Evaluación de los Sistemas de Gestión Empresarial en el Área de Finanzas Situación General de la Empresa

Evaluación de los Sistemas de  Gestión Empresarial en el Área de Finanzas

Situación General de la Empresa

Facilitador: Mg. CPCC. Víctor López Pérez

1. Antecedentes

En los primeros días del mes de  diciembre de 2014, usted visita  las oficinas  de la Empresa “El  Progreso S.A”, con la finalidad de obtener información relativa al funcionamiento de  sus sistemas de control interno y de los procedimientos, normas, políticas, procesos y actividades que se vienen utilizando en el Área Financiera, para poder elaborar el plan de trabajo.

A partir del 15 de diciembre de 2014, se inicia la ejecución del  programa de auditoría elaborados previamente por el Auditor encargado y responsable de la ejecución del trabajo de campo, determinando los siguientes hechos:

El  área de contabilidad no cuenta con un organigrama actualizado de acuerdo a lo establecido por el manual de organización y funciones que fue  actualizado y aprobado por el Directorio de la empresa con fecha 02 de enero de 2014, mediante Acuerdo de Directorio  N° 102-2014.

El CPC. Juan Francisco García Rodríguez contador general  de la empresa, adecua sus actividades a las políticas implantados por la gerencia general, con la finalidad de que los estados financieros sean elaborados y presentados lo más razonablemente posible y que se sean entregados oportunamente a la Alta Dirección de la empresa, lo que se puede evidenciar por la premura de tiempo que carecen de análisis de las diferentes cuentas que sustentan los saldos finales al 31 de diciembre de 2014.

El personal asignado al área de finanzas, no cuenta con la asignación de funciones por escrito, por otro lado el control de asistencia del personal es registrado  manualmente las cuales presentan errores sustanciales, tanto durante el ingreso, así como de las salidas del personal lo que limita determinar la cantidad de horas trabajadas por cada colaborador y por ende  originar a futuro posibles contingencias laborales de presentarse una revisión por parte de  la autoridad competente  del Ministerio de Trabajo, en observancia a la normatividad legal vigente.

Los saldos de las cuentas por cobrar comerciales al 31 de diciembre de 2014 presentan inconsistencias en los saldos finales debido a que no se han realizado los  análisis y la conciliación con cada uno de los clientes, determinándose el importe de S/, 59,320.00 pendiente de sustento y cuya antigüedad superan los 90 días.

Los saldos de la cuenta propiedades, planta y equipo presenta un saldo de S/. 69,680.00 que carece de sustento, toda vez que no se puede establecer a que área fueron  entregadas dichos bienes debido a la  falta de un  inventario físico no realizado oportunamente  por el área responsable  al 31 de diciembre de 2014.

La última conciliación bancaria de una de las cuentas corrientes que se mantienen operativas con el banco Continental presentan diferencias sustanciales por cargos de cheques girados por otra entidad y por error del banco han sido debitados de la cuenta corriente por el importe de S/. 42,950.00, las cuáles a la fecha del examen de auditoría, no han efectuado el reclamo pertinente al banco para el extorno correspondiente. Para el cumplimiento de esta labor la persona encargada de tal actividad  recibe los estados bancarios y papeletas de depósitos  directamente a través  de la mesa de partes.

Las copias SUNAT de los comprobantes de pago (facturas) recibidas de los diferentes proveedores relacionados con la adquisición de bienes y/o servicios se encuentran dentro en una caja  en el almacén de materiales, situación que ya generó una contingencia tributaria al no poder sustentar oportunamente alguna  de las compras de bienes y/o servicios  por el importe de S/. 52,600.00.

Existen modificaciones presupuestales sin cumplir con las políticas y normativas vigentes, toda vez que no fueron aprobados por la Alta Dirección de la empresa; relacionados con el incremento de partidas presupuestales no aprobados; no modificándose oportunamente el presupuesto original  respecto a los mayores gastos ejecutados como es el mantenimiento de edificios, flota vehicular  y gastos de representación por parte de los funcionarios de la empresa, que representa el 30% del presupuesto general.

Existe abuso y exceso en el  plazo con respecto a las rendiciones de cuentas de gastos de viaje con declaraciones juradas, por el orden de S/, 38,300.00, no obstante que los gastos fueron realizados en zonas urbanas donde es posible acceder a la documentación sustentatoria como  son comprobantes de pago facturas y boletas de venta, establecidos por la normatividad vigente implantado por la gerencia general.

Como resultado de una encuesta realizada por el auditor responsable del examen, a los trabajadores asignados al área contable  estos manifestaron que desconocían los últimos cambios producidos con relación a la aplicación del marco conceptual y del alcance de las NIC, NIIF y pronunciamientos internacionales relacionados con el proceso contable, además que la empresa no tenía una partida presupuestal asignada para efecto de poder cubrir los desembolsos relacionados con  la capacitación o entrenamiento del personal.

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