLUJOGRAMAS

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación.

En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.

La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institución, pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.

Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:

• Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

• Muestran las interfaces cliente - proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Construcción de los diagramas

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

• Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

• Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

• Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

• Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

• Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con los términos SI/NO.

• Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.

• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

• Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:

• Nombre de la institución.

• Título, o sea diagrama de flujo.

• Denominación del proceso o procedimiento.

• Denominación del sector responsable del procedimiento.

• Fecha de elaboración.

• Nombre del analista que realizó el trabajo.

• Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.

• Simbología utilizada y su significado.

• Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

• Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

• No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

• Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

• En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

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