Ejemplo Acta de Constitución

El acta de constitución del proyecto según la guía del PMBOK debe contener:

• El propósito o la justificación del proyecto,

• Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados,

• Los requisitos de alto nivel,

• Los supuestos y las restricciones,

• La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,

• Los riesgos de alto nivel,

• El resumen del cronograma de hitos,

• El resumen del presupuesto,

• La lista de interesados,

• Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto,

  Quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto),

• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad

• El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de

  Constitución del proyecto.

Ejemplo del Acta:

Comencemos con la información general del acta

Propósito o justificación del proyecto:

• El Core business de Grupo empresarial Sisco S.A. de C.V. es proporcionar servicios de nómina, outsourcing y servicios integrales de recursos humanos, por lo que la documentación  de sus  procesos es necesaria para cumplir los requisitos de servicio al cliente y por tanto una actividad impostergable.
• Las áreas financieras y operativas son el soporte del crecimiento de la empresa y de rentabilidad por lo tanto el proyecto servirá para mantener la competitividad.  
• El crecimiento no puede darse si no creamos una estructura eficiente que nos ayude a conseguir nuevos clientes, a proporcionarles un servicio de calidad y  que soporte la creación  de valor agregado.
• Satisfacer las necesidades cada vez más cambiantes y exigentes de los clientes.
• Cumplir con los requisitos legales y fiscales que establecen las autoridades y mantenerse actualizados.
• Aumentar la rentabilidad de la empresa a corto plazo.

Objetivos medibles y criterios de éxito

Objetivos:

• Elaborar los descriptivos de puestos del área de finanzas.

• Estandarizar operaciones y minimizar errores de cada puesto en el área financiera.

• Cumplir con los requisitos de calidad, de control interno, fiscales y legales que se requieren para operar eficazmente.
• Reducir  tiempos de operación y eficientar los recursos.
• Emitir reportes e información a las áreas que toman decisiones de forma oportuna, correcta y clara.
• Crear una estructura firme para el crecimiento y rentabilidad de la empresa
• Elaborar los descriptivos de puestos del área de finanzas acordes a  los perfiles y necesidades técnicas y habilidades requeridas para desarrollar al personal y que cumplan sus objetivos.

Criterios de éxito:

• Que la documentación obtenida sea base para el inicio del proceso de certificación de calidad.
• Que independientemente de la certificación, los manuales de procedimientos sean utilizados, revisados periódicamente y sirvan de base para la formación de una base de conocimiento de la empresa.

Requisitos:

Se requiere formar un equipo interdisciplinario que ayude en la documentación de puestos y procedimientos, así como el análisis de la estrategia empresarial, misión, visión y valores que sirvan de guía para la implementación de una nueva estructura funcional adecuada a las necesidades de nuestros clientes.

Descripción del Proyecto:

Grupo Empresarial Sisco S.A. de C.V. fue fundado en 2001, dedicada a la administración de nóminas y outsourcing, además de servicios de administración de recursos humanos, tiene actualmente más de 20 clientes en toda la República y 2000 empleados externos a los cuales les procesa la nómina y realiza sus pagos.

La empresa hace unos años contaba con dos departamentos principales, uno de operaciones que llevaba toda la administración de las nóminas de los clientes externos, la nómina interna junto con el cálculo y pago de las contribuciones de seguridad social, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación y tesorería. Y  el departamento de contabilidad que era el encargado del registro de las operaciones y el cálculo de impuestos y de la emisión de reportes a dirección.

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