LIBRO DE MINUTA DIGITAL

LIBRO DE MINUTA DIGITAL

LMD

GAES FASD.

Sindy P Hernández Hernández

 sindyhernandezh@misena.edu.co

Diego A cumaco

Dcumaco2@misena.edu.co

 Felipe A Avendaño p

felipeavendao@mise.edu.co

 Willam A Chaparro B

wchaparrobarrera@misena.edu.co

RESUMEN:

 El libro de minuta digital,  es un sistema de información web, que está enfocado hacia las empresas de seguridad privada, más específicamente en la tarea de registro y control, ya sea de: novedades sucedidas en el desarrollo del  servicio, ingreso y salida de personal autorizado y no autorizado, equipos y elementos de puesto y vehículos o automotores. Está además de ser una tarea no muy fácil y que toma tiempo, es necesario guardar los libros de registro físicos en bodegas o archivos por tres años y en casos especiales hasta diez para estas empresas esto significa un gasto  de dinero o espacio.

ABATRACT:

The book Digital minuta, is a web information system, which is focused on the private security companies, specifically in the task of search and control, either: developments have occurred in the development of the service, entry and exit of personnel authorized and unauthorized equipment or parts of motor vehicles, and since. Is besides being a not very easy task and it takes time, it is necessary to keep the physical log books or files in cellars for three years and in special cases up to ten for these companies this means a waste of money or space.

PALABRAS CLAVE:

Libro de minuta: libro donde son consignados, todos los acontecimientos transcurridos durante el servicio de un puesto de vigilancia.

INTRODUCCIÓN

Este proyecto está enfocado a la innovación e implementación de tecnologías en el sector servicios, más exactamente en la rama de la seguridad privada, sector donde hasta el momento solo se ha percibido, el desarrollo tecnológico en la parte de comunicaciones y en uno de los tres pilares de la vigilancia como es la seguridad electrónica.

Buscando disminuir el volumen de almacenamiento de los libros de minuta y a la vez generar y optimizar más espacios, que podrían ser mejor aprovechados.   

También tener acceso ágil, rápido con búsquedas eficaces de la información clara, concisa y precisa consignada en dichos libros. Unificando la caligrafía al momento del ingreso de datos, facilitando los medios tecnológicos suficientes para el uso adecuado de los usuarios finales.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El 25% del archivo físico de una empresa de seguridad privada, se compone de hojas de vida del personal retirado, otro 25% de documentación de otros departamentos y el último 50% son libros de minuta, que según el puesto o las indicaciones del cliente, se deben archivar por mínimo 03 años o en casos especiales hasta por 10 años, esto hace que se asigne cierto volumen de espacio para dicho archivo que muchas veces es bastante amplio y como consecuencia si la empresa no tiene dicho espacio procede a alquilarlo, cuando este no es nada económico representando así un gasto más para la empresa.

Luego en el momento de una consulta se convierte en una actividad lenta y tediosa buscar en cajas y carpetas donde antes de encontrar lo que necesitamos, hallamos polvo, humedad y otras cosas indeseables que podrían ser nocivas para salud de quien realice la búsqueda.

Por último, si las condiciones del lugar no son las adecuadas nos encontraremos con un libro poco preservado y con un nivel de deterioro alto, además se presenta también que cuando queremos consultar algún registro la caligrafía de la persona que lo escribió no es entendible esto se da porque todos tenemos diferente tipo de letra haciendo un poco difícil su interpretación.

Una de las soluciones más comunes que tiene mucho auge es la digitalización por medio de scanner, dicha actividad la realizan muchas empresas pero el alto costo hace que no todas puedan implementarlo.

¿En la actualidad, las empresas de seguridad privada cuentan con una herramienta tecnológica que pueda solucionar esto además de un scanner?

JUSTIFICACIÓN 

De acuerdo con la tabulación del instrumento que utilizamos para medir, el cual fue la encuesta, un 96% por ciento de los encuestados está de acuerdo con la innovación e incorporación de tecnologías de información en el pilar de la seguridad física. Optimizando y aprovechando los espacios en los cuales antes se guardaba el archivo, ahorrando recursos económicos al suprimir alquiler de bodegas, y permitiendo búsquedas de información más seguras rápidas y ágiles, a la vez de contribuir con el medio ambiente minimizando el consumo de papel al máximo y alfabetizado a nivel digital e informático al personal que se desempeña en las labores de seguridad privada.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema de información web, seguro, confiable y de fácil manejo que brinda a usuarios, personal administrativo y directivos, empresas de seguridad privada, a través de una interfaz digital, la posibilidad de rescatar los espacios que habían sido asignados para guardar el archivo inactivo de libros de minutas, eliminando los costos de alquiler para el bodegaje, o de contratación de un outsourcing que digitalice dicha documentación, agilizando y optimizando la búsqueda de información garantizando confiabilidad, veracidad, claridad, rapidez y precisión, además evitando el deterioro de la salud de las personas que realizan la búsqueda y haciendo que desaparezcan las preocupaciones por el deterioro de los libros.

Alfabetizando el personal de vigilantes y supervisores en el manejo de sistemas de información, en nuestra rama de la seguridad privada, donde el mercado es muy joven y posicionar el DIGITAL BOOK OF MINUTE en nuestro sector productivo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Agilizar facilitar el proceso de búsqueda.
• Entregar información clara y precisa, de manera segura.
• Almacenar información de forma segura y confiable
• Unificar el formato de entrada y de alimentación de la base de datos.
• Reducir al máximo la utilización de papel y cartón.
• Optimizar el espacio del archivo inactivo de una empresa.
• Generar  reportes dependiendo de la solicitud del cliente.

DELIMITACIÓN:   

Este proyecto está delimitado a la empresa de seguridad privada CUSTODIAR LTDA. A nivel Bogotá con cuatro sedes. Con su sede principal ubicada en la CALLE 77A #12 - 37  

Está pensado que su desarrollo sea en un tiempo máximo de 18 meses donde se dividirán en cuatro etapas que son análisis, diseño, desarrollo e implementación

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